Совершенствование кадрового обеспечения управления персоналом

     Уделять особое внимание качеству управления. Руководители должны совершенствоваться в искусстве управления людьми и проходить необходимое обучение.

     Процедура набора кадров является важнейшим элементом  формирования кадрового резерва. Рассмотреть  все процедуры с целью повышения  эффективности и избирательности  – обратить особое внимание на качество личностных спецификаций, рекламу, систему обработки анкет, проведение собеседования и получения рекомендательных писем. Обучить руководителей проводить собеседования. Усовершенствовать процедуру введения в должность. При отборе персонала необходимо использовать такой метод подбора персонала как тестирование, т. к. тестирование – это источник информации, который может дать сведения о личностных особенностях, профессиональных способностях и умениях кандидата. Результаты дадут возможность описать как потенциальные установки, ориентации человека, так и те конкретные способы деятельности, которыми он уже фактически владеет. Тестирование может позволить сформировать мнение о способности кандидата к профессиональному и должностному росту, специфике мотивации, особенностях индивидуального стиля деятельности.

     Уделить особое внимание имиджу организации. Просмотреть  все перечисленные выше пункты и  обратить внимание на те из них, которые  отрицательно влияют на репутацию организации  как работодателя.

     Необходимо  упрощение процесса адаптации, путем  составления мероприятий, которые  обеспечат быстрое вхождение  нового сотрудника в коллектив (приложение).

     Работа  с кадровой документацией является достаточно трудоемкой и занимает много  времени. Для облегчения работы необходимо ввести новые технологии, программные обеспечения. Удачным вариантом является программа "Отдел кадров плюс 2009" 2009 года создания.

     Возможности программы:

     1) автоматическое составление кадровых  документов (в программе используются новейшие бланки документов, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1);

     2) автоматическое составление штатного  расписания;

     3) автоматическое составление формы  Т-2 и хранение её в электронном  виде в базе данных;

     4) автоматическое составление журнала приказов и ведение электронного архива приказов в формате Excel;

     5) расчёт среднесписочной численности  сотрудников за любой период;

     6) формирование произвольных отчётов  на основе информации базы  данных (пользователь сам выбирает  поля базы данных, которые необходимы ему для отображения в отчёте) с возможностью экспорта в формат Word и Excel;

     7) напоминание об окончании испытательного  срока у сотрудников;

     8) экспорт анкетных данных в  формат Пенсионного Фонда на  дискету (анкетные данные экспортируются из базы по сотрудникам, таким образом, нет необходимости заново набирать эти данные) и распечатка всех сопутствующих документов (анкета застрахованного лица - форма АДВ-1 , опись пачки анкет и опись пачки документов - форма АДВ - 6);

     9) хранение в базе личных данных о каждом сотруднике;

     10) формирование стандартных отчётов  (список сотрудников, список сотрудников  по отделам, список вакантных  мест, список детей сотрудников,  список военнообязанных, список  уволенных, список женщин, список  мужчин);

     11) расчёт общего, непрерывного стажа,  а также стажа работы на  данном предприятии;

     12) учёт командировок, отпусков и  поощрений;

     13) ведение статистики по предприятию  (количество сотрудников, количество  вакантных мест, средний оклад,  средний возраст);

     14) хранение в архиве базы данных  информации об уволенных сотрудниках;

      15) формирование отчёта по движению  численности сотрудников за любой  период;

     Преимущества  программного продукта "Отдел кадров плюс 2009" по сравнению с другими  программами кадрового учёта:

     - полное соответствие программы  новому Трудовому Кодексу, 

     - наличие новейших бланков выходных  форм, соответствующих последним  изменениям в трудовом законодательстве;

     - удобство и простота работы  с программой (даже начинающий  пользователь персонального компьютера с помощью подробного руководства пользователя освоит программу в течении нескольких дней);

     - небольшой объём занимаемой дисковой  памяти;

     - наличие сетевой версии программного  продукта;

     - грамотная техническая поддержка  официальных пользователей;

     - невысокие требования к программно-аппаратной  части (программа будет успешно  работать даже на старых компьютерах);

     - возможность настройки программного  продукта под организацию (добавление  новых форм, добавление логотипа  предприятия в бланки документов, разработка новых отчётов, добавление новых информационных полей);

     Программа "Отдел кадров плюс 2009" прошла успешное испытание в тестовой лаборатории  редакции журнала PC Magazine и размещена  на веб-сайте корпорации Microsoft в каталоге дополнений для Microsoft Office в разделе "Полнофункциональные пакеты, работающие в среде Microsoft Office".

     Установление  и устранение причин увольнения и  средств закрепления кадров является необходимым, но в какой-то степени  негативным подходом. Государственному учреждению следует рассмотреть свои сильные стороны, такие как интересная работа, возможности обучения и повышения квалификации, перспективы продвижения по службе, страхование, льготы и пособия для работников. Необходимо усовершенствовать собеседование при найме. При приеме кандидатов со стороны и для повышения достоверности полученных данных должна быть использована процедура оценочной беседы. Для исключения влияния субъективного фактора, переоценки или недооценки лидерского потенциала кандидата, желательно, чтобы беседу проводили минимум два человека: сотрудник, наблюдающий за кандидатом, и консультант, хорошо представляющий будущую деятельность испытуемого. Цель беседы – выявить сущность потенциального сотрудника как цельной личности в различных поведенческих ситуациях.

