Пути совершенствования инвентаризационной работы

     Если, проинвентаризированные ценности, находящиеся  на ответственном хранении одного материально  ответственного лица складируются в  разных помещениях, тогда члены инвентаризационной комиссии обязаны опечатать все помещения и входы, в которых проводиться инвентаризация, за исключением помещения, в котором началась  инвентаризация, и которое опечатывается только в случае, когда результаты инвентаризации не установлены в один день.

     При возобновлении работ по инвентаризации проверяется, не повреждена ли печать, в противном случае, факт повреждения  печати заноситься в Протокол об опечатывании, который подписывается членами  инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом с принятием соответствующих мер.¹⁷

     Ценности, принадлежащие другим предприятиям, инвентаризируются одновременно с  собственными ценностями. Для данных ценностей составляются отдельные  инвентаризационные списки, содержащие информацию о номере и дате акта о принятии на хранение, документа подтверждающего поступление этих ценностей, сведения о количестве, стоимости и другие полезные данные.

     Данные  описи направляются физическим и  юридическим лицам, которым принадлежат  данные ценности. Владелец ценностей обязан подтвердить точность данных. Их подтверждение, рассматривается как признание правильности данных. Их неподтверждение, рассматривается как признание правильности данных, отраженных в инвентаризационных описях, а в случаях наличия несоответствий предприятие выясняет расхождения и сообщает об этом юридическим или физическим лицам, которым принадлежат ценности.

     Материальные  ценности, находящиеся на хранении на складах других предприятий, заносятся  в отдельные инвентаризационные описи на основании документов, подтверждающих передачу данных ценностей на хранение. В них указывается: наименование, количество, качество, реальная стоимость, дата передачи груза на хранение, номер и дата документа.

     При получении от предприятий, где хранятся ценности копий инвентаризационной описи, комиссия сопоставляет фактическое наличие ценностей с количеством, указанным в инвентаризационной описи.

     В инвентаризационных описях товарно-материальных ценностей, находящихся на переработке  на других предприятиях, указываются наименование предприятия, занятого переработкой, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей на переработку, номер и дата сопроводительных документов.

     Одновременно  с инвентаризацией ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить все записи по всем соответствующим счетам в сопоставлении с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты введены в эксплуатацию и зарегистрированы в учете; по товарно-материальным запасам – все ли ценности поступили и оприходованы; по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию.¹⁸

     Непосредственно после инвентаризации до открытия склада членам контрольной инвентаризационной комиссии в присутствии членов инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица необходимо произвести контрольную проверку проинвентаризированных ценностей (для подтверждения точности) в местах, где она проводилась. В первую очередь, проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи. Результаты контрольной проверки вносятся в Акт контрольной проверки инвентаризации ценностей.

     При выявлении расхождений между  данными инвентаризационной описи  и данными контрольной проверки по решению центральной комиссии или руководителя предприятия проводиться повторная инвентаризация в целях ее подтверждения или, в случае необходимости, назначается новый состав инвентаризационной комиссии.

     Все контрольные проверки, в том числе  и их результаты, вносятся в Книгу учета контрольных проверок инвентаризации.

     При внезапных инвентаризациях все  ценности готовятся к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях  – заблаговременно. Ценности должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, размерам в порядке, удобном для подсчета их количества.

     Ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, должны приниматься  материально-ответственными лицами в  присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходоваться по учету только после инвентаризации.

     При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного руководителя и  главного бухгалтера предприятия допускается  отпускать товары материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии.

     На  такие ценности составляются отдельные  описи под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации»  и «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». На приходных и расходных документах председателем комиссии производится отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую они записаны.

