Разработка модели информационного обеспечения деятельности структурных подразделений администрации города (на примере комитета по тра

      Таким  образом,  информационное  обеспечение  —  это   часть   системы управления, которая представляет собой совокупность данных о  фактическом  и возможном   состоянии   элементов    производства    и    внешних    условий функционирования  производственного  процесса  и  о   логике   изменения   и преобразования элементов производства.

      Выделяют два уровня характеристики  информационного обеспечения:

   - элементный, т. е. совокупность  данных, характеристик, признаков;

   - системный, т. е.  воспроизводящий  взаимосвязи  и  зависимости  между      классификационными   группами   информации,   реализуемый    в    виде      информационных моделей.

      При элементной характеристике  информации изучаются состав  информации, форма и виды носителей, их номенклатура.

      Основные требования к качеству  информации:

   - своевременность;

   - достоверность (с определенной  вероятностью);

   - достаточность;

   - надежность (с определенной степенью  риска);

   - комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости  товара,      условиям по стадиям жизненного цикла товаров  фирмы  и  конкурентов  и      т.д.);

   - адресность;

   - правовая корректность информации;

   - многократность использования;

   - высокая скорость сбора, обработки  и передачи;

   - возможность кодирования;

   - актуальность информации.

      При характеристике  информационной   системы   исследуются   движение информационных  потоков,  их   интенсивность   и   устойчивость,   алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям  схема документооборота.

      Решения являются идеальным описанием  желаемого  состояния  объекта  и методов  достижения  этого  состояния.  Они   представляют   собой   продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный  объект  в  четко описываемых условиях. Качество решения  как  готового  продукта  проявляется опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение  направлено.

      При создании информационного  обеспечения ориентируются на  усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов.  Особое  место  здесь  занимает  информация  об  управлении,  в  которой отражаются прогрессивные приемы и  методы  организации  управления

      В  процессе  организации   информации  принципиальное  значение   имеет расчленение  ее  на   условно-постоянную,   выполняющую   роль   нормативно- справочной,  и  переменную.  Оба  эти  вида  информации  на  основе  анализа классификационных связей организуются  во  взаимосвязанные  блоки  (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими  процесс  в  статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

      Процесс формирования информационного   обеспечения  включает  несколько этапов:

   -  описание  состояния  объекта,  т.  е.  физическая   фотография.   Это      предполагает набор  технико-экономических  показателей  и  параметров,      характеризующих управляющую и управляемую системы,  с соответствующей      классификацией этих показателей;

   - моделирование классификационных  связей  в  информационных  массивах  с      выделением  причинно-следственных  зависимостей,  т.  е.  формирование      частных статических моделей;

   - отражение в информационных  моделях  динамики  отдельных   элементов  и      процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного      изменения в   производстве.   При   этом   количественное   изменение      предполагает корректировку информации, а качественное изменение — ее      частичную или полную перестройку;

   - создание интегрированной   информационной   модели   процесса   производства,      отражающей  взаимосвязь и динамику как  локальных процессов, так   и   всего      производства.

      Порядок формирования информационного обеспечения определяет подход к анализу состава  информации. Организация информации в значительной  степени  предопределяет  порядок  ее хранения,  регистрации,  обновления,  передачи  и   использования.   Четкая организация банков данных  позволяет более полно обосновать  направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

      Таким образом, система информационного   обеспечения — это  совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей  его среды, организованная во  взаимосвязанных потоках  сведений.  Эта  система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи  их пользователю.

     Рассматривая  систему информационного обеспечения Управления транспорта, можно выделить ее составные части, которые обеспечивают получение информации для нормального функционирования всей системы:

• техническое обеспечение – комплекс технических средств, соответствующая документация на эти средства. К техническому обеспечению можно отнести средства компьютерной техники – компьютеры любых моделей, которые могут объединяться в локальные сети.
• программное обеспечение – совокупность программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. В состав программного обеспечения входят системные и специальные программные продукты, прикладное программное обеспечение (Windows), а также техническая документация.

     Организация информационного обеспечения предполагает наличие совокупности соответствующих  технологий, основанных на использовании тех или иных средств сбора, передачи, обработки, хранения и предоставления информации в процессе управленческой деятельности.

     Современные технические средства по своему составу  и функциональным возможностям весьма разнообразны и покрывают весь спектр потребностей в организации и информационном обслуживании управления.

     На  балансе Управления транспорта находится 20 персональных компьютеров на базе процессоров Intel Pentium IV, Celeron с частотой от 1,2-3,2 ГГц., которые не полностью удовлетворяют требованиям программного обеспечения, используемого в Управлении транспорта. На данных персональных компьютерах используются операционные системы семейства Microsoft Windows: Windows Xp Professional, Windows 98. соотношение этих операционных систем представлено на рисунке 3.1.

