Шпаргалка по «Теория менеджмента: организационное поведение»

 

Как возникают  неформальные организации?

Формальная структура  организации призвана в наибольшей степени соответствовать рабочей  среде, технологиям и стратегии. Именно она с ее правилами, процедурами и описанием технологий, позволяет разработать последовательность предписаний, которым обязаны следовать работники организации и формальные группы. В случае беспрекословного соблюдения установленных правил компания, возможно, достигла бы высочайшей производительности, но, к сожалению (или к счастью), идеал менеджмента представляется нам недостижимым.

Тезис о том, что неформальная организация «произрастает» из формальной тривиален. Однако, в отличие от них на «дереве» организации «вырастает» существенно отличная от ожиданий менеджмента «листва», что обусловлено, по крайней мере, тремя основными факторами. Во-первых, работники организации ведут себя не так, как предполагалось (более производительно, в сравнении с планами, или менее, так как в процессе труда они опираются на индивидуальный опыт и знания). Во-вторых, каждый сотрудник обычно взаимодействует с другими людьми, причем отнюдь не по только по утвержденным менеджментом правилам.  В-третьих, системы отношений, верований и предпочтений рабочих могут быть существенно отличны от ожиданий  менеджмента.

Рис. 7. Формальные и неформальные организации и их эффекты

 

Уникальные комбинации официально установленных норм и  правил и определяемого ситуацией  уникального поведения сотрудников предопределяют существенные ошибки в прогнозах показателей результатов труда и уровней удовлетворения от труда (см. рис.7).

 

Статус члена  неформальной группы и ее лидер

Индивидуальные характеристики членов рабочих групп уникальны (возраст, должность, заработная плата, место рождения, рабочее место). Не стоит сбрасывать со счетов и такие факторы, как уровень технической подготовки, опыт работы, связанные с процессом труда возможности передвижения, личные качества. Каждый из этих элементов вносит определенный вклад в неформальный, основывающийся на общих для членов группы критериях, статус работника.

Обладающий наивысшим  статусом индивид обычно является неформальным лидером группы, который выдвигается из ее членов и наделяется значительной неформальной властью, участвует в решении наиболее сложных задач, помогает новичкам адаптироваться к требованиям организации. Обычно неформальный лидер пользуется определенными привилегиями. Кроме того, он, как правило, обладает высокой самооценкой, что в определенной степени компенсирует возложенную на его плечи ответственность. В крупных неформальных группах может быть несколько лидеров, которые в какой-то степени дополняют друг друга. Обычно ими становятся опытные сотрудники, способные оценить рабочие проблемы, дать коллегам ценный совет и донести ключевые проблемы до руководителей.

 

Достоинства неформальных организаций

Неформальные системы  могут инициировать множество проблем, но «наши недостатки — продолжение  наших достоинств». Особое значение неформальных организаций связано с тем, что их взаимодействие с формальными системами определяет эффективность организации. Формальные планы и политика организации неадекватны динамике проблем, ибо они далеко не всегда учитывают возможные трудности и не отличаются гибкостью (в отличие от неформальных взаимоотношений).

Еще одно достоинство  неформальной организации — возможность облегчить управленческую нагрузку. В том случае, когда менеджер уверен, что неформальная организация поддерживает цели компании, исчезает необходимость жесткого контроля, так как «порядок на корабле» поддерживается самими «матросами», появляется возможность делегирования полномочий и децентрализации власти. Поддержка менеджмента неформальными группами способствует укреплению взаимодействия работников и отделов организации, повышению производительности и реализации принятых планов.

Неформальная организация  способствует сокращению разрыва в способностях менеджеров. Если менеджер не очень силен в вопросах планирования, неформальную помощь может оказать подчиненный, что означает повышение общего уровня управления. Кроме того, деятельность неформальной организации может привести к повышению уровня удовлетворения от труда сотрудников и стабильности рабочих групп (насыщаются потребности их членов в принадлежности и безопасности).

