Пути совершенствования инвентаризационной работы

     В целях пресечения злоупотреблений  и нарушений при составлении инвентаризационных описей и сокращения сроков инвентаризационной работы, необходимо совершенствовать технику ее проведения.

     Для ускорения инвентаризаций применяют  специальные книги, построенные  по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация отражается в них как обычно, последующие на вкладыше с указанием лишь количества и стоимости объектов.

     Дальнейшее  совершенствование методов проведения инвентаризаций должно быть направлено на применение многочисленных документов, в которых будут записываться данные о наличии ценностей специальным шрифтом, воспринимаемым как человеком, так и компьютером.

     Рассмотренные методы проведения инвентаризации позволяют  сократить сроки ее проведения, повысить достоверность и точность данных.

     Определение результата инвентаризации является одним из ответственных моментов  бухгалтерской обработки материалов инвентаризации. Между тем некоторые руководители не рассматривают инвентаризационные описи и не дают по ним своего заключения.

     Таким образом, инвентаризационные ведомости дают информацию для управления товарными запасами. Задача состоит в том, чтобы в наиболее краткие сроки обеспечить выведение результатов инвентаризации.

     Следует рекомендовать инвентаризационной комиссии определить предварительные результаты на месте, немедленно по окончании инвентаризации и до открытия предприятия. Предварительные результаты определяются путём сравнения остатков по товарно-денежному отчёту с фактическими остатками по описи. Предварительные результаты носят оперативный характер и документального отражения не находят.

     Улучшению качеству проводимых инвентаризаций и повышению отчётности членов инвентаризационной комиссии способствуют контрольные проверки проведённых инвентаризаций. Поэтому необходимо проверять выполнение планов контрольных проверок, каковы их результаты, какие применяются меры к лицам, проводившим инвентаризацию на низком уровне. Исследования показывают, что иногда они проводятся формально и не компетентными лицами.

     Контрольные проверки должны возглавлять авторитетные лица. Желательно, чтобы контрольные проверки осуществляли и вневедомственные органы.

     Необходимо контролировать не только 10-15 % наименований наиболее ценных товаров, числящихся по описи, но и проверять нет ли припрятанных ценностей с целью сокрытия излишков товара и экономии естественной убыли товаров.

     Проверке  должны подлежать ценности, количество которых вызывает сомнение у проверяющего. Рекомендуется проверять одноимённые ценности, находящиеся в одном помещении, но записанные в разных местах инвентаризационной описи, а также ценности, записанные в конце описи.

     Имели место случаи, когда результаты инвентаризаций искажались по причине некачественной и несвоевременной проверки бухгалтером товарно-денежных отчётов материально ответственных лиц за инвентаризационный период. Что свидетельствует о целесообразности проведения при необходимых обстоятельствах после инвентаризации документальной ревизии, анализа имущества, поступления, и внутреннего перемещения. Только при этом условии контрольные проверки будут действенны и достигнут цели.

     С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ её эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности. Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются следующие³⁰:

• инвентаризационные комиссии действуют как временный орган;
• специалисты, проверяющие плохо ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои обязанности, права и обязанности, права и ответственность;
• отсутствует чёткая регламентация инвентаризаций (проведения, оформления, подведения итогов и принятия решений по результатам проверки, реализаций через правоохранительные органы);
• нет методик зачёта пересортицы и описаний естественной убыли;
• не обоснован порядок расчёта материального ущерба;
• отсутствует контроль за состоянием инвентаризационной работы;
• 41,3 % членов инвентаризационных комиссий не имеют специального образования.

     В связи с этим необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим  направлениям:

• наличие разработанных и утверждённых планов;
• полнота охвата объектов и своевременность инвентаризаций;
• правомочность и компетентность комиссий;
• качество инвентаризационного процесса;
• достоверность и правильность составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей;
• своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций;
• правильность отражения на счетах бухгалтерского учёта и в учётных регистрах.

     Исходным  моментом для определения непосредственных результатов деятельности должно являться степень или уровень выполнения определённых задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо, чтобы существовала система показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов.

     Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчёта отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддаётся количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество труда.

