Разработка модели информационного обеспечения деятельности структурных подразделений администрации города (на примере комитета по тра

     «Советский  энциклопедический словарь», в свою очередь, определяет данный термин как «сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом, например, с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.»¹³. Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний»¹⁴.

     В соответствии с утратившим силу на сегодняшний день Федеральным законом  «Об информации, информатизации и  защите информации» № 24-ФЗ от 20.02.1995 года понятие «информация» представляется как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления»¹⁵. Новый Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 14.07.2006 № 149-ФЗ толкует термин «информация» как (сведения, сообщения, данные) независимо от формы их представления»¹⁶. Таким образом, изучение и анализ научных публицистических, а также энциклопедической и справочной литературы позволяют прийти к выводу о том, что, несмотря на многочисленные исследования в сфере информационных отношений четкого определения термина «информация» нет. В связи с этим, продолжаются попытки дать развернутое определение категории информации.

     Информация  является одним из основных элементов  управления. «…Она выступает связующим  звеном между объектом и субъектом  управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации»¹⁷.

     Все управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение  информации, которая связана с  отражением, познанием и преобразованием  различных форм жизнедеятельности людей. Но в управлении вообще и в муниципальном управлении в частности происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

     Управленческая  информация – это часть информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к обслуживанию муниципально-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий¹⁸.

     Управленческой  информации придается особое значение в системе принятия решений. «Если государственный служащий – это основа государственного управления, авторитет власти, то информация – её сила, главное богатство экономики. Управленческая информация не только простое средство общения, взаимодействия, жизнеобеспечения, это сила и инструмент власти…»¹⁹.

     С информацией работают все специалисты  управления. В соответствии с рисунком 1.1. затраты времени у них структурируются  по-разному.

Рисунок 1.1 – Процентное распределение рабочего времени, затрачиваемого персоналом на работу с информацией

     Информация, как научная категория, в управленческих структурах характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относятся:²⁰

• известная самостоятельность данных;
• возможность многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;
• пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;
• доступность математического анализа;
• системность;
• коммуникативность;
• количественная и качественная определенность.

     Важнейшим свойством информации является возможность  ее многократного использования. Однако это свойство нередко порождает  определенные психологические стереотипы. Многократно повторяемые причины, следствия, решения, стандарты нередко отучают от критического восприятия информации в новых условиях, умения видеть в ней новые явления, отражение новых черт, особенностей, явлений и закономерностей объективного мира.²¹

     Информация  как совокупность данных и знаний представляет собой меру организации системы управления и является ее достоянием. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления (рисунок 1.2.).

Рисунок 1.2 – Общая характеристика управленческой информации

     Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение социальной действительности (а так же природной  в той мере, в какой она вовлечена  в орбиту общественной человеческой деятельности), ее классифицируют в зависимости от степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней (таблица 1.1.). 
 

Таблица 1.1 – Классификация информации

     Как и всякая классификация, приведенное  разделение информации по видам носит  условный характер. На практике различные  виды информации могут тесно переплетаться  друг с другом, а одна и та же информация выступать в различных видах.

     Качество  информации следует считать важнейшим  фактором объективности принятия управленческих решений. Выделяют следующие требования, предъявляемые к качеству информации:²²

• актуальность: означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;
• достоверность: определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;
• достаточность: свидетельствует о том, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;
• доступность: связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;
• полезность, т.е. информация не должна содержать неиспользуемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;
• готовность, т.е. информация не должна нуждаться в дополнительной переработке;
• однозначность, т.е. информация не должна допускать различных толкований;
• аутентичность: обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.
• объективность информации, т.е. приближенность информации к первоисточнику или точность передачи информации;
• релевантность, т.е. степень приближения информации к существу вопроса или степень соответствия информации для оценки риска;
• стоимость информации.

       Кроме этого, в некоторых исследованиях  выделяются такие качества, как  своевременность информации²³, а также²⁴ надежность (с определенной степенью риска); комплексность системы информации; адресностъ; правовая корректность; многократность использования; высокая скорость сбора, обработки и передачи; возможность кодирования.

     Прежде  чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что информация:

• обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;
• сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;
• более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;
• несущая факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;
• становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.

           Итак, информация, исходящая  из властных структур, может иметь  большее управленческое воздействие  и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи.

     Придавая  важнейшее значение информации в муниципальном управлении, следует выделить источники её формирования:

• нормы законодательных и иных актов, дающие право муниципальным органам и муниципальным служащим принимать определенные управленческие решения или совершать управленческие действия в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);
• обращения граждан в муниципальные органы по реализации своих законных интересов и субъективных прав (обслуживание и защита прав и свобод граждан);
• обязательные указания вышестоящих (государственных) органов, подлежащие исполнению нижестоящими (муниципальными) и обеспечивающие реальность муниципального управления (директивная управленческая информация);
• факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах муниципального управления).