Совершенствование информационного обеспечения управления предприятия на примере ООО «Комплект»

     1) сохранение инвестиций. Внедрение  и эксплуатация системы всегда  предусматривает расходы, выходящие  за рамки стоимости, определённой  договором. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и. т.д. То есть можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. Здесь речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект — техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.;

      2) надежность - во-первых, гарантированная  сохранность и доступность данных  при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа; 

       3) возможность роста - масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка  модулей на заказ; 

      4) степень автоматизации различных  видов деятельности - полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии; 

     5)  интуитивность интерфейса - возможность  пользователя разобраться в интерфейсе  без описания; 

    6) возможности интеграции с электронным  документооборотом - реализация  функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота; 

   7) адаптированность к бизнесу  клиента - степень согласования  свойств системы с нуждами  клиента при завершении расчетов  с поставщиком; 

    8) доступность по цене для организации.

     Помимо  выше описанных ключевых требований, необходимо учитывать ряд общих  технических требований для любой  информационной системы:

     - быстродействие, то есть достаточно  малое время реакции системы  (единицы секунд) при вводе, поиске  и обработке информации;

     - надежная защита от несанкционированного  доступа к данным и регистрация  действий персонала;

     - удобный пользовательский интерфейс  рабочих мест;

     - возможность масштабирования и  развития системы;

     - интеграция с модулями, используемыми  в системе передачи данных;

     - возможность проведения конвертации  данных из использовавшихся в  прошлом приложений в новую  систему;

     - высокая надежность работы.

       При выборе и внедрении  системы также  необходимо решить технические, административные и  организационные  задачи. Информационная система - это плод совместных усилий поставщика и персонала организации, в деятельность которой она внедряется. Для успешной реализации проекта:

     - необходимо провести обследование  и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и разработка модели будущей системы;

       - разработчик должен произвести  настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования с целью выявления потенциальных ошибок;

     - внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала организации и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

     Для того, чтобы совершенствование системы  информационного обеспечения управления достигло поставленной цели, в процессе его проведения обязательно необходимо соблюдать методику организационного проектирования, которая состоит из трёх этапов: предпроектного исследования, разработка проекта и его внедрение.

     Предпроектный этап исследования подразделяется на составные элементы:

• предпроектное ориентировочное исследование (экспресс-анализ) – диагностика;
• рабочее, детальное исследование,
• анализ, обобщение и выводы.

     Предпроектное ориентировочное  исследование является важной составной  частью подготовительных работ к исследованию и проектированию. Его цель – точное определение состава, объема, стоимости, сроков исполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование.

     Начало  предпроектного этапа работ связано  с выбором объекта исследования и проектирования, его завершение – с составлением технического задания.

     По  отношению ко всему  объему работ предпроектный  этап сравнительно невелик  и не должен превышать 5-10% общей трудоемкости исследования и проектирования. Однако именно в этот период определяются основные направления исследования того или иного объекта (системы) управления.

     Разработка  проекта  является  наиболее ответственным  в  проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант  системы или подсистемы управления.

     При локальном исследовании и проектировании проектные предложения, как правило, не выходят за рамки технического задания, при комплексном – состав проектных предложений охватывает все возможные пути  ликвидации недостатков, выявленных в ходе детального исследования.

     Внедрение  проекта  может производиться силами:

• организации-разработчика;
• специализированной внедренческой организации;
• разработчика или специализированной внедренческой организации совместно с коллективом или коллективом организации (пользователя).

     Процесс внедрения управленческих нововведений может принимать различные формы:

     - одноразовое применение  процесса или перевод  определенных подразделений   на новую систему  работы;

- проведение эксперимента  и при удачном  исходе, полное осуществление  рационализации системы  управления;

- поэтапное внедрение  проекта рационализации.

     Процесс внедрения проходит в своем развитии несколько фаз: эксперимент  – мотивация (формируется  готовность коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению  нововведений); подготовка кадров (обеспечивает взаимопонимание и согласованность действий по горизонтали и вертикали); управленческое воздействие (введение изменения); становление (в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы, система входит в стадию саморегуляции); контроль (оценивается как весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующих процессов совершенствования системы).

     В процессе внедрения  проекта традиционно  выделяются  основные этапы: разработка плана внедрения, составление сетевого графика процесса внедрения, создание рабочей группы внедрения, подготовка к внедрению проекта, управление внедрением, расчёт экономического эффекта, составление отчёта о внедрении проекта, подписание акта о завершении внедрения проекта.

       Изучение научно-теоретических   и научно-практических работ   по теме дипломного проекта,  а также результатов статистики  совершенствования систем информационного  обеспечения управления  современных организаций, позволяет сделать вывод, что в результате  совершенствования системы информационного обеспечения управления возможно получение следующих положительных результатов:

     - экономия расходов за счёт снижения: фонда заработной платы, расходов на оплату коммунальных услуг, сокращения расходов на приобретение и эксплуатацию программного обеспечения, уменьшение расходов на оплату услуг почтовой связи, оформление договоров, перераспределение сырья;

     -устранение возможных расходов в будущем за счёт: избежания будущего роста численности персонала, уменьшения требований к обработке данных, снижения стоимости обслуживания;

     -получение возможной нематериальной выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности труда, улучшение и ускорение обслуживания, введение новых производственных мощностей, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полного использования программного обеспечения.

     Таким образом, можно сделать вывод, что:

     - во-первых, информация является важнейшим  ресурсом современного менеджмента; 

     - во-вторых, система информационного обеспечения управления – это совокупность информации, технических и программных средств, персонала организации, которыми осуществляется обработка информации, использующейся для реализации функций и задач менеджмента;

     -в-третьих,  в теории и практике менеджмента различаются три пути совершенствования систем информационного обеспечения управления: специалистами самой организации, приобретение апробированного проекта системы  информационного обеспечения управления,  делегирование функций и полномочий по совершенствованию  системы информационного обеспечения управления сторонней организации (аутсорсинг);

     -в-четвёртых,  основу совершенствования  систем  информационного обеспечения управления  составляет методика организационного  проектирования, состоящая из трёх этапов:  предпроектного исследования,                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        разработки  проекта и внедрения проекта.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО "КОМПЛЕКТ"

2.1 Общая характеристика предприятия

     Общество  с ограниченной ответственностью «Комплект» создано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом РФ №14-ФЗ от 08.02.98 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иными законодательными актами РФ.

     Учредительными  документами общества являются учредительный  договор и устав Общества. Общество создано на неопределенный срок.

     Общество  считается созданным как юридическое  лицо с момента его государственной  регистрации. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные  права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. В предусмотренных законом случаях Общество может приобретать гражданские права и принимать на себя гражданские обязанности через своих участников.

     Общество  может быть участником других хозяйственных  товариществ или обществ, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

     Общество  является собственником имущества, переданного ему участниками  в качестве вкладов в уставный капитал, а также произведенного и приобретенного Обществом в  результате его финансово-хозяйственной деятельности, которое учитывается на его самостоятельном балансе. Общество осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом в соответствии с целями своей деятельности.