     Состояние и эффективность инвентаризационной работы целесообразно проверять по следующим показателям, приведенным в таблице 20.

Таблица 20

Состояние и эффективность  инвентаризационной работы целесообразно  проверять по следующим  показателям

      Предлагаемые  показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, сравнить и определить лучшие предприятия по организации и проведению инвентаризационной работы, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением собственности предприятия.

     Вместе  с тем целесообразно дополнять  сведениями о принятых мерах по возмещению скрытого в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результатами качественно и эффективно проведённой инвентаризации могут быть³¹:

• взыскание выявленных недостач;
• оприходование неучтённых излишков;
• погашение вскрытой дебиторской задолженности;
• обеспечение внесения в кассу денежных начётов.

     При этом следует сравнивать затраты на инвентаризацию с дополнительными доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на её организацию при соблюдении всех требований к её методике и технике проведения.

     3.2 Совершенствование  инвентаризационной работы путем использования информационных технологий.

     Информационные  системы и технологии в значительной мере определяют уровень развития современного общества. На западе информационные технологии обеспечивают до 40% роста валового внутреннего продукта и аккумулируют при этом до 20% всех инвестиций.

     Среди важнейших факторов, оказывающих  влияние на развитие теории и практики бухгалтерского учета, наиболее значимыми  являются:

• развитие вычислительной техники, средств связи и передачи данных;
• новые, современные возможности документирования фактов хозяйственной деятельности, их регистрации и архивирования;
• возможность автоматизации логических операций по ведению учета с использованием информационных технологий;
• применение системы регистров, оборотных ведомостей, статистических таблиц, определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации;
• новая организация системы контроля и исправления ошибок, возникающих при проверки исходной информации, аналитических и синтетических регистров бухгалтерского учета;
• возможности использования запросного режима;
• появление новых технологий ведения бухгалтерского учета.

     В настоящее время ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки  данных практически немыслимо. Автоматизация  бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера сегодня не является сложной задачей ни для работника, ни для пользователя бухгалтерских программ. Однако сегодня простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков  учетной работы до установления связанных баз данных для составления баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютера на уровне не только пользователя, но и программирования позволяет кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских программ.

     Данные  по бухгалтерскому учету, хранящиеся в  персональном компьютере, обеспечивает возможность получения всей необходимой  информации в виде ведомостей, видеограмм, запросов и др.

     В массиве данных бухгалтерской информации каждый факт хозяйственной деятельности отражается в виде бухгалтерской записи и включает простую счетную формулу, состоящую из одного дебетуемого и одного кредитуемого счета, т.е. в исходных массивах бухгалтерских записей всегда содержатся коды двух корреспондирующих счетов, а так же такие реквизиты, как дата совершения операции, код подразделения, регистрационный номер документа и др. Это позволяет использовать эти файлы для ведения синтетического и аналитического учета. Необходимо отметить, что в условиях автоматизации учета отпадает необходимость сверять данные аналитического и синтетического учета, так как создание единого массива бухгалтерских записей позволяет получать регистры любой степени детализации по синтетическим счетам, аналитическим счетам, поставщикам, покупателям и др.

     Использование информационных технологий в бухгалтерском  учете значительно повышает его  оперативность, так как контроль за составлением расчетов, запасов  и обязательств на протяжении любого периода времени может быть обеспечен  при помощи составления справочных регистров и системы оперативного наблюдения. Следовательно, не прибегая к ручным выборкам и группировкам, можно получить обороты средств и определить сальдо по счетам, поставщикам, покупателям, контрагентам за любой период времени или на любую дату.

     В условиях автоматического видения  бухгалтерского учета определяются и новые походы к реализации принципа двойной записи. В памяти ПЭВМ хранится исходный массив оборотов. При составлении  регистров производится выборка  сумм, относящихся к соответствующему счету. Таким образом, наличие массива бухгалтерских записей позволяет обеспечить соблюдение принципа двойной записи гораздо экономичнее, чем при ручном ведении учета, что в свою очередь, позволяет контролировать хозяйственные операции по существу, показывая взаимосвязь между счетами, и дает возможность организовывать контроль за поставщиками, покупателями и др. контрагентами.