Пути совершенствования инвентаризационной работы

     Инвентаризационная  комиссия обязана до начала инвентаризационных операции потребовать от материально  ответственных лиц Инвентаризационную декларацию, которая содержит следующую  информацию²²:

• Владеют ли они ценностями, находящимися в других местах складирования;
• Кроме материальных ценностей данного предприятия имеют или нет на ответственном хранении и другие ценности, принадлежащие другим лицам, полученные с или без документов;
• Имеют излишки или недостачи ценностей на участке, о количестве или стоимости которых им известно;
• Получали ли или выдавали ценности без первичных документов;
• Имеют наличность или другие ценные бумаги, полученные от продажи ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

     Материально ответственные лица в письменной декларации указывают вид, номер  и дату последнего документа по приходу  и расходу ценностей, находящихся  на их хранении.

     Декларация  датируется и подписывается материально  ответственным лицом, ответственным  за хранение ценностей, и членами инвентаризационной комиссии, которые подтверждают, что декларация была составлена в их присутствии.²³

     Инвентаризационная  комиссия оформляет протокол, в котором  отражается результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складских помещений и обеспечение сохранности материальных ценностей.

     По  окончанию инвентаризации все материалы  по ней и протокол передаются, при  необходимости, центральной комиссии или руководителю предприятия для  информирования и принятия решений.

     Весь вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически (Рис. 2)

    

 

 
 
 
 
 
 

 

 

 
 

     

     

     

     

 

     

 

     

 
 
 
 

Рис. 2. Общий порядок инвентаризация предприятия

    1.4 Определение результатов  инвентаризации

 

    Определение результатов инвентаризации содержит несколько основных элементов, которые можно рассмотреть на примере схемы.

    

 

    

    

 
 

    

 

    

 
 

Рис. 3. Основные элементы результатов инвентаризации

 

      Результаты  инвентаризации определяются путем  сопоставления фактических данных, отраженных в инвентаризационных описях, с данными аналитического учета.

      Для выявления результатов инвентаризации необходимо²⁴:

• Произвести проверку точности запасов, отраженных в карточках складского учета и остатков проинвентаризированных ценностей из бухгалтерского учета. Обнаруженные ошибки должны быть исправлены;
• Сопоставить количество ценностей, записанных в инвентаризационных описях, с данными аналитического учета по каждой позиции в отдельности;
• Отразить позиции с разницами в сличительной ведомости по результатам инвентаризации;
• Получение инвентаризационной комиссией письменных объяснений от лиц, несущих ответственность за выявленные недостачи, излишки и порчи ценностей, а также за потери связанные с пропуском сроков исковой давности дебиторской задолженности;
• Установить на основании полученных объяснений и изученных документов характер выявленных недостач, потерь, порчи и излишков;
• Разработать предложения о порядке регулирования расхождений между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета, выявленных после инвентаризации;
• Зарегистрировать в бухгалтерском учете излишки и недостачи с целью согласований данных бухгалтерского учета с проинвентаризированными данными по активам и пассивам.

      Расхождения, выявленные при инвентаризации, регламентируются следующим образом. Данные представлены в таблице 4.

      Таблица 4

      Расхождения, выявленные при инвентаризации

 

     В случае, когда недостача не признается правонарушением, при определении суммы дебета ценностей учитывается возможность взаимного зачета недостач установленными излишками, если при этом выполняются следующие условия:

• Существует риск возникновения путаницы между сортами одной и той же группы материальных ценностей по причине их внешнего сходства. Перечень групп ценностей, товаров, упаковок и прочие, которые выполняют условия взаимного зачитывания при появлении риска путаницы, ежегодно утверждается администратором по предложению комиссии и регистрируется в учетной политике;
• Установленные разницы излишков или недостач должны относиться к одному и тому же отчетному периоду, одному управлению и материально ответственному лицу;
• Недостачи, установленные при инвентаризации, не должны быть результатом хищений или порчи по вине лиц, ответственных за хранение недостающих ценностей.

     Для осуществления взаимозачета ответственные  лица должны предоставить подробные  объяснения. Инвентаризационная комиссия представляет предложения о возможности взаимного зачета. Окончательное решение принимает руководитель предприятия, который после детального рассмотрения всех представленных материалов принимает соответствующее решение.

     Взаимный  зачет пересортицы производиться  в равном количестве по установленным излишкам и недостачам, по сортам, подлежащим зачету.

     Пересортица означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар. Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчёта.

     В случае, когда количество сортов, подлежащих зачету, по которым были выявлены излишки, превышает количество сортов, допущенных к зачету, по которым обнаружены недостачи, применяется метод установления количественного равенства путем исключения из расчетов сверхразниц. Такой зачет начинает проводиться с сортов, имеющих самые низкие цены в порядке возрастания.

     При установлении недостач, подлежащих взысканию, выполняются следующие шаги. Разницы по недостаче, выявленные после зачета недостач по пересортице и применения всех норм естественной убыли, представляют собой убытки предприятия и взыскиваются с виновных лиц в размерах, установленных действующим законодательством.

     Если  по окончании инвентаризации не установлены  конкретные виновные лица по пересортице, суммовые разницы относятся на расходы  периода сверх норм естественной убыли и списываются.

     В случае установления недостач по ценностям, подлежащим возмещению, он некоторые не могут быть приобретены на рынке, стоимость их возмещения определяется комиссией, сформированной из специалистов в соответствующей области.

     Нормы естественной убыли могут быть применены  лишь в случае выявления фактических  недостач. Запрещается списание ценностей в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи. Также нормы естественной убыли не применяются автоматически по всем ценностям, а только по тем ценностям, по которым эти нормы установлены действующим законодательством.

     Комиссия  обсуждает результаты инвентаризации и составляет заключительный протокол (произвольная форма) с предложениями  о регулировании выявленных при  инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии.

     В протоколе должны содержаться следующие  данные²⁵:

    1. Преамбула:

    - дата составления протокола;

    - номер и дата приказа о назначении  инвентаризационной комиссии;

    - состав инвентаризационной комиссии  с указанием фамилий, имен и  отчеств ее председателя и членов;

    - перечень участков, на которых  следовало проводить инвентаризацию  согласно приказу (распоряжению);

    2. Содержание:

    - перечень проинвентаризированных  участков с указанием фамилий,  имен и отчеств материально  ответственных лиц;

    - даты начала и окончания инвентаризации;

    - результаты инвентаризации по  каждому материально ответственному  лицу с указанием конкретных  причин и виновных лиц;

    - перечень и количество изношенных  ценностей;

    - прочие аспекты, связанные с  неудовлетворительным, по мнению инвентаризационной комиссии, функционированием проинвентаризированных участков.

    3. Предложения:

    - в случае выявления недостач товарно-материальных запасов, на которые имеются утвержденные нормы естественной убыли – на их списание в пределах норм естественной убыли;

    - в случае выявления недостач  в результате пересортицы товарно-материальных  запасов – по их взаимному  зачету;

    - в случае установления излишков  ценностей – по их оприходованию;

    - по взыскание разницы по недостачам  после зачета недостач по пересортице и применения всех норм естественной убыли;

    - по включению в экономический  оборот изношенных ценностей  и трудно реализуемых товарно-материальных  запасов;

    - по списанию некоторых ценностей,  порча которых имеет место  по объективным причинам.

     Протокол, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и объяснительные записки материально-ответственного(ых) лица (лиц) представляют на рассмотрение руководителю организации для принятия окончательного решения по устранению недостатков в хранении и учете имущества и возмещению материального ущерба.²⁶