Пути совершенствования инвентаризационной работы

     Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

     Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами.

     Контрольно-перепроверочная  инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

     Периодичность проведения инвентаризаций каждый хозяйствующий  субъект определяет самостоятельно в зависимости от того, какова структура его деятельности. При этом, при проведении полной инвентаризации в конце отчетного года возможен недохват его отдельных активов и пассивов, если по ним была проведена частичная инвентаризация в четвертом квартале отчетного года.⁸

     Это, однако, не относиться к таким видам  активов и пассивов, как денежные средства и денежные документы, дебиторская  задолженность и обязательства, которые должны быть проинвентаризированы по состоянию на конец отчетного  года.

    Периодичность проведения инвентаризации показана в таблице 1.

    Таблица 1

    Периодичность проведения инвентаризации

 

     1.3 Порядок проведения  инвентаризации

 

     Порядок проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств предприятия (учреждения) и оформления ее результатов установлен в Положении о порядке проведения инвентаризации, утвержденным приказом министерства финансов РМ №27 от 28.04.2004г.

     Количество  инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и финансовых обязательств, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются руководителем хозяйствующего субъекта и указывается в Учетной политике предприятия.⁹

     Инвентаризация  основных средств, сырья, материалов, готовой  продукции, товаров, денежных средств  и других ценностей осуществляется в местах их хранения и по каждому  материально ответственному лицу, на хранении которого находятся ценности, а также по держателям ценностей.

     Проверка  фактических остатков осуществляется при обязательном участии материально  ответственных лиц (кассиров, администраторов  хозяйств, предприятий, отделов, складов, пунктов приобретения).

     В межинвентаризационный период на предприятиях могут проводиться систематические  проверки и выборочные инвентаризации ценностей в местах их хранения и  переработки. Такие проверки осуществляются по распоряжению руководителя предприятия членами инвентаризационной комиссии, которые являются служащими предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются компетентные лица.¹⁰

     Основная  задача выборочных проверок и инвентаризаций заключается в проведении контроля за целостностью ценностей, а также за соблюдением материально ответственными лицами установленного порядка по ведению первичного учета и правил хранения.

     Инвентаризация  ценностей, как правило, должна проводиться  их расположения в помещении. Во время  инвентаризации не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому.

     Наличие ценностей при инвентаризации устанавливается  обязательными расчетами, измерениями  и взвешиваниями. При инвентаризации ценностей методом взвешивания, ведомость расчета заполняется одним членом инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

     При этом категорически запрещается  вносить в инвентаризационные описи  данные со слов материально ответственных  лиц или по данным учета без  проверки фактического наличия элементов собственности.

     Наименование  инвентаризируемых ценностей, объектов и их количество отражаются в инвентаризационной описи согласно номенклатуре и в  единицах измерения, принятых в бухгалтерском  учете¹¹.

     Инвентаризация  осуществляется посредством отражения проинвентаризированных ценностей в бланках типовой формы ИНВ-2 «Инвентаризационная опись» или ИНВ-2А «Инвентаризационная опись», вследствие подтверждения наличия каждого инвентарного объекта.

     Инвентаризационная  опись ИНВ-3 «Сличительная ведомость по результатам инвентаризации» используется как документ для установления недостач и излишков ценностей, которые были выявлены в процессе инвентаризации, посредством переноса  из инвентаризационных описей только тех позиций, по которым возникли разницы.

     На  ценности, по которым инвентаризационная комиссия установила порчу, составляется отдельная инвентаризационная опись, а затем также переносятся  в сличительную ведомость по результатам  инвентаризации.¹² В инвентаризационной описи для участков, ведущих валово-стоимостной учет, устанавливаются стоимостные разницы. Этот метод применяется для учета товаров и тары, находящихся на предприятиях розничной торговли.

     Инвентаризационные  описи составляются в трех экземплярах (один материально ответственным  лицом, а два – одним из членов инвентаризационной комиссии по материально-ответственным лицам и видам ценностей) и на каждой странице подписываются всеми членами комиссии, материально-ответственным лицом и бухгалтером, который ведет учет данного подразделения. В случае приема-передачи ценностей, инвентаризационные описи составляются в пяти экземплярах: один – материально ответственным лицом, которое передало ценности, один - материально ответственным лицом, которое приняло ценности, а три – одним из членов инвентаризационной комиссии.

