Исследование организации учета производственных запасов и аудиторская проверка их сохранности и использования

При учете производственных запасов немаловажную роль играет и их аудиторская проверка, т.е. контроль за их состоянием, наличием, движением, хранением.

Приступая к проверке операций по учету производственных запасов, аудитор должен определить задачи проверки, т.е. то, что он  должен установить в процессе изучения документов, учетных регистров, форм отчетности и других регистров [14, c.144].

После определения задач проверки надо получить документы для проведения аудита (ревизии), т.е. источники информации, а также нормативные документы, которыми ревизору необходимо руководствоваться при проверке.

Начиная проверку того или иного вопроса, аудитор должен иметь основные нормативные документы, утвержденные Советом Министров Республики Беларусь, постановлениями Министерства по налогам и сборам, Министерства финансов, Министерства экономики, Указы Президента Республики Беларусь, которые регламентируют организацию бухгалтерскго учета, ценообразование, налогообложение и другие вопросы предпринимательской деятельности.

Целью аудиторской проверки учета операций с производственными запасами является изучение правильности организации учета движения производственных запасов, формирования мнения о достоверности и полноте информации о производственных запасах, которые содержатся в бухгалтерской отчетности.

Для достижения поставленной цели аудитор должен решить следующие задачи:

- изучить положение по учетной политике в целях бухгалтерского и налогового учета по направлениям данного участка проверки;

- изучить состав производственных запасов;

- проверить обоснованность заключаемых договоров на поставку материалов и осуществления государственных закупок;

- проверить состояние учета, хранение и использование производственных запасов;

- проверить правильность оценки производственных запасов;

- проверить полноту и своевременность оприходования, законность и целесообразность использования и их списание;

- установить факты нерационального использования, растрат, недостач и хищений, их причины и должностных лиц, виновных в этом;

- проверить обоснование и соблюдение установленных норм расхода сырья, строительных материалов, топлива и других ценностей;

- оценить качество проводимых инвентаризаций, оформление результатов и их отражение в учете.

2.      Организация учёта производственных запасов.

2.1.           Документальное оформление движения материалов.

Движение материалов в организации осуществляется в результате операций поступления, перемещения, отпуска и реализации.

Строительные предприятия получают материалы от поставщиков, от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, заказчиков, от своих подсобных и вспомогательных производств, а также в результате списания основных средств (металлолом, запасные части, строительные материалы) и других источников. Как правило, материалы поступают на склады, строительные площадки и приобъектные кладовые. Их принимают материально ответственные лица. Затем материалы отпускаются на производство строительно-монтажных работ, на хозяйственные цели, на сторону (реализация) другим организациям и на другие цели. Все операции по движению материалов оформляются первичными документами, которые должны надлежащим образом оформляться.

В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование, номер документа, дату и место его составления; содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи. В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Поступление материалов от поставщиков осуществляется по договору поставки. На отгруженные ценности поставщики передают покупателям расчетно-платежные документы вместе с отгрузочными и другими сопроводительными документами (спецификации, товарно-транспортные накладные, железнодорожные квитанции и прочие необходимые документы). При получении материалов в организации проверяется соответствие отгрузки договорным условиям поставки и ассортименту, количеству, цене, срокам поставки.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения. С этой целью в отделе ведут журнал оперативного учета выполнения договоров поставки. В нем отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их качеству, цене, срокам отгрузки и др.

Документы на поступившие материалы после проверки и регистрации в отделе снабжения в журнале учета поступающих грузов (форма № М-1) передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты.

При отгрузке материалов по инициативе поставщика железнодорожным, авиационным и водным транспортом транспортная организация извещает предприятие о прибытии в его адрес груза.

Грузы выдаются представителю производственного предприятия после предъявления им доверенности и счетов оплаты услуг транспортной организации. Затем ему выдается накладная на получение груза со склада транспортной организации. В получении груза получатель расписывается в дорожной ведомости и транспортной накладной. Предварительно получатель проверяет целостность пломб и оттисков на них, состояние вагона (контейнера), количество мест и состояние упаковки материалов [18, с.60].

Для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении груза непосредственно со склада поставщика или железной дороги, отпускаемого им по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, бухгалтерия выдает в одном экземпляре под расписку получателю доверенность по форме № М-2. Если материалы со складов поставщиков строительные предприятия получают регулярно, то в этом случае выдается доверенность по форме № М-2а. Выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей по форме № М-3. Срок действия доверенности может быть не более 15 дней. Выдача доверенности лицам, не работающим организации, не допускается.

