Совершенствование информационного обеспечения управления предприятия на примере ООО «Комплект»

     Технология  формирования документов включает процессы создания и преобразования документов. Их обработка заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении, поиске и выдаче информации пользователям в нужном формате. Обработке подлежат документы, понятные человеку и компьютерной системе.

     Это могут быть отчеты, проекты, банковские счета, чеки магазинов, заявления, докладные  записки и т.д. Выделяют две сферы  применения обработки документов: учрежденческую и издательскую. Обработка документов широко используется в электронных офисах. Особое место в обработке документов занимают электронные таблицы.

     При обработке документов приходится решать ряд задач: включение в документ разнородной информации — текста, изображений, подбор необходимых сведений и их ввод, структурирование и объединение информации, передача, внесение изменений и др.

     Обработка текстов является одним из средств  электронного офиса. Наиболее трудоемким является ввод текста; следующими этапами  являются подготовка текста, его оформление и вывод. При работе с текстами пользователь должен иметь разнообразные функции (инструментарий), повышающие эффективность и производительность его деятельности.

     Электронные тексты могут сопровождаться изображениями  и звуком. Обработка текстов тесно связана с организацией гипертекста и электронной почтой. Обработка таблиц осуществляется комплексом прикладных программ в составе электронного офиса и дополняется рядом аналитических возможностей.

     Гипертекст  формируется в результате представлений  текста как ассоциативно связанных блоков информации. Ассоциативная связь — это соединение, сближение представлений, смежных, противоположных, аналогичных и т.д.

     Технология  электронной подписи осуществляется с помощью идентификации пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный шаблон. Он формируется по группе подписей одного и того же лица. Шаблоны постоянно обновляются за счет вновь введенных подписей данного пользователя. Ввод подписей производится при помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и отпечатки пальцев, квалифицируются как уникальный показатель личности.

     Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского  дела, управления финансами предприятиями.

     Электронный офис — это технология обработки  информации в учреждении электронными средствами, базирующаяся на обработке  данных, документов, таблиц, текстов, изображений, графиков. Наиболее эффективно технология электронного офиса реализуется  с помощью интегрированных пакетов прикладных программ, например Microsoft Office.

     Электронная почта осуществляет технологию передачи сообщений, текстов, документов изображений  с использованием электронной техники.

     Таким образом, информационная технология (ИТ) - система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации и тип и характер использования технических средств зависит от характера конкретной технологии.

     В работе менеджера в настоящее  время все чаще и чаще можно  встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Новая информационная технология - совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Новые информационные технологии используют персональные компьютеры и телекоммуникационные системы. Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и  радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения  критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов. 
 
 
 
 

     1.4. Пути и организация  совершенствования  систем

     информационного обеспечения управления

     Совершенствование систем информационного обеспечения  управления современными организациями должно осуществляться с  учётом  следующих требований:

     - во-первых, основополагающим ориентиром  должно являться  то, насколько  оптимизируемая система информационного  обеспечения управления  соответствует  характеристикам т.е., в частности, содержит в себе аналитическую, объективную, оперативную информацию и является при этом рациональной;

     - во-вторых, насколько её  составляющие  и организация соответствуют  новейшим достижениям научно-технического  прогресса, и, в частности, насколько система информатизирована.     

       В теории и практике менеджмента  традиционно различаются три  пути совершенствования систем  информационного обеспечения управления :  первый путь – совершенствование  системы  специалистами самой  организации, второй путь –  приобретение апробированного проекта системы  информационного обеспечения управления для организаций с аналогичной организационной структурой, целями и предметами деятельности, третий путь - делегирование функций и полномочий по совершенствованию  системы информационного обеспечения управления сторонней организации (аутсорсинг) (рис 5).

     Первым  путём, который предполагает  разработку системы информационного обеспечения  управления специалистами данной организации  собственными силами, идёт большинство  организаций, т.к этот путь наиболее выгодный и менее затратный с экономической точки зрения. 
 

     

 

     Рисунок 5- Пути совершенствования  системы информационного обеспечения управления. 