     Руководитель  предприятия несет ответственность  за правильность и своевременность  осуществления инвентаризации. Руководство предприятия должно создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки:

• Организовать складирование товарно-материальных ценностей, сгруппированных по сортам и размерам, их кодификацию и составлению ярлыков по полкам;
• Обеспечить объектам, находящимся в эксплуатации, инвентарные номера;
• Организовать ежедневное ведение технико-оперативного учета товарно-материальных ценностей по материально-ответственным лицам, бухгалтерского учета и ежемесячное проведение сверки данных из этих учетов;
• Обеспечить необходимым персоналом для работы с товарно-материальными запасами, которые подлежат инвентаризации для их сортировки, взвешивании, измерения и др.
• Обеспечить участие компетентных лиц предприятия или со стороны для идентификации инвентаризируемых ценностей по требованию инвентаризационной комиссии, которые обязаны подписать инвентаризационные описи для подтверждения данных, записанных в них;
• Снабдить инвентаризационную комиссию вычислительной техникой и средствами для опечатывания проинвентаризированных пространств;
• Снабдить в необходимом количестве оборудованием и инструментами для измерения, взвешивания и др. средствами по идентификации (каталоги, образцы), а также необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями;
• Обеспечить закрытие складов двумя разными замками.

     Главный бухгалтер, руководители подразделений  и соответствующих служб обязаны  контролировать соблюдение установленных  правил проведения инвентаризации.

     В течении всего периода проведения инвентаризации программа и период инвентаризации должны быть афишированы на видном месте.¹⁹

     Первоначальная (балансовая) стоимость проинвентаризированных ценностей оценивается по рыночной стоимости, называемой и инвентарной  стоимостью, которая отражается в  соответствующей рубрике Сличительной ведомости по результатам инвентаризации только вследствие установления их обесценивания.

     При определении инвентарной стоимости  применяется принцип осмотрительности, согласно которому не допускается переоценка активов и доходов и недооценка обязательств и расходов.

     Когда инвентарная стоимость, установленная  в зависимости от полезности ценностей  для предприятия, больше стоимости, отраженной в бухгалтерском учете, в инвентаризационные списки записывается стоимость из бухгалтерского учета. В случае, когда инвентарная стоимость меньше стоимости, отраженной в бухгалтерском учете, в инвентаризационные описи записывается инвентарная стоимость.

     Разница между инвентарной и балансовой стоимостью (в случае ее проявления) регистрируется в бухгалтерском учете в соответствии с требованиями установленными НСБУ и другими нормативными актами РМ.²⁰

     Для непосредственного проведения инвентаризации имущества создается инвентаризационная комиссия в составе:

    - председателя комиссии;

    - членов комиссии.

     На  средних и больших предприятиях комиссия должна состоять не менее чем из пяти человек с соответствующей технической и экономической подготовкой, которая бы обеспечила своевременное и качественное проведение инвентаризации имущества, включая и оценку элементов собственности.

     Членами инвентаризационной комиссии не могут  быть материально ответственные  лица за склады, подлежащие инвентаризации, а также бухгалтеры, которые ведут  учет соответствующего хозяйства, за исключением  малых предприятий. На малых предприятиях, у физических и юридических лиц, где число работников не превышает двух человек, а материальны ценности подлежащие инвентаризации, не превышают лимит установленный администраторами предприятия, инвентаризация может быть осуществлена одним лицом.

     Инвентаризация может проводиться как собственными сотрудниками, так и физическими или юридическими лицами на основании заключенного с ними контракта.

     При необходимости, деятельность инвентаризационных комиссии координируется центральной  комиссией в составе²¹:

• Руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии);
• Главного бухгалтера, а на предприятиях, где учет ведется аудиторской фирмой, представителя аудиторской фирмы;
• Начальников структурных подразделений;
• Компетентных специалистов.

     Необходимо  учитывать, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     Если  затруднительно обеспечить работу постоянно  действующей инвентаризационной комиссии, при проведении каждой конкретной инвентаризации может определяться отдельный состав комиссии.

     В любом случае перед проведением  конкретной инвентаризации персональный состав комиссии указывается в «Приказе (постановлении, распоряжении) о проведении инвентаризации», изданным руководителем предприятия.

     Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

     Обязанности и деятельность центральной и  инвентаризационной комиссий можно  рассмотреть в таблице 3.

    Таблица 3

    Обязанности и деятельность центральной  и инвентаризационной комиссий