     

Рисунок 3.1 – Процентное соотношение операционных систем, используемых в                    Управлении транспорта администрации города Хабаровска

     Как видно из рисунка, основной операционной системой, используемой в  является версия Microsoft Windows – Windows Xp Professional.

      Для обработки, распечатки, тиражирования  информации в Управлении транспорта используется: 5 принтеров; 1 плоттер для широкомасштабной печати; 1 единица копировально-множительной техники; 1 сервер, обеспечивающий обработку данных.

      Для решения функциональных задач, стоящих  перед Управлением транспорта и их информационно-правового сопровождения используется следующее программное обеспечение:

• Microsoft Office 2003 – пакет офисных программ, позволяющий составлять текстовые документы, обрабатывать массивы данных с помощью статистических и математических методов;
• Правовая система «Консультант Плюс», позволяющая следить за изменениями в законодательстве.
• 1С: Предприятие, обеспечивающая автоматизацию бухгалтерского учета;

      - Программный комплекс «ДИМАС» – специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации учета выполнения пассажирских перевозок, километража, рейсов и их регулярности. «ДИМАС» удобный, простой и логичный в использовании программный комплекс. Программный комплекс «ДИМАС» призван устранить часть рутинных операций, значительно сократить время на построение всевозможных отчетов и в целом повысить эффективность работы диспетчерской службы Управления транспорта. Выпуск первой версии программного комплекса «ДИМАС» был осуществлен 01.01.2006 года, а введен в эксплуатацию в июне 2006 года. Было организовано обучение по работе с данным программным продуктом специалистами-разработчиками   в течение двух месяцев и пробная работа в течении четырех месяцев.

     - Система «Гран-Док», позволяющая обеспечить:

• единый порядок работы с документами во всех подразделениях администрации города и в структурах, находящихся в ее ведении;
• единые унифицированные технологические процедуры прохождения и обработки документов;
• единую систему индексации (регистрации) и учета документов в организации;
• единую систему контроля исполнения, доведение конкретных поручений в электронном виде до подразделения – исполнителя, оперативный доступ руководителей к информации о ходе исполнения документов и поручений;
• автоматизацию процессов работы с документами на протяжении всего жизненного цикла документа от регистрации до списания;
• автоматизацию процессов формирования отчетов, отбора документов в папки, печати отчетов, регистрационно-контрольных форм (РКФ) документов, сопроводительных материалов, напоминаний и т.п.;
• централизованное администрирование: регистрации пользователей, определения классов и схем доступа к информации, ведения классификаторов;
• совмещение бумажного и безбумажного документооборотов, при котором каждому электронному документу, имеющему юридическую силу, обязательно соответствует бумажный документ;
• аккумулирование электронного банка документов Управления транспорта.

      В настоящее время все компьютеры, соединены в локальные вычислительные сети, а основная масса информации хранится на сервере – специальном компьютере, предназначенном для этих целей. Доступ к информационным ресурсам осуществляется через локальные вычислительные сети, что заметно уменьшает время доступа к данным, экономит ресурсы персональных компьютеров, и, что немаловажно, предотвращает дублирование информации. Данные сети в 2008 году  интегрированы в локальную вычислительную сеть администрации городского округа «город Хабаровск» посредством высокоскоростной оптико-волоконной линии.

     Система информационного обеспечения Управления транспорта  разработана в соответствии с системным подходом. То есть, данная система информационного обеспечения спроектирована не под каждую функцию, а под комплекс функций, что позволяет централизовать работу по сбору, обработке, хранению передачи информации.

      По  степени охвата информации информационная система Управления является комплексной, так как охватывает весь управляемый комплекс. По уровню механизации и автоматизации процесса переработки информации система информационного обеспечения Управления транспорта относится к смешанной, поскольку  информация  собирается и преобразуется персоналом  с помощью механизированных и автоматизированных устройств.

      При организации информационного обеспечения  принципиальное значение имеет распределение  информации на прямую (командную, исходящую от управляющей системы)  и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения. По каналам прямой и обратной информационной связи движутся потоки информации.

      Для Управления транспорта - это законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих органов управления, сведения, касающиеся упорядочения и развития объектов управленческой деятельности, различные справки, записки, сводки и другие документы.

     В Управлении транспорта используются три способа защиты информации: разграничение доступа, антивирусная защита, резервное копирование.

     Ответственным должностным лицом, курирующим работы по информатизации, является начальник отдела информационного обеспечения администрации городского округа «город Хабаровск».  

3. Проблемы в получении  своевременной и достоверной информации при управлении городским транспортным комплексом