Курс лекций по "Делопроизводству"

Отметки о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.

Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, к которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например:

              В дело № 1–18

              Подготовлен ответ

              Исп. № 1–18/39 от 20.01.1997

              Подпись.  Дата

В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и его служебного телефона, например:

Иванов 223 49 21

Этот реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или обороной стороны последнего листа документа.

В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующий листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое реквизит документа?

2. Какие реквизиты называются взаимоисключающими?

3. Какие реквизиты относятся к постоянным и переменным?

4. Какие реквизиты входят в состав общего бланка?

5. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем?

6. Что представляет собой формуляр-образец?

7. Что называется типовым формуляром?

8. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?

9. Как формулируется заголовок к тексту?

10. Какие элементы входят в состав реквизита «адресат»?

11. Как пишется почтовый адрес в реквизите «адресат»?

12. Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете? Где они располагаются?

13. Какие элементы входят в реквизит «подпись»?

14. Какие элементы входят в состав грифа утверждения?

15. Как оформляется приложение к документу?

16. Из каких элементов состоит реквизит «резолюция»?

Лекция 3

СОСТАВЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Вопросы:

1. Требования к текстам документов.

2. Составление отдельных видов документов.

1. Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом от­но­шении. Основными чертами делового языка являются простота, ла­ко­нич­ность, ясность, точность.

При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитеты, гиперболы, метафоры. В тексте документа не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения как: настоящим сообщаю, предъя­ви­те­лю сего, на предмет выдачи, препровождено, доношу, действительно ра­бо-та­ет и т.д.

Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла…», «Развернуть культмассовую работу…», «В части удовлетворения запросов…», «Имеет место рост производительности…» и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая, размах — обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять таких слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов, например: своя автобиография, отступать назад, не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.

Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки…», «В целях улучшения работы целесообразно…», «Объединить воедино», «Хронометраж времени» и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же по­ня­тие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются рав­но­зна­ч­ные им русские, например: «утрировать» вместо «преувеличивать», ин­диф­ферентно — равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.д.

Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профес­сио­нализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы — слова, разные по зву­ча­нию, но близкие по значению, например: известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное ка­лен­дарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с. г.

Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и в середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г. М. Ивановой и В. А. Смирновой…».

При составлении организационно-распорядительных документов реко­мен­дуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (тра­ди­цион­ные) словосочетания и словесные формы, применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед опре­деляемым словом (временное исполнение обязанностей), дополнение — после управ­ляющего слова, обстоятельственные слова — ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) — в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать прос­той глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах, употреблять гла­го­лы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.)
и языковые конструкции повелительного характера.

2. Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьез­ные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фак­тов. В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и по вопросам общей деятельности.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…», «В связи с производственной необходимостью…».

Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и краткое содержание, например:

              Основание: распоряжение Совета министров Республики Беларусь

                                          от 01.02.1997 № 143р «О…».

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке).

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, например, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности и ФИО пишутся в винительном падеже).

Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлять распорядительную часть в виде таблицы, например:

Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько; а если одно, то «См. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу:                                                                                                                Приложение

к приказу Министра

культуры РБ

09.08.2004 № 200

Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов»,
«О проведении инвентаризации основных фондов».

Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте его последнего листа, например:

              1 – в дело…

              2 – Министерство образования РБ.

При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа.

В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей
и распорядительной. Распорядительная часть может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся с новой строки. В некоторых случаях распорядительное слово «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» может отсутствовать.

Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию Мето­дической комиссии факультета».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.