Нередко неформальная организация  становится весьма эффективным коммуникативным каналом, позитивно воздействует на формирование чувства локтя, повышение квалификации своих членов, их ориентацию в рабочей среде. Именно неформальная организация выполняет функции эмоционального клапана, «открывающегося» в момент крушения планов работника или при возникновении других проблем. Дружеское, открытое обсуждение возникших трудностей в узком кругу способствует уменьшению стрессов работников. Неформальная организация побуждает менеджеров просчитывать свои планы более, чем на один «ход» вперед и взвешенно использовать имеющиеся у них властные рычаги, ибо многим управленцам известно, что неявное сопротивление сотрудников обрекало на неудачи самые блестящие проекты. Достоинства неформальной организации проявляются наиболее ярко в сплоченных группах, когда все ее члены имеют положительные установки по отношению к компании. Под сплоченностью обычно понимается степень, с которой члены группы поддерживают друг  друга, полагаются на помощь коллег, стремятся к пребыванию в рядах коллектива. Показатели производительности членов сплоченной группы удивительно стабильны, текучесть кадров невелика. Уровень же производительности непосредственно связан с их внутренними установками (положительными и отрицательными) относительно процесса труда и организации.

 

Проблемы, связанные  с неформальными организациями

Функционирование неформальных систем создает и определенные проблемы. Практически в каждой из них, бок  о бок, рука об руку идут как положительные, так и отрицательные эффекты.

Например, в то время  как в одной из ее частей распространяется полезная информация, в другой «расползаются» непроверенные слухи. «Настроение» неформальных организаций весьма переменчиво. Так, рабочая группа может встретить новичка «с распростертыми объятиями», что позитивно влияет на его отношение к труду и показатели производительности, и она же может «ощетиниться», отвергнуть пришельца, устраивая ему обструкцию, что нередко заканчивается увольнением.

Одна из основных проблем  неформальных систем — противостояние переменам, ибо каждая группа стремится  оградить принятые в ней взаимодействия от внешнего влияния, от каких-либо изменений. Что хорошо на настоящий момент - хорошо на все времена. Если, к примеру, работа А считалась более престижной в сравнении с должностью Б, то даже при изменении внешних условий или изменении должностных инструкций (работа Б требует более высокой квалификации или дополнительных усилий) члены группы продолжают настаивать на сохранении прежних статусов и уровней оплаты труда. Если в условиях автократического руководства группа ограничивала производительность, данная установка сохраняется и при переходе к участию в управлении. В неформальных организациях не пользуются спущенными сверху инструкциями, но их с успехом заменяют устные соглашения, привычки и культура группы.

Таблица 2.

Потенциальные достоинства  неформальной организации и связанные  с ее деятельностью возможные  проблемы

 

Достоинства

Проблемы

♦  Способствует повышению общей эффективности организации ♦  Облегчает управленческую нагрузку менеджмента ♦  Благоприятствует выполнению рабочих заданий ♦  Способствует сотрудничеству и кооперации ♦  Благоприятствует сокращению разрыва в способностях менеджеров ♦  Улучшает коммуникации ♦  Способствует удовлетворению от труда и стабильности рабочих  групп ♦  Служит клапаном для  эмоций рабочих ♦  Побуждает менеджеров к более тщательному планированию

♦  Способствует появлению  нежелательных слухов ♦  Благоприятствует формированию нежелательных установок ♦  Затрудняет осуществление  перемен ♦  Инициирует конфликты  между индивидами и группами ♦  Негативно воздействует на поведение и самооценку некоторых  работников ♦  Ослабляет мотивацию  и удовлетворение ♦  Находится вне  сферы контроля менеджмента ♦  Благоприятствует проявлениям конформизма ♦  Инициирует ролевые  конфликты

Очевидно, что неформальные организации могут оказывать  серьезное давление на своих членов. Групповые взаимодействия теснейшим  образом связаны с ежедневной жизнью рабочих, которые практически не осознают, что они находятся под мощнейшим «прессом» культурных норм и коллективных установок. Чем теснее они связаны с группой, тем сильнее ее давление.

