Расчет с подотчеными лицами

       -ремонт, техническое перевооружение, реконструкция и развитие региональной энергосистемы;

       -создание  и освоение новой техники и  технологий, обеспечивающих эффективность,  безопасность и экономичность работы промышленных объектов общества;

       - энергетический надзор за безопасным  обслуживанием электрических и  тепловых установок у потребителей, подключенных к электрическим  и тепловым сетям Общества.

       Высшим  органом управления Обществом является Общее собрание акционеров. Общие собрания акционеров могут быть годовыми и внеочередными. Годовые собрания участников проводятся в июне месяце после окончания финансового года. На годовых общих собраниях акционеров в обязательном порядке утверждаются годовые результаты деятельности Общества.

       Все собрания, проводимые помимо годовых, являются внеочередными. Внеочередное общее собрание акционеров созывалось 31 марта 2004 г. в связи с реформированием  энергосистемы с их последующим  выделением.

       Исполнительным  единоличным органом Общества является генеральный директор. Он назначается общим собранием акционеров и действует на основании Устава.

       Общество  создано и действует с целью  извлечения прибыли посредством  предпринимательской деятельности.

       ОАО «Пензаэнерго» находится по адресу: 440629 г.Пенза, ул.Пушкина 1/2. Численность работников Управления «Пензаэнерго» по состоянию на 01.01.2004 года составляет 369 человек. 

      2.2. Учет административно  - хозяйственных и представительских   расходов

 

       Освещение вопросов по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете будет отражено в рамках выпускной квалификационной работы на примере предприятия ОАО «Пензаэнерго».

       На  предприятии ОАО «Пензаэнерго»  наличные денежные средства выдаются под отчет на хозяйственные нужды и представительские и командировочные расходы.

       На  основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, или норм на отдельные виды представительских  расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения  ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 1). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п.14 [23]).

       При составлении сметы учитываются  действующие нормы  возмещения командировочных  расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятия на курсы повышения  квалификации, а  также нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов.

       После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо оформляет  авансовый отчет по форме №  АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (Приложение 2), о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером.

       Остаток неиспользованных сумм сдается в  кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру (Приложение 3), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

       ОАО «Пензаэнерго» в марте 2004 г. провело  переговоры с деловыми партнерами для  установления взаимовыгодного сотрудничества. С этой целью был организован официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 руб., в том числе НДС 1800 руб. Для оплаты официального обеда зам. генерального директора Коровину Б.Н., принимавшему участие в переговорах, было выдано в подотчет 15 000 руб. Счет в ресторане оплачен непосредственно подотчетным лицом. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли за 3 месяца 2004г., составили 500 000 руб. Других представительских расходов в отчетном периоде у организации не было.

       В такой ситуации за отчетный период (3 месяца) организация может учесть в составе прочих расходов представительские  расходы в сумме 20 000 руб. (500 000 руб. х 4%).

       Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

       Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании п.7 ст.171 НК РФ  при  наличии счета - фактуры, выданного рестораном (п.1 ст.172 НК РФ).

       Дебет 71  Кредит 50 - 15 000 руб. - выданы денежные средства Коровину Б.Н. в подотчет;

       Дебет 44 Кредит 71 - 10 000 руб. - признаны расходы  по проведению официального обеда;

       Дебет 19  Кредит 71 - 1800 руб. - отражен НДС со стоимости официального обеда на основании авансового отчета и выставленного счета - фактуры;

       Дебет 68 Кредит 19 – 1 800 руб. - принят к вычету НДС со стоимости официального обеда;

       Дебет 50  Кредит 71 – 3 200 руб. – возвращен  в кассу предприятия остаток неиспользованной суммы аванса подотчетным лицом Коровиным Б.Н.;

       Представительские расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) только при  наличии первичных документов, в  которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

       Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом директоров смет предприятия на отчетный год. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. С 1 января 2002 года вопросы, касающиеся отнесения представительских расходов к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, для целей налогообложения, регулируются главой 25 НК РФ [10].

       Представительские расходы включаются в состав расходов организации по обычным видам деятельности (п.п.5-8 ПБУ 10/99 [13]) и отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (или на счете 44 «Расходы на продажу») с последующим списанием на счет 20 «Основное производство» или 90 «Продажи» (п.9 ПБУ 10/99 [13]).

         Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС, а сумма НДС может быть принята к вычету в полном объеме на основании п.7 ст. 171 НК РФ при наличии счета-фактуры.

