Совершенствование системы внутрифирменного контроля на предприятии (на примере ТОО ФК «Ромат»)

Вывод: Расчеты коэффициента абсолютной ликвидности показали, что на конец года этот показатель резко превысил нормативные ограничения на 1,3 пункта и составил 2,3 пункта, а это значит, на данный момент баланс абсолютно ликвиден так как может немедленно погасить на конец года 30 % своих текущих обязательств.

Коэффициент быстрой ликвидности показывает, что предприятие на конец года может оплатить свои текущие обязательства полностью на 100 %, даже останется для развития своего предприятия.

Коэффициент текущей ликвидности на начало года показал, что текущие активы в 1,6 раза превысили текущие обязательства, а на конец года текущие активы превысили текущие обязательства уже 5,8 раза, таким образом, предприятие имеет текущую ликвидность.

На начало года, коэффициент общей ликвидности показывает, что, за счет всех имеющихся активов на предприятии, оно, не сможет погасить всех своих обязательств на 100 %. Однако, на конец года этот коэффициент резко увеличивается на 0,5 пункта. Так же на конец года все коэффициенты ликвидности увеличиваются, это свидетельствует о повышении степени ликвидности баланса [17, С.229].

Таким образом, анализ хозяйственной деятельности является важным элементом в системе управления производством, действенным средством выявления внутрихозяйственных резервов, основой разработки научно обоснованных планов и управленческих решений, что может быть достигнуто посредством постоянного контроля. Исходя из полученных нами расчетов, ТОО ФК «Ромат» является устойчивым, платежеспособным, развивающимся предприятием. Анализ его хозяйственной деятельности отражает ликвидность предприятия.

2.3 Анализ системы внутрифирменного контроля ТОО ФК «Ромат»

В настоящее время компания «Ромат» представляет собой крупный фармацевтический холдинг, объединяющий под своей торговой маркой три современных завода по производству медикаментов, биопрепаратов и полимерных медицинских изделий,  национальную дистрибьюторскую сеть в 18 крупных городах республики и розничную сеть аптек.

Ассортимент выпускаемой продукции составляет около 130 наименований лекарственных средств, относящихся к различным терапевтическим группам.

С момента образования фармацевтическая компания «Ромат» (1992 год) и до настоящего времени (2010 год) компания «Ромат» следует своей стратегии и главной задаче – обеспечить казахстанцев качественными и эффективными лекарственными средствами. Вот почему именно качество является ключевым показателем в производстве и оценке деятельности компании. Не только руководители подразделений, но и каждый работник вовлечен в процесс поддержания бесперебойного функционирования системы менеджмента и ее постоянного совершенствования.

Гарантированное качество выпускаемой продукции на заводах «Ромат» обеспечивается за счет внедрения передовых технологий на каждом производственном участке. Три завода компании оснащены современным производственным оборудованием известных в мире производителей в соответствии с требованиями правил производственной практики GMP.  Отделочные материалы, используемые в строительстве и реконструкции заводов,  соответствуют  требованиям «чистых помещений», это исключает пересечения противопотоков,   взаимного загрязнение субстанций и готового сырья (перекрестная контаминация). Заводские лаборатории оснащены современным высокоточным испытательным оборудованием, позволяющим осуществлять контроль качества на всех стадиях технологического процесса. На одном из заводов «Ромат» - Павлодарском фармацевтическом заводе -  впервые в Казахстане, освоены методы валидации оборудования, производства, технологических процессов и контроля качества препаратов. Высокое качество продукции достигнуто благодаря освоению современных патентноспособных технологий таблетирования, использованию новейших вспомогательных материалов и способов обработки исходных веществ [10].

Внедрение в Ромате международного стандарта ИСО началось в 2007 году и совершенствуется ежегодно. Сотрудниками компании были всесторонне изучены стандарты ИСО серии 9001, внедрение которых в условиях фармацевтического рынка требует  специальной адаптации. В настоящее время разрабатаны  и внедрены документы, составляющие основу новой системы качества – «Политика в области качества» и «Руководство по качеству», документированные процедуры, а также создан отдел Внутреннего контроля и аудита.

Внедрение системы менеджмента качества (СМК), не только повышает имидж компании в глазах казахстанских и иностранных партнеров, инвесторов, но и позволяет самое главное удовлетворить потребности наших конечных потребителей. Внедрение стандартов  позволило улучшить качество производимых продуктов не путем воздействия на несоответствие или брак, выявляя причину его появления, то есть предупреждая его появление в принципе.

За период существования компании ее продукция завоевала широкое признание у казахстанских потребителей, а сама компания входит в число  крупнейших производителей лекарственных препаратов в стране. Но останавливаться на достигнутом «Ромат» не собирается.  В перспективных планах компании – укрепить свои позиции и сохранить лидирующее положение на казахстанском фармацевтическом рынке, путем внедрения международных стандартов качества. Произвести качественные лекарственные средства,  обеспечить поставку широкого ассортимента препаратов  по приемлемым ценам, - вот главная задача компании в улучшении качества жизни и реализации основной потребности человека – быть здоровым.

Система внутреннего контроля в ТОО ФК «Ромат» основополагается на  разработках методик контроля по хранению и сбыту лекарственных товаров.