       Однако, помимо экономических преимуществ, данный путь, по оценке многих теоретиков  и практиков – экспертов в  области менеджмента, имеет некоторые  недостатки.

       В частности:

       - уровень подготовки и профессиональный  опыт работников организации  не всегда могут быть достаточными  для осуществления процедуры  диагностики состояния системы,  а также для разработки и  внедрения проекта; 

       - совершенствование системы  информационного обеспечения управления требует большого расхода времени, что приводит к тому, что занятые проектированием работники вынуждены отказываться от выполнения своих прямых должностных обязанностей;

       - для эффективного функционирования  совершенствованной системы информационного обеспечения управления требуется высококвалифицированное централизованное стратегическое управление развитием проекта, что также не всегда возможно достичь силами специалистов организации, т.к. это процесс требует высокого уровня квалификации и большого опыта осуществления проектной работы  как у специалистов,  так и у менеджеров.

         Более того, результаты изучения  статистики совершенствования систем  информационного обеспечения управления  силами специалистов и менеджеров  организации  свидетельствуют о том, что по причине отсутствия опыта осуществления проектных работ, большинство (85 %) проектов, осуществлённых таким образом, оказываются либо не завершёнными, либо – выполненными с серьёзными ошибками, что в итоге не позволяет достичь поставленной цели совершенствования.  

       Второй  путь — приобретение разработанного и  апробированного  проекта системы  информационного  обеспечения управления. Данный путь также  имеет как преимущества, так – и недостатки.

       К преимуществам данного  пути совершенствования может быть отнесено то, что:

       - система разработана  специалистами высокого  уровня квалификации  и прошла апробацию; 

       - приобретение готовой  и апробированной  системы требует  меньших  затрат  на приобретение, чем разработка  абсолютно новой  системы ‘‘с нуля’’ для конкретной организации.

       Недостатками  данного пути является то, что:

       - готовая система,  даже в случае  её апробации в  ряде аналогичных  организаций, требует  адаптации к деятельности  конкретной  организации; 

       - как правило, все  предлагаемые готовые  системы базируются на какой-либо информационной системе управления, хотя информатизация не всегда является обязательным условием и способом совершенствования системы информационного обеспечения управления  конкретной организации;

       - в случае, если  основу предлагаемого проекта системы информационного обеспечения управления составляет информационная система, то обязательным условием её внедрения будет являться либо  возможность её интеграции с использующимися в организации  программными продуктами, либо – приобретение и установка необходимых программных продуктов и при необходимости – дополнительных технических средств управления, а это – в свою очередь, потребует дополнительных финансовых затрат. 

       Третий  путь заключается в делегировании  функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям (аутсорсинг). Этот современный подход, согласно данным статистики ,  пока относительно редко применяется руководством российских организаций. Хотя при правильном выборе организации-исполнителя в результате этого пути совершенствования могут быть достигнуты ощутимые результаты:

     -  профессионализм исполнения;

     - сервисная поддержка; 

     - возможность развития системы  в соответствии с усложнением  бизнеса. 

       Однако  и это путь совершенствования  характеризуется определёнными потенциальными опасностями, к числу которых относятся:

     - потеря возможности развития  системы; 

     - опасность потери информации  из-за незнания внутренней структуры  данных;

     - зависимость сопровождения от  благополучия организации-исполнителя.

       Вопрос  о том, по какому пути совершенствования  системы информационного обеспечения  управления следует идти  непростой  и обуславливается следующими факторами  одновременно: во-первых, возможностями  выделения средств, необходимых  для совершенствования; во-вторых, осознание руководством организации необходимости в цивилизованном  разделении труда.

       При выборе как пути совершенствования, так и – конкретного проекта  системы информационного обеспечения  управления особое внимание необходимо уделять информатизации управления, без которой, как нами было отмечено выше, эффективное информационное обеспечение управления современными организациями невозможно.

       При этом,  по мнению многих экспертов-аналитиков в области информационного обеспечения  управления, при совершенствовании     информационного обеспечения управления с использованием информационных систем, необходимо руководствоваться следующими  критериями: