Совершенствование информационного обеспечения управления предприятия на примере ООО «Комплект»

     Коммерческую  информацию, как один из видов информации, используемой производителем товаров (работ, услуг), условно можно сравнить с айсбергом, где видимая его  часть - это открытая информация, а невидимая - закрытая.

     Открытая  информация - это та, которая не скрывается производителем. Она общеизвестна, представляет чисто теоретический  и научный интерес либо охраняется патентным или авторским правом, используется в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг.  [3]

     Закрытой  является информация, которая специально скрывается и защищается производителем товаров (работ, услуг) от посторонних  лиц. Ее использование в процессе производства и сбыта товаров  дает коммерсанту преимущество перед конкурентами на рынке. Известно, что основой рыночной экономики является конкуренция товаров (работ, услуг). Успех в производстве конкурентоспособных товаров (работ, услуг) определяется невозможностью доступа предпринимателей к сырью и энергоресурсам; его основа - интеллектуальная собственность предприятия, используемая так, чтобы произвести и предложить потребителям товары (работы, услуги) более дешевые, более экономичные и удобные в обращении, чем у аналогичных фирм.  [3]

Ценность  информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение.

В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация  состоит из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим  решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной проблемой  или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией. [4]

Информация  сама по себе не существует. Существуют лишь данные, из которых можно получить информацию.

К исходным данным, потенциально несущим информацию, предъявляются различные требования, в том числе:

1) значимость,  которая определяет, насколько привлекаемая информация

влияет  на результаты финансовых решений;

2) полнота, которая характеризует завершенность круга информативных

показателей, необходимых для проведения анализа, планирования и принятия управленческих решений;

3) достоверность, которая определяет, насколько формируемая информация

адекватно отражает реальное состояние и результаты финансовой деятельности, характеризует  внешнюю финансовую среду. Достоверность в значительной степени определяется надежностью источника (например, данные бухгалтерского учета и данные, циркулирующие на фондовом рынке);

4) своевременность, которая характеризует соответствие формируемой

информации  потребности в ней по периоду ее использования. Для финансового менеджмента имеют значение не данные вообще, а данные в нужном объеме и в нужное время;

5) понятность, которая определяется простотой ее построения,

соответствия  и определенным стандартом представления и доступностью понимания теми категориями пользователей, для которых она предназначена;

6) релевантность  (избирательность), определяющая достаточно высокую

степень используемости формируемой информации в процессе управления финансовой деятельностью предприятия;

7) сопоставимость, которая определяет возможность сравнительной оценки

стоимости и результатов финансовой деятельности, возможность проведения

сравнительного  финансового анализа предприятия;

8) эффективность, которая означает, что затраты по привлечению

определенных  информационных показателей не должны превышать эффект, получаемый в результате их использования;

9) необходимая достаточность, которая отражает необходимые для

конкретного предприятия объем и точность информации. Содержание системы информационного обеспечения финансового менеджмента, ее широта и глубина определяются отраслевыми особенностями деятельности предприятий, их организационно-правовой формой функционирования и др. [5]

     В условиях конкуренции получение  прибыли предприятием зависит от умения сохранить коммерчески значимую информацию, неизвестную конкурентам, а также от способности правильно  распорядиться ею на рынке.

     В этой связи следует отметить, что  государство уделяет серьезное внимание дальнейшему развитию малого и среднего предпринимательства с целью формирования среднего класса предпринимателей в России и создания реального сектора экономики. Расширение сферы деятельности субъектов предпринимательства повлечет за собой увеличение спроса на коммерчески значимую информацию. Уже сегодня три четверти предпринимателей, как показывают данные опроса, интересуются коммерческой, маркетинговой и нормативно-правовой информацией, использование которой они связывают с экономической устойчивостью работы фирм и желанием расширить сферу предпринимательской деятельности.

     Известно, что экономически устойчивой считается  фирма, прибыли которой непрерывно увеличиваются. Зададим себе вопрос: почему и за счет чего это происходит? Что является движущей силой экономического роста? Можно с уверенностью сказать, что одним из важнейших составляющих этого процесса является обладание и умелое использование фирмой коммерчески значимой информации. Коммерчески значимая информация включает совокупность сведений, составляющих коммерческую тайну и ноу-хау (секреты промысла), участвует в торговом обороте и является связующим звеном во всех направлениях деятельности коммерческих организаций. Коммерчески значимая информация может относиться к разным сферам (технике, технологии, экономике, организации и т.д.), отражать любую сторону деятельности коммерческой организации, быть продуктом внутреннего производства либо может быть передана по договору, но в силу неизвестности ее партнерам (конкурентам) благодаря сохранению в тайне фирменного «секрета» имеет ценность в рыночном обороте. Используемая в таком качестве информация, хотя и составляющая не более 5% от ее общего объема, является важнейшим ресурсом коммерческой организации, ее инструментом (средством) получения прибыли в условиях существования конкуренции, ее разглашение (утечка) может стать причиной экономических потерь.

