Совершенствование информационного обеспечения управления предприятия на примере ООО «Комплект»

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

"1С:  Управление торговлей 8" — это  готовое прикладное решение, в  основе которого  лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С: Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление торговлей". 

"1С:  Управление торговлей 8" обеспечивает  автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С:Бухгалтерию 8".

Рассмотрим  возможности на рабочих местах по предприятию в целом.

В новом  прикладном решении уделен максимум внимания тому, чтобы обеспечить эффективность  ежедневной работы. Широкие возможности подготовки всех необходимых документов, управления товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок позволяет создать в компании единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать единой командой.

Большим плюсом данной программы служит возможности масштабирования и работы в распределенной информационной базе, в том числе через Интернет, что будет востребовано крупными предприятиями с территориально разнесенными подразделениями. Что в свою очередь приведет к нужному результату т.е образованию единой информационной базы предприятия. Которой на данной момент нет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 
 

 
 
 
 

Рисунок 10- Внутренние связи предприятия.

Из данного  рисунка видно что два сбытовых подразделения остаются без связи на целый рабочий день. Обмен информацией с отдаленными филиалами осуществляется путем переноса носителя от базы к базе вручную, а не автоматически,  что затрудняет работу предприятия (работа в слепую). Менеджеры отдаленных филиалов не видят новых поступлений товара на центральный склад. Тем самым не владеют информацией ассортимента, что ведет к ложному информированию клиентов, и завышению сроков поступления товара в реализацию.

Эта проблема имеет и обратную сторону, при  оформлении заказов поставщикам нет реальной картины складских остатков по предприятию. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО "КОМПЛЕКТ"

3.1 Рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления предприятием

     Одним из выводов, сделанных для себя, было то, что ценность предложения компании на рынке – это не только товар  и его отпускная цена, а степень  удовлетворения потребностей клиентов, включающая качество обслуживания, которое  приобрело за последнее время для клиентов огромное значение. Собственно осознание такой ситуации и есть отправная точка дальнейших рассуждений, и есть ответ на вопрос «зачем компании нужны изменения». Конечно, возник и следующий вопрос – что необходимо изменять в первую очередь, и до какой степени, что требует клиент от компании, и какого качества должны быть изменения.

Персональные  компьютеры и компьютерные сети стали  важным фактором не

только  благополучия малых и растущих предприятий, но  и  их  выживания. Они являются  инструментом,  позволяющим   рационализировать   работу,   снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

       Одна  из  главных  задач   владельца  небольшой  фирмы  -   опережать

конкурентов. Чтобы сохранить  конкурентоспособность  на  сегодняшнем  рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно  здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

       Правильно сделанное капиталовложение  в  компьютерную  сеть  поможет  предприятию зарабатывать деньги  за  счет  четырех  основных  факторов.  Оно позволит:

           - Снизить административные накладные  расходы

           - Повысить производительность труда

           - Рационализировать ведение дел

           - Снизить затраты на аппаратные средства 

     Проведя маркетинговое исследование и анализ рынка, был получен следующий  результат. Оказалось, что одним  из ключевых факторов, который может  оказать существенное влияние на конкурентоспособность предложения  компании, является отсутствие очередей и быстрота обслуживания, достоверная информация о наличии товара, получение требуемого в срок.

Для решения  данной проблемы хочу предложить следующее.

Связать в единую сеть: центральный офис, магазин №1, магазин №2.

Во всех точках нашей будущей сети существует точка узла связи для телефонных аппаратов с подключением к сетям интернет по средствам ADSL. Установка на предприятии главного компьютера (сервера) для формирования единой базы предприятия в будущем. Организовать на предприятии IT отдел. IT - отдел занимается технической поддержкой сотрудников фирмы, закупкой оборудования, внедрением новых информационных технологий. Целью отдела является обеспечить соответствие информационной системы требованиям рынка, обеспечить сохранность, защиту информации и бесперебойную работу всего оборудования. Создать должность системного администратора. Со строгими должностными инструкциями.

