Работник  ОАО «Пензаэнерго» Дралин М.А. направлен  в служебную командировку в г. Москву сроком на 5 дней с 14 по 18 апреля 2004 г. В соответствии с порядком, установленным на предприятии, суточные выплачиваются в размере 200 руб. в сутки.

       Работнику выдан аванс из расчета, что стоимость  авиабилетов к месту командировки и обратно - 4540 руб., стоимость проживания в месте командировки - 2400 руб. в сутки.

       Рассчитываем  сумму аванса:

       200 руб/сут. х 5 сут. + 4540 руб. + 2400 руб/сут.  х 4 сут. = 15 140 руб.

       Выдача  аванса на командировочные расходы  отражается в бухгалтерском учете  проводкой:

       Дебет счета 71 – Кредит счета 50 – 15 140 руб. – выдан аванс на командировку.

       По  возвращении из командировки Дралиным М.А. представлен в бухгалтерию  авансовый отчет (форма авансового отчета № АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» и приложены следующие первичные документы:

       - авиабилеты стоимостью 4140 руб. (НДС  не выделен);

       - квитанция об уплате сбора  на добровольное страхование  - 400 руб.;

-счет  гостиницы: 2400 руб/сут. х 2 сут. = 4800 руб. (в счете выделен НДС - 732 руб., счета-фактуры нет);

-расходы  на проживание без подтверждающих  документов-24 руб. (12 руб. х 2 суток);

-отчет  о командировке, подписанный руководителем  предприятия, подтверждающий производственный характер командировки.

       На  оборотной стороне авансового отчета работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 – 6 Приложение № 3). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются работником в порядке их записи в отчете.

       Рассчитывается  сумма фактически произведенных  командировочных расходов:

       200 руб/сут. х 5 сут. + 4140 руб. + 400 руб. + 4800 руб. + 24 руб. = 10 364 руб.

       Эта сумма  указана в авансовом  отчете.

       В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. А на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9) (Приложение № 3).

       Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

       Остаток неиспользованного аванса сдается  подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому  ордеру.

       Дебет счета 50 Кредит счета 71- 4 776 руб. остаток  сдан в кассу предприятия.

       Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

       Подтверждением  цели и характера командировки являются надлежащим образом оформленное  служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении (форма № Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).

       Списываем командировочные расходы Дралина  М.А. бухгалтерскими проводками:

       1) суточные:

       Дебет счета 26 Кредит счета 71 - 500 руб. - списаны  суточные в пределах нормы, установленной  для целей налогообложения прибыли (100 руб/сут. х 5 сут. = 500 руб.);

       Дебет счета 26 «Суточные сверх нормы» - Кредит счета 71 - 500 руб. - отражена сумма  сверхнормативных суточных, не принимаемая  для целей налогообложения прибыли  и образующая постоянную разницу  в соответствии с ПБУ 18/02.

       2) расходы на проезд:

       Дебет счета 26 Кредит счета 71- 4140 руб. -  отражены расходы на проезд (НДС отдельной  строчкой не выделен); 

       3) расходы на проживание:

       Дебет счета 19 - Кредит счета 71 - 732 руб. - отражена сумма НДС, указанная в счете гостиницы;

       Дебет счета 26 - Кредит счета 71 - 4068 руб. - отражены расходы на проживание (без НДС).

       Поскольку у организации нет счета-фактуры  на стоимость услуг гостиницы, сумма  НДС в размере 732 руб. к вычету не принимается.

         Дебет счета 26 «НДС, не возмещаемый из бюджета, по командировочным расходам» - Кредит счета 19 - 732 руб. - отражена сумма НДС, не принимаемая к вычету;

       4) расходы на добровольное страхование:

       Дебет счета 26 «Проезд» - Кредит счета 71 - 400 руб. - отражена сумма расходов по оплате добровольной страховки. Эта сумма для целей налогообложения прибыли не учитывается и согласно с ПБУ 18/02 образует постоянную разницу.

       5) расходы на проживание без  подтверждающих документов:

       Дебет счета 26 «Проживание сверх нормы» - Кредит счета 71 - 24 руб. - отражена сумма командировочных расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли.

       Сумма постоянного налогового обязательства, соответствующего выявленной постоянной разнице, исчисленная по ставке 24%, составит 221,76 руб. (500+400+24  руб. х 0,24=924 руб. х 0,24 = 221,76 руб.):

       Дебет счета 99 «Постоянные налоговые обязательства» - Кредит счета 68 «Расчеты по налогу на прибыль» - 221,76 руб. - отражена сумма  постоянного налогового обязательства.

