Совершенствование системы внутрифирменного контроля на предприятии (на примере ТОО ФК «Ромат»)

Рисунок 2.4 – Этапы внутрихозяйственного контроля хранения запасов

Существует методика контроля за сбытом лекарственных товаров и средств медицинского назначения, направленная на увеличение рентабельности продаж, усиление финансового положения фармацевтических компаний.

Для фармацевтического дистрибьютора реализация лекарственных средств и изделий медицинского назначения является основной. По этой причине осуществление внутреннего контроля в функциональной области «Сбыт» является наиболее важной. Существует необходимость создания действенных и эффективных механизмов контроля, позволяющих снизить и избежать как внешних, так и внутренних рисков.

«К основным внешним рискам следует отнести негативное воздействие со стороны государственных фискальных органов, связанное с неправильным отражением товарных операций на счетах бухгалтерского учета, нарушением законодательства в реализации лекарственных средств, и неплатежей клиентов. К основным внутренним можно отнести экономическую неэффективность, обусловленную преднамеренными негативными действиями или действиями, совершенными вследствие невнимательности или халатного отношения к должностным обязанностям со стороны сотрудников при проведении сделок купли-продажи» [13, С.188].

Для организации внутрихозяйственного контроля продаж разработаны методы контроля, позволяющие эффективно снижать внешние и внутренние риски. Данные мероприятия направлены на своевременное пополнение, сбыт, хранение запасов, а также их материального учета в соответствии с нормативной документацией. Основные этапы внутрихозяйственного контроля сбыта отражены в соответствии с  рисунком 2.5.

Рисунок 2.5 – Этапы внутрихозяйственного контроля сбыта лекарственных средств

Отчеты о результатах контрольной деятельности и рабочие документы внутреннего аудитора, позволяющие формировать объективную оценку о выявленных нарушениях и предлагать мероприятия по их устранению предоставляются Президенту ТОО ФК «Ромат».

По результатам проведенных проверок «административному руководству компании и подразделений представляются аналитические отчеты с отражением недостатков системы внутреннего контроля, в том числе фактов нарушения законодательства и внутренних нормативных документов, решений и указаний руководства компании, невыполнения планов, неэффективной организации бизнес-процессов, неправомерного использования средств, искажения бухгалтерской и управленческой отчетности» [20, С.89].

Таким образом, кроме обозначенных недостатков в отчете отражаются предложения по минимизации системных, существенных и повторяющихся рисков в подразделении, излагаются причины возникновения рисков и отношение к ним руководства подразделений с оценкой объективности сформулированных причин.

3    Проблемы и перспективы развития предприятия

3.1 Проблемы системы внутрифирменного контроля

Основными проблемами, среди контрольных служб при исследовании ТОО ФК «Ромат», называются:

- недостаточная компитентность рабочих стандартов контрольной работы;

- слабая система подготовки персонала в области контрольной работы;

- слабая законодательная база в области контрольной работы;

- низкое качество проводимых контрольных мероприятий.

С целью получения объективных данных было проведены исследования. Представители внутреннего контроля около 10 крупных и средних предприятий, практически всех отраслей экономики (связь, транспорт, энергетика, приборостроение, легкая промышленность, строительство, переработка и транспортировка нефти, пищевая, торговля и т.д.) предоставили свои данные по осуществлению контроля на своих предприятиях.

Так, по прежнему, на большинстве предприятий, в том числе и наша фармацевтическая компания уделяется внимание внутреннему контролю. При этом по  данным за 2008 год значилось, что на всех  предприятиях, безусловно, уделялось внимание внутреннему контролю. «На  80 % из них контрольные функции были возложены на специально созданные службы, а на 20 % эти функции выполняли бухгалтерии и ревизионные комиссии» [44].

В 2009  году такая пропорция сохранилась, однако заметно возросла роль ревизионных комиссий. Выразилось это в том, что  контрольные мероприятия, которые включаются в ежегодные   планы контрольно - ревизионной работы контрольных служб предприятий   и ревизии, проводимые ревизионными комиссиями, все чаще  ими проводятся совместно.

Действительно часто бывает так, что не закончилась одна проверка или ревизия, а те же самые вопросы вновь начинают проверяться   в ходе других контрольных мероприятий. Это явно мешает нормальному функционированию предприятий. Не будем забывать и о проверках, проводимых органами финансового контроля и внешними аудиторами.

Такое взаимодействие, последнее время,  даже закрепляется в Положениях о ревизионных комиссиях. Безусловно, здесь масса плюсов. Это повышение качества и эффективности ревизий, устранение дублирования контрольных мероприятий  проводимых ревизионными комиссиями и  контрольными службами предприятий. У последних появляются права ревизионных комиссий, которые значительно выше тех которые, как правило, есть  в их регламентах.  Такие права у комиссий имеются благодаря Законам об Акционерных обществах и Товариществах с ограниченной ответственностью. И кроме того, учитывая, что сегодня  контрольные cлужбы   собственникам  подчиняются очень редко, ниже мы это тоже увидим, информация о результатах ревизий и проверок, в  случае совместного проведения, для собственников будет более полная и достоверная.

