Расчет с подотчеными лицами

       Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

       1.Заключение  договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. Реализация товаров покупателю оформляется товарной накладной по форме № ТОРГ-12 (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, который составляется в дополнение к соответствующему договору.

       2.Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по форме КО-1(п.13 [23]) Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [23] заверяется печатью (штампом) организации-продавца и выдается кассовый чек согласно п.1 ст.2 Закона о ККМ [1].

       Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежащим образом оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

       3.Кроме  того, организация-поставщик  обязана  представить организации-покупателю  – юридическому лицу счет-фактуру,  как предписывает п.3 ст.168 Налогового кодекса РФ не позднее десяти дней  с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса), выписанную по форме, установленной Постановлением Правительства РФ № 914 «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»  [8].

       В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления документов при покупке  товарно-материальных ценностей за наличный расчёт у физических лиц. При этом возникают вопросы по поводу оформления документов, необходимых для оприходования товарно-материальных ценностей.

       При приобретении материальных ценностей  у физического лица должен быть составлен  закупочный акт, удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, который утверждается руководителем организации.

       Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

       Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию–покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации [10].

       Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

       Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством во избежание штрафных санкций со стороны налоговой инспекции и отказаться от покупок для нужд организации, если не предоставляются надлежащим образом оформленные документы.

       Суммы, израсходованные сотрудником в  нарушение требований, предъявляемых законом, а также суммы, по ненадлежащим образом, оформленным документам не могут быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом в кассу организации. 

      I.3. Особенности учета ГСМ

 

       При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.

       Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического  опыта и плана  использования  автомобиля.

       При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

       Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.

       Составление внутренних актов для списания в  том случае, когда водитель не получил  при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения  этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

       Если  такие расходы все-таки произведены, необходимо:

- произвести  их за счет чистой прибыли  предприятия;

- удержать  с получивших деньги сотрудников  налог на доходы;

- начислить  Единый социальный налог (ЕСН) 35,6%

       Горюче-смазочные  материалы приобретаются организацией либо по договору поставки со специализированными организациями, либо непосредственно на автозаправочной станции (за наличные деньги или посредством предварительного приобретения  талонов).

       Вариант приобретения горюче-смазочных материалов по договору поставки, как правило, используется организациями, имеющими большой парк машин и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах.

       При заправке автомобиля за наличный расчет на автозаправочной станции водителю выдаются под отчет денежные средства на покупку ГСМ. Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в РФ [23] выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданном авансу.

       Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

       Начиная с 1 января 2002 г. авансовый отчет составляется по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

       В бухгалтерии проверяется целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

       В соответствии с п.1 ст.9 Закона «О бухгалтерском  учете»  [3] все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться  первичными оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

       Документом, подтверждающим производственных характер расходов ГСМ, является путевой лист, формы которого содержатся в Альбоме  унифицированных форм первичной  учетной документации  по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденном Постановлением Госкомстата России 28.11.1997 № 78.

       Указанным Постановлением утверждены следующие  формы путевых листов:

- путевой лист  легкового автомобиля (форма №  3)

- путевой лист  грузового автомобиля (формы №  4-с и 4-п)

       Для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию  применяется Журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

       В путевых листах фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

       Руководящий документ «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»3112194-0366-97, утвержденные Минтрастом России 29.04.1997 (срок действия до 01.0.01.2008)  может быть использован организациями в целях планирования поставки, учета и контроля расхода топлив и масел и носит рекомендательный характер [25]. 
 
 

      1.4. Оформление и  учет представительских расходов

 

       Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как  небольшой организации, так и  любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приемов различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

       Согласно  Приказа Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н [16] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

       Смета представительских расходов на отчетный год должна быть утверждена протоколом собрания учредителей.

       После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

       Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами общественного питания, другими первичными учетными документами.

       Согласно  п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [3] документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если этими альбомами не предусмотрена унифицированная форма, первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, должность, имя и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции.

       Создание  первичных документов учетных документов, установление порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском  учете осуществляются в соответствии с утвержденным графиком документооборота (п.15 Положения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) [17].

       Если  деньги на представительские расходы  выдаются физическому лицу под отчет  на основании приказа руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

       Не  следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать  представительские средства, как  правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

       Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.