     Система построения беседы имеет следующий вид:

     1. Общие особенности личности –  наблюдается ли у кандидата  намеренное искажение информации; твердо ли он отстаивает свое  мнение или меняет его при  соответствующих обстоятельствах  и т.п.

     2. Особенности общения – адаптирует ли свои высказывания и сообщения под ожидания аудитории; насколько убедителен при объяснении своих идей; добивается ли уважения и внимания со стороны окружающих и т.п.

     3. Основной подход к анализу  ситуаций – насколько успешно  собирает и быстро интегрирует разнообразную информацию; склонен ли больше к логике или интуиции; образ мышления имеет тактическую или стратегическую направленность и пр.

     4. Умение работать с командой  – какую систему мотивации  сотрудников поддерживает, умеет  ли на примерах объяснить, почему; делегирует ли часть своих полномочий подчиненным или только дает им указания; способен ли согласованно работать с людьми, отличающимися от него по стилю и приемам работы.

     Важно, чтобы вопросы охватывали, возможно, более полный комплекс критериев, характеризующих качества будущего руководителя. Опрос необходимо проводить целенаправленно, чтобы последующий вопрос "глубже" раскрывал сущность испытуемого в нужном направлении.

     Под формированием трудовой мотивации  у персонала понимается методы, способы, приемы воздействия руководителя на поведение своих сотрудников для побуждения их к активному труду.

     Для этого в организациях МЧС России необходимо ввести группу специалистов психологов, которые будут осуществлять методы коррекции мотивации персонала. В качестве методов могут использоваться различные упражнения, деловые игры, семинары и консультации персонала со специалистами.

     Необходимо  применить метод "Карта оценки удовлетворенности работой" предложенной Е.В. Ксенчуковым и М.К. Кияновой. Сущность данной методики систематическое отслеживание (ежегодно) удовлетворенности работниками трудом на предприятии (таблица 5).

     При оценке факторов удовлетворенности  трудов сотрудник должен исходить из того, что (5-балов) – вполне удовлетворен; (4-балла) – в целом удовлетворен; (3-балла) – в среднем удовлетворен; (2-балла) – пожалуй, не удовлетворен; (1-балл) – совсем не удовлетворен. Опросы лучше всего проводить не самому руководителю, а, например, работникам отдела кадров, либо психологам.

     Таблица 5. Карта оценки удовлетворенности трудом

 

     Получив данные по различным подразделениям, можно сравнивать положение дел  в них, оценить удовлетворенность работников различными аспектами социально-производственной ситуации, выявить тенденции к улучшению или ухудшению оценок, определить наиболее значимые для работников аспекты.

     Согласно  проведенному опросу можно сказать, что сотрудники не удовлетворены возможностью влиять на дела коллектива. Вполне удовлетворены организацией труда, которая характеризуется строгой последовательностью и ясностью целей. Не совсем хорошо проработана система перспектив роста, и остается низкой заработная плата сотрудников.

     Уменьшить вероятность возникновения конфликтов возможно, осуществляя правильный подбор и расстановку кадров, с учетом не только профессиональных, но и психологических характеристик. При ротации кадров психолог поможет определить потенциал работника, его ожидаемую результативность на новой должности. Нельзя игнорировать и возможные риски. Рост неизбежно связан с увеличением нагрузок, и психолог должен оценить устойчивость сотрудника к стрессам, а также понять, какие негативные свойства личности могут проявиться с расширением полномочий. Другие случаи, в которых может помочь психолог, – это выявление мотивации, потребностей для изменения системы материального стимулирования. Вообще при любых организационных изменениях участие психолога необходимо, чтобы уменьшить сопротивление сотрудников. Особенно опасно скрытое сопротивление. Получающая все большее распространение работа на основе портретов компетенций требует анализа и систематизации данных об особенностях характера успешно работающих менеджеров. Работа над проектами, требующая создания временных рабочих групп или постоянных команд, также может осуществляться при участии психолога.

     Улучшить  качество управления позволит методика предварительного обучения будущих  руководителей. Это направление  работы с персоналом приобретает особую значимость. Задача данной рекомендации повышение мотивации сотрудников и улучшение качества управления. Необходимо отметить, что существует риск ухода из организации обученного, но не назначенного на руководящую должность сотрудника. Возможность построения прозрачной и понятной карьеры в организации позволяет с высокой долей вероятности исключить увольнение обученного резервиста. Важным является не "передержать" подготовленного к назначению сотрудника. Оптимальный срок для проведения обучения составляет приблизительно 1,5-2 года до назначения. Если обучить раньше, то возрастет риск увольнения обученного сотрудника, если позже, то к моменту назначения резервист будет недостаточно подготовлен.