В цифрах это выглядит следующим образом:

- 70 %  контрольных служб  ежегодно включают в планы и проводят ревизии финансово - хозяйственной деятельности.

- 30 % контрольных служб  вообще не проводят ежегодные ревизии, так как их проводят или представители головных предприятий и управляющих компаний, или свои  ревизионные комиссии.

Данное положение можно объяснить не целесообразностью дублирования работы по проведению контрольных мероприятий и вообще, более высокой эффективностью именно тематических проверок. Ведь в большинстве случаев, тематические проверки проводятся, когда уже есть информация о возможных нарушениях,  имеется методика их проведения, меньше времени требуется на решение организационных вопросов, подготовка к ним носит уже   целевой характер.  Как следствие, на практике  достигается   более высокая результативность.

Так вот, из первой категории, ревизии  проводят совместно с ревизионными комиссиями  около 55 %  контрольных служб   и соответственно 45 % отдельно.

Однако, среди тех служб, а это в основном Отделы внутреннего аудита имеющиеся у предприятий, вышедших на публичное размещение акций, этот процент гораздо выше, и пропорция уже составляет 75 % и 25 % соответственно.

Такой факт поясняется тем, что из всех служб внутреннего контроля, наибольший процент подчинения собственникам  через совет директоров, именно  у Служб внутреннего аудита.

Кстати, в предыдущем году исследования этого вопроса показали, что из  служб внутреннего финансового контроля подчинялись: собственникам, в том числе руководителям, являющимся основными собственниками - 15%; руководителям предприятий – 50 %; службе безопасности – 10 %; главному бухгалтеру -  20 %  и имели  другую подчиненность – 5 %.

В этом году, цифры практически не изменились и составляют соответственно 25 %, 45 %, 10 %, 15 % и 5 %. Конечно, наиболее оптимальным является непосредственное подчинение собственникам. И  тенденция к этому здесь наглядно прослеживается. Рост числа предприятий, где службы внутреннего контроля подчиняются непосредственно собственникам, произошел за счет уменьшения подчиненности их, руководителям предприятий и главным бухгалтерам.

 При этом самый высокий процент  подчиненности непосредственно собственникам, у Служб внутреннего контроля и аудита - около 85 %.

В последнее время, многие контрольные cлужбы   выделяются в отдельные юридические лица или работают в составе Управляющих компаний, которые напрямую контролируются собственниками. В ТОО «Ромат» существует подведомственная контрольная служба, в составе предприятия.

Стремление акционеров вывести службы из подчинения руководителей – не являющихся собственниками  и перевести их на окупаемость. «То есть, на лицо внедрение аутсорсинга даже в систему внутреннего контроля» [30, С.109].

По данным на 2008 год, из специально созданных контрольных служб, без учета Служб экономической безопасности и бухгалтерий, и если опираться только на названия,  в виде Контрольно-ревизионных управлений (отделов) функционировали – 40 %, Служб внутреннего аудита – 35 %, Служб финансового контроля – 15 % и самых разнообразных названий (служб финансового мониторинга, контрольных бюро, экспертно-аналитических бюро, контрольных департаментов и т.д.) – 30 % [44].

В 2009 году цифры изменились незначительно и выглядят следующим образом: 40 %, 40  %, 15 % и 20 % [45].

Службы экономической безопасности, на протяжении двух исследуемых периодов, имелись не зависимо от наличия или отсутствия других контрольных служб на 90 % исследуемых предприятий. В чистом виде все указанные службы работают очень редко. Функции их во многом пересекаются и даже дублируют друг друга. Так контрольно-ревизионные отделы имеются и там, где существуют Службы внутреннего аудита и Службы финансового контроля. А Службы экономической безопасности работают вообще на 90 % предприятий, независимо есть или нет другие контрольные службы [45].

Имеются системы, когда под Службами экономической безопасности объединены все структуры, в том числе  и  Контрольно - ревизионные управления и Службы внутреннего аудита. «В Контрольно - ревизионные управления входят Службы внутреннего аудита и другие контрольные подразделения. Аналогично, Контрольно - ревизионные управления часто являются подразделением  Службы внутреннего аудита или Службы финансового контроля. Как тенденцию можно выделить увеличение числа Контрольно - ревизионных управлений и Служб внутреннего аудита» [31, С.218]. Вообще  конечно, дело не в названиях, мы это с вами понимаем. Основным являются функции,  возложенные на эти подразделения. Так что, не будем относиться строго к названиям и   обратимся к функциям, которые имеет служба контроля ТОО ФК «Ромат».

Исходя из международной практики  внутреннего и внешнего аудита и имеющегося законодательства в области контрольно-ревизионной работы  на сегодняшний день   можно констатировать, что имеется ряд  классических различий в  полномочиях. Это отражено на приведенной ниже таблице 3.1. Здесь конкретно показаны различия между службами контроля по форме осуществления, так как это представляет интересную информацию о их назначении на предприятии. В таблице не только даны формы осуществления контроля, но и сделан анализ контрольных мер. 

Еще раз отмечаем, что такие различия довольно условны и в основном функции зависят от решаемых задач и внутреннего регламента таких служб, а также от руководства предприятия.

Таблица 3.1 – Формы осуществления контроля