Курс лекций по "Делопроизводству"

Петрову В. Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат-автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ отправляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и

руководителям организаций

При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.

В связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 «Конверты почтовые. Технические условия» приказом министра РБ от 19.08.1997 № 163 установлен порядок адресования почтовых отправлений:

● в адресате получателя вначале пишется ФИО или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которые будут осуществлять доставку отправления. Таким образом, реквизит «адресат» на документе с указанием почтового адреса будет иметь следующий вид:                                          БГАТУ

пр. Ф. Скорины, 99

220023, г. Минск-23

● на документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, поселка и т.п., например:                                                        Боровик Е. Г.

ул. Красивая, д. 15, кв. 26,

211059, п/о Ляды

Дубровинского р-н

Витебской обл.

● при адресовании документа за пределы республики (в страны СНГ) дополнительно указывается название страны, например:

                                                                                                                     ВНИИДАД

                                                                                                                     ул. Марклевского, 7а

                                                                                                                    113161, Москва-61

                                                                                                                     Россия

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения постоянным корреспондентам или учреждения своей системы.

Обязательным реквизитом каждого документа является его дата — время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливаются два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр — день месяца, вторая — порядковый номер месяца, последние четыре цифры — год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день и месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить ноль. Например, дату «2 января 2005 г.» следует оформлять так: 02.01.2005.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц — прописью, например, 06.02.2005 — 6 февраля 2005 г.

Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ.

При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте.

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его — с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

              Начальник отдела кадров

              Подпись              А. Г. Петров

              Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном месте, а на проекте документа делается надпись «Замечания прилагаются».

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа или на обороте.

Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово «СОГЛАСОВАНО» пишут без кавычек. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

              С О Г Л А С О В А Н О

              Директор гормолзавода 

              Подпись  А.Г.Федоров

              Дата

После визирования документы подписываются. Подпись — обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними — личной подписи. При этом в расшифровку подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

Директор института                                          Подпись                                   А.П.Петров

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются  наименования должностей, распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишутся в алфавитном порядке).

Подпись располагается ниже реквизита «текст», не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Реквизит «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:     У Т В Е Р Ж Д А Ю

          Директор гормолзавода

         Подпись              И.О.Федоров

23.05.2004

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ министра образования

Республики Беларусь

03.11.2004 № 59

На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью (в негосударственных организациях — печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и личной подписи. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включить в инструкцию по документационному обеспечению управления организации.

Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 3 л. в 2 экз.

Если приложений несколько,  они не упоминаются в тексте, то нумерация производится арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Если к документу прилагается документ, который сам имеет приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: письмо комитета по архивам и делопроизводству

    Республики Беларусь от 10.12.2005 № 1-28/120

                   и приложение к нему, всего 6 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Указание о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом «подпись». Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной, а слово «листы» и «экземпляры» — сокращенно «л» и «экз».

Документы-приложения оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

                                                                                                  Приложение

                                                                                                  к письму

                                                                                                  03.04.2004 № 1-24/180

На приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак № не ставится, например:

                                                                                                  Приложение 2

                            к приказу директора завода                                          02.10.2005 № 150

Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом:

              К руководству

              К исполнению

              К сведению

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например:

              Срочно примите меры по обеспечению…

              Немедленно подготовить письмо…

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Резолюция состоит из следующих элементов: указание Ф.И.О. исполнителя, содержание действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д.

Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.