Исследование организации учета производственных запасов и аудиторская проверка их сохранности и использования

Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечение их сохранности служит хорошее состояние складского хозяйства. Для обеспечения сохранности материальных ценностей строительные предприятия имеют центральные склады, на строительных площадках приобъектные склады и кладовые. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, средствами механизации и весоизмерительными приборами.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия. На каждый номенклатурный номер материала выписывается материальный ярлык, который прикрепляется к местам хранения материалов. В нем указывается наименование материала, номенклатурный номер, марка, сорт, размер, единица измерения, цена, лимит наличия материала.

Сохранность материальных ценностей на складах обеспечивают заведующие складами (кладовщики), с которыми заключаются договора о полной материальной ответственности [12, c. 79].

Заведующие складами должны иметь списки материально ответственных лиц, которым разрешается получение материальных ценностей со складов. Порядок учета материалов на складах зависит от применяемого метода. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материальных средств на складах является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Основные принципы оперативно-бухгалтерского (сальдового) метода учета материалов следующие:

1) оперативность и достоверность количественного учета на складах, который ведут заведующие складами (кладовщики) на карточках складского учета;

2) постоянный контроль работников бухгалтерии непосредственно на складах (кладовых) за правильным ведением карточек складского учета;

3) осуществление бухгалтерией учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения — складов (кладовых), материально ответственных лиц и групп материалов;

4) систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета [13, c. 257].

Материалы, поступающие на склад, должны быть проверены на соответствие количеству, качеству, ассортименту с данными, указанными в сопроводительных документах. При отсутствии расхождений материальные ценности приходуются на склад путем составления приходных ордеров по форме № М-4. Данные ордера являются основанием для заполнения карточек складского учета по форме № М-12. Если поступления материалов незначительные, то приходный ордер можно не выписывать, а записи в карточки складского учета делаются на основании документов поставщиков.

Когда поступают однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, их можно приходовать общей массой в целом за день. Причем каждая отдельная приемка оформляется соответствующей квитанцией.

Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операции. После каждой записи выводится новый остаток. В случае отклонений фактического остатка ценностей от установленных норм запаса, а также наличия материалов, находящихся без движения, заведующий складом обязан своевременно сообщить отделу материально-технического снабжения путем выписки специальной сигнальной справки об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм запасов по форме № М-18 [15, c. 45]

Карточки хранятся на складах в специальных картотечных ящиках, в разрезе групп и подгрупп материалов, а внутри их по номенклатурным номерам. По окончании календарного года все карточки складского учета сдаются в бухгалтерию для хранения в архиве. При отпуске материалов по лимитно-заборным картам записи об остатках материалов делаются в них. В течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с карточками складского учета, а в конце месяца итоговые данные из этих карт переносятся в карточки складского учета материалов по форме № М-12 .

По окончании рабочего дня заведующие складами на основании первичных документов, записанных в карточки складского учета материалов, составляют в одном экземпляре реестр сдачи документов по форме № М-13, отдельно по приходу и расходу материалов. В нем записывается количество сдаваемых первичных документов, а также их номера с указанием общего количества сдаваемых документов по каждой группе материалов и в целом по реестру.

Связь количественно-сортового учета материалов на складе с их учетом в бухгалтерии в суммовом выражении обеспечивается с помощью ведомости учета остатков материалов на складе формы № М-14. Она ведется в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном выражении на первое число месяца.

В течение месяца ведомость учета остатков материалов на складе находится в бухгалтерии и используется для справочных целей. В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого ведомость передается в бухгалтерию, где осуществляется таксировка и подсчет итогов по группам материалов и в целом по счету. Общая сумма остатка материалов по виду на первое число месяца должна быть равна сумме по ведомости формы № 10-С Движение материалов в денежном выражении по каждому складу.

На производстве строительно-монтажных работ основными материально ответственными лицами являются прорабы и мастера, которые по окончании отчетного месяца представляют в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, материальные отчеты по форме № М-19. Они представляют собой регистр аналитического учета в форме комбинированной оборотной ведомости, в которой отражается движение материалов в натуральных и денежных измерителях. В отчетах отражаются материалы, имеющиеся в приобъектной кладовой, независимо от того, было или нет по ним движение в отчетном месяце. При сдаче отчета в бухгалтерию к нему прилагаются оправдательные документы (по приходу и расходу).

Материальные отчеты по форме № М-19 могут вестись и на складах, однако в отличие от отчетов строительных участков они составляются только по номенклатуре тех материалов, по которым в отчетном месяце было движение.

