Сущность, содержание и история персонального менеджмента

Основная  часть. Эта часть письма дает краткое описание ваших качеств со ссылкой на резюме, которым ваша рекламная кампания завершается.

Окончание письма. Вы не можете получить того, о чем не просите. В конце письма должна быть просьба о собеседовании. Предложите в нем также возможную дату и время встречи, укажите, что вы обязательно подтвердите назначенное вам время. В заключение используйте стандартные вежливые фразы. Оставьте 3–4 строки для вашей подписи и ниже напечатайте ваше полное имя. Под вашим именем лучше подпечатать и номер телефона, по которому с вами можно связаться. Можно указать номер своего телефона и в основной части письма, но помните, что в этом случае найти его труднее, когда читающий ваше письмо решит вам позвонить. Воспользуемся примером:

Господину Ерёмину Александру Николаевичу

Руководителю  планово-экономического отдела

фирмы «Старт»

440041, Пенза,  ул. Пролетарская, 15

 

Уважаемый господин Ерёмин!

Согласно  сообщениям в отраслевых изданиях, фирма «Старт»  планирует расширение производства путем  внедрения усовершенствованной  линии изготовления спичек. Фирма является лидером на рынке  производства спичек в нашей стране, и я был бы счастлив попасть в такую прекрасную команду.

Будучи  руководителем отдела дизайна небольшой спичечной фабрики «Омега», я разработал образцы продукции для поточной линии производства спичек, которая обеспечила фабрике рентабельность на уровне 31 % к себестоимости продукции. Такой уровень рентабельности поточной линии был достигнут впервые. Кроме того, мною разработан дизайн упаковки для нашей продукции, внедрение этой новой упаковки позволило на 14 % увеличить объем продаж в розничной торговле.

Я хотел  бы добиться не меньших  результатов для  фирмы «Старт». Имея двенадцать лет стажа  в области производства спичек и их упаковки, я могу быть весьма полезен в отделе дизайна Вашей  фирмы. Я позвоню  на следующей неделе, чтобы договориться об удобном времени  для встречи.

Искренне  ваш, Павел Сергачев

 

Дата

Сергачев  Павел Владимирович

 

440047, Пенза,  ул. Тамбовская, 9, кв. 96

Содержание  письма – это ваша рекламная визитная карточка. Помните, что  ваша задача заключается  в том, чтобы побудить его получателя перейти  к следующей стадии – получению автобиографии  или рекламного буклета, если речь идет о  вас как о частном  предпринимателе.

Постарайтесь  быть оригинальным при  составлении текста письма. Если же вы будете следовать всем известным  формулировкам и  употреблять шаблонные  фразы и навевающие скуку предложения, то работодатели могут  не проявить к нему никакого интереса.

Как сделать  так, чтобы ваше письмо выделялось из общего потока корреспонденции? Составляя письмо с просьбой о приеме на работу, необходимо иметь в виду следующие  соображения:

• сделайте его небольшим и по существу. Пятистраничные эпистолы исключаются. Максимум 6–7 кратких абзацев – вполне достаточно;

• прежде всего продемонстрируйте свой энтузиазм и желание получить именно эту работу. Безразличный текст вызовет соответствующую реакцию. Поэтому начинайте текст письма не со слов «ссылаясь на…», а словами «мне бы очень хотелось, чтобы мою кандидатуру рассмотрели в качестве…» или другими подобными фразами, несущими позитивный заряд;

• объясните, почему вы хотите получить именно эту работу. Не потому, что она вам обеспечит хорошую пенсию, поможет расплатиться с долгами или пользоваться машиной фирмы, а потому, что она предоставляет вам уникальную возможность применить все свои навыки в динамично развивающейся компании. Перегните немного палку и подпустите в текст лестные для компании характеристики. Большинству это нравится;

• упомяните о трех или четырех ваших выдающихся качествах. Однако будьте в этом предельно осторожны;

• не употребляйте клише типа «надеюсь вскоре получить от Вас ответ», так как оно практически всегда означает, что вы не уверены в получении вообще какого-нибудь ответа;

• заканчивайте письмо в позитивном ключе.

 

Полезные  «подсказки» в  написании письма

• Используйте качественную бумагу. Идеально подходит бумага формата А4 с отпечатанным адресом.

• Писать от руки можно, если это разборчиво. Напечатанное письмо допустимо почти всегда, если только не было особо оговорено, что заявление представляется написанным от руки.

• В письме не должно быть орфографических и грамматических ошибок, помарок.

• Где только можете, указывайте имя адресата.

• Не пишите в обращении слово «дорогой», если вы не знаете этого человека лично.

• Будьте кратки – быстро переходите к делу. Если ваше письмо занимает больше одной страницы – напечатайте его.

• Укажите на соответствие своих знаний и умений тем, которые требуются нанимателю, т. е. в том случае, если они указаны либо в описании работы, либо в рекламе.

Никогда не занимайтесь самоуничижением  и не указывайте на что-либо недостающее  в вашем портфеле знаний и умений. Их работа – выяснить это.

Итак, целью  всех вышеперечисленных  мероприятий является приглашение на собеседование. Многие думают, что, если их пригласили на собеседование, работа у них уже «в кармане». Но это  совсем не так. Всего  лишь одна небольшая  ваша ошибка, и у проводящего беседу сложится неверное впечатление о вас, а это означает, что все труды напрасны.

 

Написание заявления

Очень важным является принятие решения о том, в каком виде вам  следует выдать информацию. Последнее может  оказаться весьма простым делом, но рассчитывать на это  не стоит.

Сначала внимательно прочитайте требования, регламентирующие то, как следует  заполнять заявление. Если оговариваются  цвета чернил или  машинопись, постарайтесь выполнить эти требования, так как в противном случае ваше заявление не смогут фото– или ксерокопировать.

Некоторые разделы надо заполнять  печатными буквами, поэтому по очереди  рассмотрите каждый раздел перед тем, как приступить к  заполнению заявления. Попытайтесь ответить на все вопросы. Если какой-нибудь из них не имеет к вам отношения, запишите «Не относится». Если требуется указать точную дату того или иного события (день, месяц или год), укажите ее.

Указывайте  только ту информацию, которая имеет  прямое отношение  к делу, избегайте  превосходных форм выражения  и не перечисляйте все свои хобби, если у вас их слишком  много. Удостоверьтесь, что все ваши утверждения  в основном соответствуют  истинному положению  дел, так как любое  лживое заявление  может привести к  тому, что ваша просьба  будет сразу же отклонена.

В конце  такой кропотливой  и нудной работы снова  внимательно перечитайте  заполненную вами форму, проверяя орфографические  ошибки. Если почувствуете, что на свет появился правдивый и хорошо сбалансированный отчет  о вашей трудовой деятельности, подпишите  его и поставьте  дату. Однако если вы считаете, что вам  не хватило места  для перечисления важных данных о себе, вы можете приложить  дополнительный листок с этой информацией.

Если  все ваши документы  готовы к отправке: письмо о приеме на работу, резюме и  заполненный бланк  заявления, то последний  раз внимательно  прочитайте их. Если вы удовлетворены  видом и содержанием  подготовленных документов, аккуратно сверните их и запечатайте  в подготовленный конверт.

Убедитесь, что вы подписали  конверт и адресовали его нужным людям. Если вы опасаетесь за сохранность вашей  корреспонденции, то можете направить  ее заказным или ценным письмом.

Особо не рассчитывайте  на благоприятный  ответ с приглашением на собеседование  и оплатой всех расходов. Стоит быть готовым и к  тому, что вы просто получите вежливый отказ: вас поблагодарят за проявленный интерес  и выразят сожаление, что вы не попали в окончательный  список кандидатов на получение вакантных  мест. К сожалению, в таком положении  окажетесь не вы один.

Но вы уже предупреждены  о существовании  подобной проблемы. Вам надо будет  повторять правила  написания заявлений  о приеме на работу снова и снова.

 

Телефонный  звонок

Если  объявление, прочитанное  вами в газете, предполагает обращение по указанному телефону, если вы узнали из собственных источников о «горящей вакансии», если работодатель выразил  желание, чтобы вы обратились к нему по телефону, – в этих случаях, как правило, телефонный звонок заменяет письменное уведомление о предполагаемой встрече. Но не хватайтесь за телефон сразу же, когда мысль о звонке пришла вам в голову. Если вы звоните в самом начале поиска работы или чтобы подтвердить договоренность о встрече, то хорошо бы придерживаться следующих правил [110, c. 118].