     В конце дня сопоставляются данные инвентаризационных описей, составленных материально ответственным лицом  с данными членами инвентаризационной комиссии.

     Инвентаризационные  описи могут заполняться вручную  или с помощью вычислительной техники. В них не допускаются исправления или помарки. Исправления ошибок производиться во всех экземплярах инвентаризационных описей путем зачеркивания (тонкой линией) и проставления над зачеркнутыми записями правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В инвентаризационных описях не допускается  оставлять незаполненные строки. Последние незаполненные строки инвентаризационных описей прочеркиваются.

     Инвентаризация  материальных запасов, денежных средств, бланков строгой отчетности должна проводиться внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства и незавершенного производства, расчетов и других статей баланса – по состоянию на первое число месяца.

     При инвентаризации денежных средств применяется  Акт об инвентаризации наличия денежных средств, а при инвентаризации бланков  и документов строгой отчетности – Инвентаризационная опись ценностей  и бланков ценной отчетности.

     При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Одновременно проверяются бланки строгой отчетности.

     Наличные  денежные средства в кассе включают денежные знаки, почтовые марки, марки  государственной пошлины. Почтовые марки и марки государственной пошлины вносятся в инвентаризационные описи по номинальной стоимости, за исключением марок, имеющих филателистическую ценность.

     Проверка  фактического наличия денежных документов (путевки в санатории, почтовые марки, марки госпошлины) предполагает определение стоимости, подлинность каждого документа и правильность его оформления. Проверка производиться по отдельным видам документов с указанием в акте названия, номера, серии и общей суммы.¹³

     Бланки  строгой отчетности вносятся в инвентаризационные описи в порядке кодов, серий, номеров с целью легкого установления их целостности в соответствии с нормативными актами.

     Ценные  бумаги вносятся в инвентаризационные описи с указанием их наименования, номера, кода, серии, формы, количества и стоимости. В обязательном порядке указывается начальный и конечный номера соответствующего пакета.

     Инвентаризация  денежных средств производиться  способом сверки сумм, числящихся на этом счете:

 
 

    Таблица 2

    Инвентаризация  денежных средств

 

     Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банке на расчетном, валютном и текущих  счетах, на специальных аккредитивах и других счетах, производиться путем сверки остатков сумм из выписки по счету финансовых учреждений с бухгалтерскими данными.¹⁴

     При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия в обязательном порядке  производит осмотр объектов в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарный номер, заводской номер и основные технические и эксплуатационные показатели.¹⁵

     При инвентаризации долгосрочных материальных активов инвентаризационная комиссия осуществляет следующие основные инвентаризационные операции:

• Проверку наличия соответствующей технической документации, включая технических паспортов, на объекты долгосрочных материальных активов, эксплуатируемых экономическим агентом;
• Проверку наличия документов по объектам долгосрочных материальных активов, сданным или принятым в аренду, на хранение или временное пользование;
• Осмотр объектов долгосрочных материальных активов в натуре;
• Внесение объектов долгосрочных материальных активов в соответствующие инвентаризационные описи формы ИНВ-2

     В случае выявления объектов, не принятых на учет, или неправильно указанных  данных, характеризующих их, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись, включая исправленные данные и их технические показатели.

     Основные  средства, подвергшиеся восстановлению, реконструкции, расширению и переоборудованию, вследствие которых изменилось их основное назначение, вносятся в опись под наименованием, соответствующим их новому назначению.

     Машины, оборудование и силовые установки  заносятся в инвентаризационные описи отдельно с указанием инвентарного номера, номера техпаспорта, завода изготовителя, года выпуска, назначения и мощности.

     Основные  средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, записываются в отдельную инвентаризационную опись с указанием времени выбытия из эксплуатации и причин, приведших эти объекты к непригодности.

     Инвентаризация  отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок или находящихся на складах  других предприятий ценностей, заключается  в тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах.¹⁶ На данных счетах могут оставаться только суммы, подтвержденные первичными документами: для находящихся в пути ценностей – платежными поручениями поставщиков или другими заменяющими их документами; для отгруженных ценностей – копиями счет-фактур, и копиями платежных поручений после их подтверждения получателями.