При производстве строительно-монтажных работ потребляется большое количество материалов открытого хранения: песок, гравий, щебень, кирпич, железобетонные блоки и другие. Как правило, эти материалы хранятся на открытых площадках, вне складских помещений и числятся на подотчете материально-ответственных лиц (прорабов, мастеров, кладовщиков). При отпуске этих материалов на производство строительно-монтажных работ подсчет или взвешивание не производится, соответственно и не выписывается первичный документ. При работе бригад на хозяйственном расчете отпуск им материалов производится по требованиям, выписываемым по нормам на объем заданных работ [30, c. 39]

Фактический расход этих материалов определяется ежемесячно путем проведения инвентаризации, которая производится комиссией с участием работника бухгалтерии. Для определения количества израсходованных в строительстве материалов открытого хранения комиссией составляется акт об остатках и на списание израсходованных материалов открытого хранения по типовой форме № М-22а. В нем отражаются наименование материалов в разрезе номенклатурных номеров, остаток их на начало месяца, приход за месяц, отпуск на сторону, в переработку и внутреннее перемещение, фактическое наличие по данным инвентаризации и фактический расход. Остаток на начало месяца и поступление материала за месяц проставляются на основании данных учета, проверенных бухгалтерией, и приходных материальных документов, а фактическое наличие – на основании инвентаризации. Расход материалов по данным инвентаризации определяется следующим образом: к остатку на начало месяца добавляется поступление за месяц и из полученной суммы вычитается остаток на конец месяца.

2.3.           Синтетический учёт движения материалов.

Синтетический учет движения материалов ведется бухгалтерией в денежном выражении на соответствующих синтетических счетах, субсчетах, а внутри их — по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов.

В соответствии с Планом счетов вся информация о наличии и движении материальных ценностей (сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других ценностей), принадлежащих строительному предприятию по праву собственности, отражается на счете 10 «Материалы». Этот счет активный. По дебету этого счета отражаются суммы материальных ценностей, поступившие на склады (кладовые), а по кредиту — их выбытие.

Учет материальных ценностей ведется на субсчетах, открываемых к счету 10 Материалы:

10/1 «Сырье и материалы» - учитывается наличие и движение сырья и основных строительных материалов, вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу;

10/2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» - учитываются покупные полуфабрикаты, готовые комплектующие изделия, приобретаемые для комплектования выпускаемой продукции, которые требуют затрат по их обработке или сборке;

10/3 «Топливо» - учитывается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления;

10/4 «Тара и тарные материалы» - учитывается наличие и движение всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручное и др.);

10/5 «Запасные части» - учитывается приобретенные или изготовленные для нужд основной деятельности запасные части, предназначенные для производства, ремонтов, автомобильные шины в обороте. Автомобильные шины (покрышка, камера и ободная лента), находящиеся на колесах и в запасе при транспортном средстве, включаемые в его первоначальную стоимость, учитываются в составе основных средств;

10/6 «Прочие материалы» - учитываются отходы производства (обрубки, обрезки, стружка и т.п.), неисправимый брак, материальные ценности, полученные от выбытия основных средств, которые не могут быть использованы как материалы, топливо или запасные части в данной организации (металлолом, утильсырье), изношенные шины и утильная резина;

10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» - используется для учета движение материалов, переданных в переработку на сторону, стоимость которых в последующем включается в затраты на производство полученных из них изделий. Затраты по переработке материалов, оплаченные сторонним организациям и лицам, относятся непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки;

10/8 «Строительные материалы» - предназначен для организаций-застройщиков. На нем учитывается наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительно-монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые строительству (взрывчатые вещества и т.д.);

10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» - учитывается наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей и других средств труда, которые включаются в состав средств в обороте;

10/10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» - учитывается поступление, наличие и движение специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения;

10/11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» - учитывается поступление и наличие специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации).

10/12 «Лом и отходы, содержащие драгоценные металлы» - учитывается наличие и движение лома и отходов, содержащих драгоценные металлы. По дебету отражают поступление отходов и лома, содержащих драгоценные металлы, а по кредиту их списание в переработку.

10/13 «Временные (нетитульные) сооружения и приспособления» - учитывается наличие и движение временных сооружений в эксплуатации по фактической себестоимости, которые включаются в состав оборотных средств.

Материалы учитываются на счете 10 по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные пены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения (заготовления) ценностей отражается на счете 16 Отклонение в стоимости материальных ценностей.

Поступление материалов на счетах бухгалтерского учета отражается следующими записями:

- при поступлении материалов от поставщиков:

Д-т счета 10 «Материалы»

Д-т счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

К-т счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

По мере оплаты расчетно-платежных документов поставщиков в учете делаются следующие записи: