Курс лекций по "Делопроизводству"

Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять — семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.) Формат А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф; формат А6 — для регистрационных карточек.

Писчая бумага, на которой оформляются документы, различается по сортам: № 0, № 1, № 2. Бумага сорта № 0 — это бумага высшего сорта и предназначена для первых экземпляров документов (постоянного хранения). Бумага сорта № 1 — чуть похуже, на ней печатаются документы долговременно­го хранения. Бумага сорта № 2 имеет желтоватый оттенок и используется для из­готовления копий.

Необходимо знать еще одно правило: любой документ, оформленный на бумаге формата А4, А5 должен иметь поля (это касается и рукописных документов: заявление, автобиография).

Стандарт СТБ 6.38.– 2004 устанавливает следующие размеры полей в мм:

● левое поле — 30 мм (для подшивки документов в дело);

● правое поле — не менее 8 мм (резерв бумаги для износа);

● верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм. 

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный.

Макет общего бланка с продольным расположением реквизитов

Герб Республики

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Название вида документа

_________________                                                                      №              ______________

Место составления

              Макет общего бланка с угловым расположением реквизитов

Герб республики

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Название вида документа

________________ № _______________

Место составления

Макет бланка письма с угловым расположением реквизитов

Герб республики

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Почтовый адрес отправителя

Коммуникационные и коммерческие данные

_________ № __________

На №  ______ от ________

Макет бланка письма с продольным расположением реквизитов

Герб республики

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Почтовый адрес отправителя

Коммуникационные и коммерческие данные

_________ № __________                                                         На №  ______ от ________

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр‑образец — модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец устанавливает формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение реквизитов.

Формуляр, предназначенный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. Он также характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В формуляре-образце реквизиты располагаются таким образом, чтобы это со­ответствовало последовательности заполнения документа при его оформлении. Реквизиты, используемые в одной и той же операции при работе с документами, располагаются рядом. Реквизиты, наносимые на документы одним и тем же способом (типографическим, вручную), также, по возможности, располагаются рядом.

Для каждого реквизита на формуляре-образце отводится площадь, соответствующая его максимальному значению, выраженному в печатных знаках (дата, индекс, вид документа и т.д.).

При размещении реквизитов на формуляре-образце учитывается необходимость максимального увеличения площади для текста документа.

2. При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

● оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось такое наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

● оттиск печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация об органах, имеющих особое юридическое значение для пред­приятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а так­же на документах о расходовании денежных и материальных средств и для дру­гих финансовых операций. Оттиск печати используется для сви­де­тель­ство­ва­ния верности копий как при обычном, так и при нотариальном под­тверж­де­нии их происхождения;

● индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

● дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактически отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

● подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

3. Указание автора — обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения. Не допускается употребление в бланках только сокращенного буквенного наименования учреждения-автора типа БГАТУ, БелНИИДААД и т.д.

Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида — протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными (типовыми), т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называются общими).

В служебных документах с продольным расположением реквизитов на бланке название документа дается посередине, а при угловом — в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «индекс» и пишется прописными буквами.

Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?».
«О сдаче…», «Об изменении…», «Об отмене…» и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа.

Примерные наименования унифицированных форм документов

Акт                                          - о чем?              — о приеме-передаче дел;             

Баланс                            - чего?              — исполнения сметы расходов;

Ведомость                            - чего?              — закупки продуктов у населения;

Журнал                            - чего?              — учета поступивших грузов;

Заявка                            - на что?              — на сырье и материалы;

Заявление                            - о чем?              — об отказе от акцепта;

Калькуляция              - чего?              — себестоимости продукции;

Карточка                            - чего?              — складского учета материалов;

Квитанция                            - на что?              — на получение материалов;

Накладная                            - на что?              — на отпуск товара;

Отчет                             - о чем?              — о выполнении плана поставок;
План                                          - чего?              — научно-исследовательских работ;

Положение                            - о чем?               — о производственном объединении;

Правила                            - чего?              — внутреннего трудового распорядка;

Представление              - о чем?              — о поощрении;

Приказ                     - о чем?                   — о создании производственного объединения;

Реестр                            - чего?              — чеков;

Смета                            - чего?              — расходов на социальное обеспечение;

Табель                            - чего?              — посещаемости детских учреждений;

Тариф                            - на что?              — на основные виды работ по бытовому

                                                                                      обслуживанию населения.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5, т.е. текст которых практически не превышает 10–15 строк, а также извещения, телеграммы, телефонограммы.

На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного под­разделения, должность, ФИО лица, которому адресуется документ и поч­то­вый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать определенные правила.

Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры

Республики Беларусь

Общий отдел

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном падеже.

Министерство культуры

Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

г-ну Иванову А. В.

В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20