     Коммерчески значимая информация приобрела в  рыночной экономике огромную значимость. Ее доля участия в получении организацией прибыли значительно выше по сравнению с использованием открытой информации, а также традиционных результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации.

     Конкуренция на рынке диктует постоянное обновление ассортимента и улучшение качества выпускаемой продукции, что заставляет предприятия выделять коммерчески значимую информацию и заботиться о ее правовой защите. Однако это под силу только крупным предприятиям, имеющим в своей структуре службы безопасности. Большинство руководителей малых и средних предприятий сегодня не имеют финансовых возможностей содержать такие службы и даже отдельных специалистов и слабо осведомлены в использовании средств и методов защиты коммерчески значимой информации.

     Однако  мало изготовить хорошую вещь, ее нужно  еще выгодно продать. В коммерческой деятельности большое значение имеет деловая информация, включающая планы, результаты маркетинговых исследований и рекламной деятельности, планы сбыта товаров, организацию сбыта с помощью торговых посредников, новые приемы и технологии сбыта товаров, списки клиентов, посредников, финансовые, страховые и иные операции по обеспечению эффективного товарооборота на рынках и другие. Знание подобных сведений дает конкурентам преимущество при завоевании рынков сбыта товаров, переманивании клиентов и навязывании им невыгодных сделок.

     Для этапа реализации товаров характерны различные уровни и степень концентрации деловой информации, отнесенной к  коммерческой тайне, в зависимости  от стадий существования товаров  на рынке (внедрение, рост, зрелость, насыщение и спад), которые, по образному выражению Ф. Котлера, образуют жизненный цикл не только конкретных изделий, но и их групп (классов товаров). [6]

     На  предприятиях с различными формами  собственности и отраслевой принадлежностью  накапливается и циркулирует коммерчески значимая технологическая и деловая информация, характеризующая внутреннее состояние организации и охраняемая в режиме "коммерческая тайна" и внешнюю среду - о состоянии рынка, репутации фирм-конкурентов, потенциальных потребителях и т.д.

     В данном случае можно говорить об определенных элементах информационной системы, дающей представление о внешней  среде предприятия.

     Речь  идет, во-первых, о репутации предприятия, которая оценивается: 1) по качеству, цене и другим показателям произведенных и реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг;

2) по  уровню профессиональной подготовленности  персонала, ответственности и  т.д. 

Во-вторых, об информации о потребителях, у  которых различное представление  о потребительских свойствах товаров, качестве выполняемых работ и оказываемых услуг.

В-третьих, об ограничениях, устанавливаемых государством в сфере конкретной предпринимательской  деятельности, и их учете при осуществлении  производства и реализации товаров, выполнении работ и оказании услуг.

В-четвертых, информация о конкурентах включает данные о рыночных ценах, скидках, условиях договоров, спецификациях, доле конкурента на рынке и тенденциях ее изменения, общем объеме сбыта данного товара, аналогичных выполняемых работах  и оказываемых услугах, стратегических планах конкурентов по проведению маркетинговых исследований и рекламы, о сильных и слабых позициях отдельных конкурентов.

     Как известно, конкуренция представляет собой процесс, в котором хозяйствующие  субъекты, независимо действующие на рынке, ограничивают друг друга в возможностях установления контроля за созданием условий на рынке. Конкуренцию следует признавать добросовестной в том случае, если нет барьеров для вхождения хозяйствующего субъекта на рынок, а цены свободно определяются спросом и предложением. Недобросовестной конкуренцией признаются действия хозяйствующих субъектов, направленные на приобретение преимуществ в предпринимательской деятельности, которые противоречат нормам действующего законодательства, обычаям делового оборота и могут причинить убытки другим предприятиям, в т.ч. и в виде причинения ущерба их деловой репутации. [7]

     При получении информации о внешней  среде предприятия руководствуются  определенными принципами. В частности, четко определяется цель получения конкретного вида информации, какие силы и средства следует при этом задействовать, уточняются критерии оценки достоверной и полезной информации. На предприятии в процессе его функционирования создается система накопления, обработки и систематизации КЗИ о его внутреннем состоянии и внешней среде, а также определяется порядок доведения такой информации до потребителей из числа работников предприятия и третьих лиц. Названные принципы с учетом основных направлений деятельности предприятия, предложений менеджеров, маркетологов и персонала структурных подразделений составляют основу для разработки программы получения информации о внешней среде. В программе определяются обязанности лиц по сбору, накоплению, обработке, анализу и предоставлению коммерчески значимой информации. Для участия в этой работе привлекаются не только сотрудники специализированного подразделения, но и работники службы маркетинга, отдела снабжения, финансового отдела, торговые агенты, продавцы и другие работники, непосредственно работающие с представителями конкурирующих предприятий и покупателями. Составляется перечень сведений коммерческого характера, которые необходимы для оценки состояния рынка и деятельности конкурентов. В программе уточняются методики, которые следует использовать для оценки и систематизации коммерческой информации; возможные источники информации; методы законного получения информации о конкурентах.

1.2 Информационные системы  и технологии в  организации управленческой  деятельности предприятия

     Информационные  технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами и коллективами людей. [9]