Если при приемке материалов будут обнаружены признаки нарушения или отсутствия пломб грузов, недостачи или повреждения ценностей, то экспедитор вправе требовать проверки груза. Результаты проверки оформляются актом, который может служить основанием для материальной ответственности транспортной организации или грузоотправителя. Претензии о возмещении недостачи или утраты грузов, подтвержденных актом, предъявляются виновнику – железной дороге или поставщику.

Если материалы поступили в поврежденной упаковке, несоответствующего качества, количества, ассортимента, а также при поступлении материалов без сопроводительных документов, то их принимает комиссия по Акту о приемке материалов по форме № М-7. Он составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителем отправителя (поставщика) или представителем незаинтересованной организации. Данный акт утверждает руководитель организации или лицо на то уполномоченное. Один экземпляр передается в бухгалтерию организации для учета движения материалов, а второй – отделу снабжения для предъявления претензий поставщику. При наличии акта о приемке материалов приходный ордер не составляется.

Материалы, изготовленные в подсобных и вспомогательных производствах строительных организаций, приходуются на склады на основании накладных-требований на внутреннее перемещение материалов по форме № М-11. Они применяются для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

При централизованной доставке материалов автотранспортом их прием осуществляется на складе производственного предприятия. В этом случае поставщиком выписывается товарно-транспортная накладная по форме ТТН-1 в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания ценностей у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

Если перемещение груза осуществляется без участия автотранспорта, используется другая форма накладной – товарная накладная по форме № ТН-2, которой оформляется приемка и отпуск грузов. Она заполняется в двух экземплярах: первый с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй – у грузоотправителя.

При поступлении материалов на склады от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, подотчетные лица должны представлять в бухгалтерию организации документы, подтверждающие факт оплаты полученных материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходным ордерам, чеки контрольно-кассовых аппаратов и др.), а также документы, подтверждающие факт получения материальных ценностей [15, с.65].

Повторно используемые подрядчиком конструкции, детали и материалы, полученные от разборки зданий и сооружений, приходуются по ценам их возможного использования за вычетом стоимости переработки, необходимой для применения их в дело по актам формы № М-35.

Материальные ценности, которые находятся в стадии технической приемки, лабораторного испытания, приходными документами не оформляются. Они принимаются на ответственное хранение и учитываются материально ответственными лицами в специальной книге с разделением на Материалы, ожидающие приемки и Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении, а внутри этих групп — по отдельным партиям поступивших ценностей. Эти товарно-материальные ценности должны храниться на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходоваться.

Материалы со складов отпускаются в производственные цехи для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также для реализации на сторону.

Материальные ценности должны отпускаться на производство строительно-монтажных работ и на другие цели по весу, объему или счету в соответствии с нормами расхода. В соответствии с нормами устанавливается лимит отпуска материалов. Лимитирование отпуска материалов способствует контролю за расходом материалов и соблюдению норм производственного потребления, улучшает обеспечение производства материалами и содействует ритмичной работе, экономии материалов. Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом снабжения, планово-экономическим или другим отделом по указанию руководителя предприятия на основании соответствующих расчетов.

Отпуск материалов на производство и другие нужды оформляют лимитно-заборными картами по формам № М-8, М-28, М-28а, требованиями-накладными, комплектовочными ведомостями, раскройными картами и др.

Лимитно-заборную карту выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах, как правило, сроком на один месяц. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, наименование и номенклатурный номер отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца вручают структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.

Лимитно-заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада в пределах предусмотренного лимита и резко сокращает число разовых документов. Однако с помощью лимитно-заборных карт невозможно контролировать использование материалов непосредственно на производстве. Для этой цели используют иные документы и методы.

Сверхлимитный отпуск материалов в производство, а также разовый отпуск ценностей внутри организации между структурными подразделениями оформляется требованиями-накладными [10,c.123]. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков неизрасходованных в производстве материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

При отпуске материалов хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям выписываются накладные на отпуск материалов на сторону.

Оформление отпуска материалов из-за большого количества и разнообразия выписываемых первичных документов носит трудоемкий характер и требует больших затрат времени. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке.

Для сокращения числа первичных документов, там, где это возможно, отпуск материалов целесообразно оформлять непосредственно в карточках складского учета по форме М-12. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании установленных лимитов.

На небольших предприятиях, где материальная ответственность за сохранность, движение и использование материалов на складе и в производственном цехе возложена на одно лицо, движение материалов документами не оформляется. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в производственных актах или отчетах.

2.2.           Учёт материалов на складах и строительных объектах.