СОДЕРЖАНИЕ 

ПРИЛОЖЕНИЯ 
 

ВВЕДЕНИЕ

 

       Процесс производства является важнейшей стадией  кругооборота средств предприятия. В процессе финансово - хозяйственной  деятельности  предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства  для расчетов c работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские расходы, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели.

       Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена  и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении.

       Но  в то же время следует отметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

       Однако  на практике возникает более широкий  спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных  документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы: какую командировку считать служебной; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

       Большая роль в бухгалтерском учете отводится  непрерывному и взаимосвязанному отражению  всех документально подтвержденных хозяйственных операций, что обеспечивает достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль над использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

       Выбор темы выпускной квалификационной работы обусловлен несколькими причинами: во-первых, бухгалтерский учет с  подотчетными лицами имеет свои особенности, во-вторых, статьи и публикации о закупке товарно-материальных ценностей через подотчетных лиц – явление довольно-таки редкое, и поэтому одной из целей этой работы является обобщение  данных периодической печати.

       Цель  работы:

       - изучить теоретический материал и действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета   расчетов с подотчетными лицами;

       - проанализировать порядок учета административно-хозяйственных и представительских расходов, учета ГСМ, командировочных расходов;

       - разработать пути совершенствования бухгалтерского учета и контроля расчетов с подотчетными лицами; 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ  УЧЕТА И КОНТРОЛЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

       1.1. Выдача, оформление  и учет подотчетных средств

 

       Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.

       Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием под отчет  на следующие виды расходов:

- хозяйственно-операционные  расходы (в том числе на приобретение ГСМ и представительские расходы);

- на  командировочные расходы;

- на  расходы экспедиций и геологоразведочных  партий;

- на  расходы уполномоченных предприятий  и организаций;

-на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций (п.11 [22]).

       В таких случаях обычно работнику  выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под  отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

       При определении порядка выдачи  под  отчет работникам организации денежных средств следует руководствоваться  правилами, установленными Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Банком России от 22.09.1993 № 40, изложенным в письме Центрального Банка РФ от 04.10.1993 № 18 [23]. Порядок выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации (п.11 [23]), в котором должно быть установлено следующее:

- перечень лиц,  которым могут выдаваться под  отчет денежные средства;

- сроки, на  которые выдаются денежные средства;

- целевое назначение  выдаваемых под отчет денежных средств;

- размер выдаваемых  денежных средств;

       Как правило, выдача наличных денег под  отчет производится из касс организаций  (п.10 [23]). При временном отсутствии кассы у предприятия разрешается выдавать по согласованию с банком  кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

       Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти цели;

       При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

- деньги  под отчет выдаются лицам, список  которых утвержден приказом руководителя  организации;

- подотчетные  суммы выдаются строго на определенные  цели;

- средства  должны выдаваться в определенном размере;

-отчет  об израсходованных подотчетных  суммах должен сдаваться своевременно.

       В приказе должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчетного лица определенное время, так как  согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним [23].

       К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, накладные и др.), подтверждающие факт целевого использования денежных средств.

       Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу (п.11 [23]).

       В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

       Согласно  инструкции по применению плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий [18] для обобщения  информации о расчётах с работниками  предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется активно-пассивный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).  Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

       Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  и командировочные расходы.

       Перейдём к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы. 
 

        1.2. Административно-хозяйственные  расходы 

       Наличные  денежные средства могут выдаваться под отчет на хозяйственные нужды – для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей деятельности организации, в том числе для закупок товарно-материальных ценностей у других юридический лиц, у населения, на рынках.

       Сотрудники  организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

       В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила  выдачи наличных денежных средств под  отчет, не содержится ограничений размеров выдаваемых сумм [23]. Организация может  выдавать под отчет любую сумму.

       Однако  следует иметь в виду, что с  учетом ограничений  предельного  размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней  организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного лимита.

         С 21.11.2001 согласно указанию Центрального  Банка РФ от 14.11.2001 № 1050-У [21] при осуществлении расчётов наличными  деньгами с юридическими лицами  установлен их предельный размер по одной сделке в сумме  60 000 рублей.

       Указанные выше нормативные ограничения обязательны  для исполнения всеми юридическими лицами, за их несоблюдение налоговые  органы налагают соответствующие взыскания  согласно гл.15 «Кодекса РФ об административных правонарушениях» [9].

       Нарушение порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций контролирует Государственная налоговая инспекция.

       Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчётов наличными деньгами сверх  установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица [9].

       С 01.07.2002 действует новый КоАП РФ, согласно ст. 15.1 которого нарушение порядка  работы с денежной наличностью и  порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ [9]. С 01.10.2003 минимальная оплата труда составляет 600 рублей [2].

       При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа  – кассовый чек и товарный чек (или накладную)[10].

       Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ [7], а товарный в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [3]– служит своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров.

       Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

       Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы документов.

       Дополнительными документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты закупки товарно-материальных ценностей, акты передачи в эксплуатацию приобретённых материально-производственных запасов (основных средств, НМА), акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.