1. Прежде чем звонить, потренируйтесь в правильном произношении фамилии и имени потенциального работодателя.

2. К телефонному разговору необходимо тщательно подготовиться, продумать ответы на наиболее вероятные вопросы. Целесообразно набросать план беседы: в каком порядке и о чем вы хотели бы переговорить.

3. Постарайтесь как можно быстрее перейти к цели своего звонка, это производит самое благоприятное впечатление.

4. Не забывайте, что разговор – диалог, а не монолог.

5. Помните, что основная цель вашего телефонного звонка – получить приглашение на личное собеседование.

6. Во время разговора не отвлекайтесь, это ощущается собеседником на слух.

7. Не затягивайте разговор, крайне нежелательно утомить работодателя чрезмерной говорливостью.

8. Будьте вежливым и аккуратным, чтобы не попасть впросак.

9. Улыбайтесь – это покажется странным, когда вы в комнате один, но улыбка придаст блеск вашему голосу.

10. Встаньте! Все ваши внутренние органы давят на диафрагму и выдавливают из вашего голоса уверенность. При разговоре стоя голос становится более уверенным.

11. Убедитесь, что ваша речь свободная, вполне понимаемая.

12. Делайте пометки по каждому разговору.

5.3. Собеседование  с работодателем

Наконец-то ваше усилие увенчалось успехом: работодатель заинтересовался  вашим предложением и пригласил  вас на собеседование в определенное место и время. Ответ на такое  приглашение нужно дать незамедлительно.

Даже если для поступления  на выбранную вами работу не требуется  письменного заявления, поторопитесь сообщить, что вы заинтересованы в  данной работе. Лучше потом отказаться от предложенного места, чем упустить эту возможность. К тому же немаловажен  опыт, который вы приобретете, участвуя в собеседовании. Многие из нас больше всего боятся именно собеседования  при поступлении на работу. Но вместе с тем собеседование – наилучший  способ показать работодателю свои лучшие качества.

Незнание того, что произойдет на собеседовании, – основная причина нервозности. Чем меньше кандидат знает о том, что произойдет, тем тяжелее он будет себя чувствовать.

Итак, существует два основных типа собеседования, продолжительность  которых и объем полученной информации отличаются в зависимости от их типа.  

Собеседование «один  на один». Предполагает наличие одного интервьюера, говорящего отдельно с каждым кандидатом. 

Групповое собеседование. Включает от трех до шести интервьюеров, задающих методично отобранные вопросы при выборе кандидата.

Итак, как же подготовиться  к предстоящему собеседованию? Здесь  необходимо придерживаться следующих  этапов:

1. Желательно еще до интервью постараться получить об организации достаточно информации, чтобы в дальнейшем уметь использовать ее в свою пользу. Заведите отдельные папки и конверты, куда будете складывать все необходимое.

2. Продумайте свой путь в данную организацию. Согласно данным Института кадров и развития, один из пяти кандидатов опаздывает на собеседование; еще удивительнее – каждый десятый вообще не приходит. Вы должны приложить максимум усилий, чтобы явиться в точно назначенный срок. Предусмотрите возможность возникновения сбоев. Поезда имеют обыкновение опаздывать, машины – ломаться или застревать в пробках на дорогах.

Перед тем как отправиться  в путь, убедитесь, что у вас  есть: указания, как добраться до места проведения собеседования; все  документы, которые вам могут  понадобиться во время собеседования (например, образцы вашей работы); контактный телефон – на случай возникновения непредвиденных обстоятельств.

Вам лучше прибыть минут  за 5—10 до собеседования, чтобы иметь  возможность привести себя в порядок  после дороги и немного отдохнуть  перед предстоящей встречей. Если не знаете, где организация точно  расположена, неплохо бы составить  план вашей поездки, используя карты  или инструкции. В отдельных случаях  организация может снабдить вас  картой или подробно объяснить свое нахождение. Возьмите приглашение с  собой, чтобы быть уверенным, что  едете туда, куда надо. Не очень мудро  приехать задолго до назначенного времени, так как, если вы не очень уверенный  в себе человек, долгое ожидание увеличит ваше волнение. Если собеседование  проходит там, куда вы легко можете добраться, желательно посетить это  место заранее. Это поможет вам  спланировать маршрут и время.