Должностные обязанности системного администратора:

1. Устанавливает  на серверы и рабочие станции  операционные системы и необходимое  для работы программное обеспечение. 
2.Осуществляет конфигурацию программного обеспечения на серверах и рабочих станциях. 
3.Поддерживает в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов и рабочих станций. 
4.Регистрирует пользователей локальной сети и почтового сервера, назначает идентификаторы и пароли. 
5.Осуществляет техническую и программную поддержку пользователей, консультирует пользователей по вопросам работы локальной сети и программ,  составляет инструкции по работе с программным обеспечением и доводит их до сведения пользователей. 
6.Устанавливает права доступа и контролирует использование сетевых ресурсов. 
7.Обеспечивает своевременное копирование, архивирование и резервирование данных. 
8.Принимает меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования. 
9.Выявляет ошибки пользователей и программного обеспечения и принимает меры по их исправлению. 
10.Проводит мониторинг сети, разрабатывает предложения по развитию инфраструктуры сети. 
11.Обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных), безопасность межсетевого взаимодействия. 
12.Осущестляет антивирусную защиту локальной вычислительной сети, серверов и рабочих станций. 
13.Готовит предложения по модернизации и приобретению сетевого оборудования. 
14.Осуществляет контроль за монтажом оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций. 
15.Сообщает своему непосредственному руководителю о случаях нарушения правил пользования локальной вычислительной сетью и принятых мерах.

Электронная система документоброта должна создать  в организации единое документированное  информационное пространство, дающее пользователям средства для повышения  эффективности управления и совместной работы над документами в рамках их компетенции в режиме реального времени.

При этом система должна быть предназначена  для автоматизации всего комплекса  работ с документами и объединять в себе три составаляющие этой работы:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документа);

- документооборот  (движение, поиск, оперативное хранение  и использование документов);

- хранение (хранение информации (документов), при необходимости ее поиск  для использование в работе).

При создании нового отдела информационных технологий на предприятии значительно ускорит  работу коллектива как единого организма. Исчезнут такие задачи как ежедневный обмен базами по средствам флеш накопителей. Формирование  заявок на поступление  товаров в каждом филиале отдельно, именно под потребности филиала. Создание едининого заказа поставщикам, оценив потребности предприятия в целом.

При внедрении  единой информационной системы любой  руководитель сможет реально оценить  в любой промежуток времени экономическую деятельность предприятия в целом. При необходимости принять правильное решение в управленческом учете.  А не как на данный момент только в конце рабочего дня.

Старший менеджер ценрального склада  сможет оформлять в реальном времени  заявки поставщикам по предприятию в целом, что позволит значительно конкретизировать ассортимент по клиентам, и снизить остатки склада за счет нелеквидного товара путем «рокеровки» его между филиалами.

Как это  будет выглядеть схематически рисунок 11: 
 
 
 
 

     

Рисунок 11- Внутренние связи организации после модернизации.

Из данной схемы видно что все ячейки данной сети взаимосвязаны. А также  образовались два дополнительных звена  команды. Старший менеджер и системный  администратор.

Системный администратор- специалист в области вычислительной техники, современного программного обеспечения, автоматизации производственных и других процессов. Инженер решает научно-производственные задачи с помощью ПК; проводит отладку разработанных программ. Часто инженер-программист занимается обучением персонала для работы с его программой.

Старший менеджер- специалист по работе с поставщиками и крупными клиентами предприятия, в подчинении находятся центральный  офис, филиал № 1 и филиал № 2.

До внедрения  единой сети предприятия должность  старшего менеджера была размыта  из отдаленности филиалов. С введением  работы в режиме реального времени  должности старших менеджеров филиалов можно сократить, тем самым снизить  фонд заработной платы двух единиц, который пойдет на заработную плату инженеру IT, и погашение затрат на внедрение.

Ответственными  за трудовую дисциплину филиалов, назначить менеджеров и заведующих складским хозяйством.

  Рационализация работы, применение сетевых приложений,  таких как система  управления  базами  данных  и  электронные  таблицы,  позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы  ни находились  пользователи  или  прикладные  программы.  Это   может   намного ускорить ведение дел.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные  средства.  Наличие сети

позволит  сотрудникам фирмы совместно  использовать  достаточно  дорогостоящее  периферийное  оборудование,  такое   как   лазерные  принтеры,   устройства резервного  копирования,  коммуникационное  оборудование.  Это  снижает   их стоимость, приходящуюся на одного  пользователя,  и  обеспечивает  доступ  к нему большому числу работников.

Значительное  снижение  административных  расходов   возникает   при

объединении  персональных  компьютеров  в  сеть.  Если,  например,  менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно  внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на  каждом  рабочем месте.  Простота  управления  сетью означает  повышение  производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно  важно для небольших   подразделениях   нашей   организации,   где   управление   часто совмещается с исполнением других обязанностей.  Чем меньше  времени тратит менеджер на выполнение  рутинных  операций,  тем  больше  времени  он  может уделить решению важных для подразделения  текущих  задач,  что,  в  конечном счете, повышает рентабельность организации.