       Таким образом, в бухгалтерском учете  сумма командировочных расходов, включенная в затраты, составила 9 632 руб.:

       10 364 руб. - 732 руб. (НДС) = 9 632 руб.

       Для целей налогообложения прибыли  в составе расходов будет учтена сумма командировочных расходов в размере 8 708 руб.:

       9 632 руб. - 500 руб. (сверхнормативные суточные) - 400 руб. (добровольная страховка) – 24 руб. (проживание без документов)= 8 708 руб.

       Сумма сверхнормативных суточных в размере 500 руб. включается в налоговую базу по НДФЛ, облагаемую налогом по ставке 13%.

       Объекта обложения ЕСН и страховыми взносами в ПФР в рассматриваемой ситуации нет.

       Затраты на командировки, непосредственно связанные  с производством и реализацией  продукции (работ, услуг), являются расходами  по обычным видам деятельности (п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 [13], утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) и отражаются по дебету счетов учета затрат:

       Дебет счета 20 (26, 44, другие счета учета  затрат) – Кредит счета 71 - на основании  авансового отчета списана сумма  командировочных расходов производственного характера.

       Если  целью командировки является приобретение объектов основных средств, то затраты  на командировку подлежат отнесению  на увеличение первоначальной стоимости  приобретенных основных средств (п.8 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).

       В бухгалтерском учете командировочные  расходы отражаются по дебету счета 08 с последующим списанием в  дебет счета 01 в составе первоначальной стоимости основных средств:

       Дебет счета 08 – Кредит счета 71 - на основании  авансового отчета отражена сумма командировочных  расходов, связанных с приобретением  основных средств.

       Работник  может быть направлен в командировку с целью приобретения материально-производственных запасов (МПЗ). В этом случае командировочные расходы будут увеличивать фактическую себестоимость приобретенных МПЗ (п.6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) [12].

       В бухгалтерском учете затраты  на такие командировки отражаются по дебету счетов учета производственных запасов (товаров) в составе фактической  себестоимости приобретенных МПЗ.

       Так, например, командировочные расходы, связанные с приобретением сырья, отражаются следующим образом:

       Дебет счета 10 – Кредит счета 71 - принято  к учету приобретенное сырье  по фактической себестоимости, включающей в себя, в том числе и командировочные  расходы.

       При несоблюдении работником сроков представления авансового отчета, согласно ст.137 ТК РФ руководство предприятия может удержать суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на командировочные расходы, из заработной платы работника (с учетом ограничений, предусмотренных ст.138 ТК РФ).

       В бухгалтерском учете подотчетные  суммы, не возвращенные работником в  установленные сроки, отражаются на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" проводкой:

       Дебет счета 94 – Кредит счета 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.

       В дальнейшем суммы, отраженные на счете 94, списываются в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (когда  они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

       В ОАО «Пензаэнерго» осуществляется внутренний и внешний контроль расчетов с подотчетными лицами.

       На  предприятии осуществляется жесткий  контроль за расчетами с подотчетными лицами. Каждую неделю зам. генерального директора по экономическим и  финансовым вопросам Дралин М.А. проводит совещание по дебиторско - кредиторской задолженности. Сотрудники отделов, которые имеют просроченную дебиторскую задолженность и содействующие ее образованию, привлекаются к административной ответственности.

       Внутренний  контроль направлен на работу предприятия  ОАО «Пензаэнерго» и его филиалов. Контроль за работой филиалов осуществляет «Отдел ревизионных проверок и внутреннего аудита» ОАО «Пензаэнерго». Проверки осуществляются регулярно, согласно утвержденного руководителем плана ревизионных проверок.

         Внешний контроль ежегодно осуществляется налоговыми органами, Региональной энергетической комиссией, органами социального страхования, Ревизионной комиссией ОАО «Волгаэнерго», Комиссиями РАО «ЕЭС России», а так же аудиторскими фирмами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

      3.1. Оценка состояния постановки  учета и контроля с подотчетными   лицами на предприятии ОАО «Пензаэнерго»

 

       При расчетах с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Пензаэнерго»  соблюдаются следующие требования:

       -.деньги под отчет выдаются только лицам, список которых утвержден приказом руководителя организации. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п.11 [23]);

       -подотчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Основанием для выдачи денежных средств может явиться приказ руководителя (Приложение 4) организации, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, по строке «Основание» указывается целевое назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается.

       На  заявлении работника на выдачу денежных средств виза руководителя не обязательна, если есть его подпись на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;

       -средства  выдаются в определенном размере,  например, сумма денежных средств,  выданная на общехозяйственные  расходы, не  превышает указанной  в приказе максимальной величины.

       Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды – например закупку материалов, запасных частей, оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).