       Согласно  Налоговому кодексу РФ ст.172 главы 21 «Налог на добавленную стоимость» [10] суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются. НДС, уплаченный при приобретении материальных ценностей для производственных нужд на предприятиях розничной торговли, включается в издержки производства и обращения (т.е. материальные ценности приходуются на счета учета материальных ценностей и их стоимость списывается на счета затрат с учетом НДС).

       При приобретении материальных ценностей  у населения за наличный расчет НДС  выделен быть не может, поскольку  такие сделки НДС вообще не облагаются.

       25 марта 2004 г. сотруднику ОАО «Пензаэнерго» Трофимовой О.С. были выданы денежные средства на общехозяйственные расходы в сумме 1 000 руб. В приказе предприятия Трофимова О.С. включена в список работников, имеющих право брать деньги под отчет и совершать сделки от имени предприятия (Приложение 4).

       26 марта 2004 г. Трофимовой О.С. были приобретены в розничной торговле по кассовому и товарному чекам материальные ценности (канцтовары) для производственных нужд на сумму 650 руб. и оплачены услуги нотариуса - заверены документы на сумму 350 руб.

       В этот же день Трофимова О.С. составила  авансовый отчет, к которому были приложены документы:

       - квитанция к приходному кассовому  ордеру и справка  от  нотариуса  Васильевой В.П. (в графе «получено  от» указано: ОАО «Пензаэнерго»  через Трофимову О.С.) на сумму  350 руб;

       - кассовый чек и товарный чек  ЧП Сосновцева Л.М. (с указанием наименования, количества, цены и стоимости каждого товара) на приобретенные канцтовары на сумму 650 руб.;

       В бухгалтерском учёте операции отражаются  следующими проводками:

       Дебет 71 Кредит 50 - 1 000 руб. – выдана из кассы  предприятия  подотчетная сумма на общехозяйственные расходы;

       Дебет 10 Кредит 71 – 650 руб. - оприходованы канцтовары, купленные Трофимовой О.С.;

       Дебет 26 Кредит 71 – 350 руб. оплачены услуги нотариуса по распоряжению руководителя предприятия для заверения документов;

       При приобретении соответствующих товаров (работ, услуг) за наличный расчет у  юридических лиц (только в пределах лимитов расчетов наличными) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), суммы уплаченного по ним НДС возможно учитывать по дебету счета 19 (по соответствующим субсчетам) и предъявлять к возмещению из бюджета при условии, что сумма НДС выделена в оформляемых в обязательном порядке счетах-фактурах. Кроме того, также:

       - в квитанции к приходному кассовому  ордеру должно быть указано,  за что конкретно оплачены средства, а также выделена сумма НДС отдельной строкой;

       -в  документе на отпуск товара  должны быть указаны наименование  поставщика, порядок расчетов, общая  стоимость покупки и стоимость  каждого отпускаемого наименования.

       После фактической выплаты денежных средств из кассы подотчетному лицу указанные суммы НДС могут быть списаны с кредита счета 19 в дебет счета 68 (при наличии счета-фактуры).

       Для отнесения уплаченного поставщикам  НДС на расчеты с бюджетом помимо прочего необходимо одновременное выполнение двух условий:

- материальные  ценности должны быть оприходованы  и предназначены для использования  в производственных целях, а  полученные работы или услуги  фактически использованы в производственных  целях и списаны на издержки  производства и обращения (в дебет счетов 20, 25, 26, 44 и т.п.);

- полученные  материальные ценности (работы, услуги) должны быть оплачены.

       Поэтому отнесение на расчеты с бюджетом НДС по материальным ценностям (работам, услугам), оплаченным через подотчетных  лиц, возможно только после их оприходования (использования) в организации и выплаты соответствующей денежной суммы из кассы.

       27 марта 2004 г. зам. начальника отдела ДОУ по хоз.части ОАО «Пензаэнерго» Трофимовова О.С. купила бумагу для офиса у ООО «Азимут» на сумму 9440 руб. (в том числе НДС 1440 руб.).

       20 марта 2004 г. Трофимовой О.С. была выдана доверенность.

       К авансовому отчету были приложены следующие  документы:

       - чек ККМ  от ООО «Азимут»;

       - накладная (в графе «получатель»  указано: ОАО «Пензаэнерго»);

       -счет-фактура (в графах «получатель» и «плательщик» указано: ОАО «Пензаэнерго»);

       При получении накладной на отпуск материальных ценностей (или акта сдачи-приёмки  выполненных работ, услуг) и счёта-фактуры  в бухгалтерском учёте  производятся записи:

       Дебет 10 Кредит 71 – 8 000 руб. - оприходована бумага для офиса (без НДС);