Для изучения внутреннего контроля были поставлены и решены следующие задачи:

- изучены тенденции развития фармацевтического рынка и определены показатели эффективности финансово-хозяйственной деятельности ТОО ФК «Ромат»;

- обобщены теоретические положения, определяющие роль системы внутреннего контроля в управлении организацией, уточнены выполняемые ею задачи;

- определены объекты контроля, субъекты и их контрольные функции, учитывающие особенности торговли лекарственными товарами;

- определено информационное обеспечение внутреннего контроля, основой которого является управленческий учет;

- разработаны методики внутрихозяйственного контроля хранения запасов, сбыта;

- уточнена роль службы внутреннего аудита и ее взаимодействие с субъектами контроля других департаментов и отделов;

- разработаны отчеты о состоянии внутреннего контроля в подразделениях и формы рабочих документов по результатам внутреннего аудита.

Контрольная деятельность относится ко всем уровням и подразделениям компании и включает целый ряд различных видов процедур, встроенных во все бизнес-процессы. Поэтому рассмотрен способ организации контрольной деятельности ТОО ФК «Ромат» в разрезе функций деятельности.

Это определяет возможность выделения особенностей контрольной среды каждой функции в отдельности и внедрения контрольных процедур непосредственно в действующие бизнес-процессы. «При формировании системы внутреннего контроля по функциям деятельности важными критериями являются:

- определение подконтрольного процесса;

- установление ответственных подразделений;

- определение результата достижения подконтрольного процесса;

- влияние существующих рисков» [12, С.115].

Структура и взаимосвязь подразделений ТОО ФК «Ромат» представлена в соответствии с рисунком 2.2.

Рисунок 2.2 – Структура и взаимосвязь подразделений торговой фармацевтической компании

При оценки совершенствования функции службы внутреннего контроля, направленное на координацию взаимодействия субъектов контроля подразделений в ФК «Ромат» рассмотрена роль службы внутреннего аудита, которой отводится важное место в системы внутреннего контроля, его подотчетность, цели и задачи, наличие внутренних документов, регламентирующих права и обязанности службы, а также способы и взаимоотношения с другими субъектами контроля в организации [10]. Важным этапом в осуществлении контроля по функциям деятельности фармацевтической компании является возможность проведения качественной проверки в разрезе действующих звеньев управления организацией. Поэтому здесь необходимы знания не только в области финансового учета и правового регулирования деятельности организации, но и наличие знаний в таких областях как маркетинг, логистика, персонал, продажи, информационные технологии. Сотрудники компании организационно подчиняются непосредственно исполнительному руководству, а функционально - подразделению внутреннего аудита и аудиторскому комитету, тем самым, обеспечивая его всей необходимой информацией, позволяющей оценивать систему внутреннего контроля.

Основой для этого послужила структура взаимодействия контрольных подразделений и анализ их функционального назначения в ТОО ФК «Ромат». Их взаимодействие отражено на рисунке 2.3.

Рисунок 2.3 –  Структура и взаимосвязь контрольных подразделений ТОО ФК «Ромат»

В приведенном рисунке отражена структура с использованием в системе внутреннего контроля субъектов контроля по функционалам деятельности подразделений и выделением отдельного процесса контрольно - ревизионной деятельности компании «Ромат».

Функциональные контрольные подразделения осуществляют независимую объективную оценку и анализ процедур внутреннего контроля за процессами, вырабатывают рекомендации, направленные на устранение выявленных недостатков, и осуществляют мониторинг выполнения таких рекомендаций. Оценка осуществляется с точки зрения достижения целей, поставленных перед системой внутреннего контроля организацией. Сотрудники функционального контрольного подразделения являются специалистами узкой специализации, которые способны качественно оценивать состояние процессов в соответствующих подразделениях.

Взаимодействие со службой внутреннего контроля и аудита происходит при помощи мониторинга, проводимого функциональными контрольными подразделениями, рекомендаций, сформированных службой внутреннего аудита. «Это осуществляется в соответствии с обязательным регламентом отчетов службы внутреннего аудита по результатам проведенных мониторингов и собственных аудитов, ревизий, аналитических и прочих процедур. Руководитель функционального контрольного подразделения согласовывает с начальником службы внутреннего аудита действия по устранению недостатков системы внутреннего контроля, выявленных в процессе аудитов» [12, С.145].

Построение методики внутрихозяйственного контроля основано на организации поэтапного инспектировании бизнес-процессов анализируемой области. Данный подход позволяет формировать наиболее полное представление о производственных процессах, генерации информации о возможных зонах риска, снижающих эффективность контролируемого процесса, и принятие мер по его своевременному устранению.

Это обследование направленно на выявление нарушений в сфере хранения, несоблюдения установленных внутренних нормативов по организации деятельности в функциональной области, предотвращение нарушений законодательных актов органов здравоохранения. «Методика определяет всестороннее рассмотрение хозяйственных операций, где источниками информации являются как данные бухгалтерского учета, так и внутренние инструкции и методики, данные складского учета и т.д.» [13, С.284].

Внутрихозяйственный контроль в рассмотренной функциональной области позволяет руководству компании создать представление об уровне эффективности действующих процессов, что в свою очередь позитивно отражается на организации осмысленной контрольной деятельности на местах управления и проведении качественного анализа действующих производственных процессов с целью их дальнейшего эффективного преобразования и минимизации рисков в этой области.

Использование при проверке разных источников позволяет объективно оценивать уровень внутрихозяйственного контроля. Рассмотренные в методике этапы проверки характеризуют бизнес- процессы, подверженные наибольшему негативному воздействию и имеющие ощутимые последствия при их наступлении. Основные этапы внутрихозяйственного контроля хранения запасов отражены в соответствии с рисунком 2.4.