Итак, конформизм основан  на принятых в группе нормах, т.е. требованиях неформального коллектива к поведению его членов, которые могут быть жесткими или либеральными (в зависимости от поведения членов группы). Группы ожидают от своих членов их соблюдения, а каждый индивид волен принимать или отвергать принятые в ней правила (т.е. оставаться в группе или выходить из нее). Такие нормы распространяются как на выполнение рабочих задач, так и на взаимоотношения членов группы в организации, как на начальника и подчиненных, так и на коллег.

Группа, нормам которой  стремится соответствовать индивид, называется референтной группой. Сотрудники организации могут входить в более чем одну референтную группу (главный инженер компании руководит группой подчиненных и взаимодействует с одной-двумя группами менеджеров). Для того, чтобы мотивировать членов группы к соблюдению принятых в ней правил референтная группа обычно использует вознаграждения и штрафы, или санкции. Комбинация неформальных норм и связанных с ними санкций призвана не допускать противоречащее групповым нормам поведение. На членов группы, не желающих подчинятся правилам, оказывается постоянное давление (вплоть до насильственных действий) до их полной «капитуляции» (соблюдение норм или уход из группы).

Санкции могут включать в себя, к примеру, сокрытие инструмента, постоянное высмеивание «отщепенца», действия за пределами «проходной» (прокол шин автомобиля), изоляция от группы. О подвергшемся обструкции индивиде в Англии говорят, что его «отослали в Ковентри». Члены группы отказываются вступать в разговор со «ссыльным», не принимают его услуги.

Нередко деятельность организации  осложняется ролевыми конфликтами, когда сотрудники пытаются соответствовать как требованиям неформальных групп, так и работодателя (поскольку очень часто они вступают в конфликт). То, что хорошо для работников, далеко не всегда является благом для организации. Вряд ли кто-либо из сотрудников откажется от дополнительного перерыва для чашечки кофе, но лишние 15 минут утром и вечером означают непосредственный вычет из доходов компании. Избежать подобных конфликтов позволяет тесное взаимодействие менеджмента и неформальных групп, что дает возможность учесть интересы формальной и неформальной организаций, а достижение взаимоприемлемых решений способствует повышению производительности и уровня удовлетворения от труда работников. В то же время полная гармония потребностей сторон вряд ли достижима.

Взаимодействие менеджмента  с неформальной организацией осложняется тем, что последняя находится вне сферы управленческого контроля, ибо ее авторитет опирается, прежде всего, на социальную систему. Возникающие в неформальных организациях конфликты оказывают негативное влияние на деятельность организации в целом. Очевидно, что когда сотрудники заняты внутригрупповым противостоянием, выполнение рабочих заданий отходит на второй план.

 

Наблюдение за деятельностью неформальных групп

Прежде всего, менеджменту необходим визуальный портрет неформальной группы, так называемая сетевая диаграмма или схема неформальной организации. Обычно профессиональный «художник» делает акцент либо на выражаемых членами группы чувствах (например, привлекательность, антипатия или безразличие), либо на демонстрируемом ими поведении. Идентификация взаимоотношений внутри группы позволяет определить пользующихся наибольшим доверием ее участников или выбрать человека, которому удастся добиться удовлетворительного компромисса даже в тех случаях, когда его аргументы воспринимаются как сомнительные. Обычно сбор необходимых для создания портрета «красок» осуществляется либо посредством прямого наблюдения, либо в ходе анкетирования членов группы. Сетевые диаграммы позволяют выделить наиболее авторитетных членов группы, «изгоев», о достоинствах которых коллеги не подозревают.

 

Работа с  неформальными группами

Поскольку неформальные группы находятся вне сферы контроля менеджмента, их невозможно запретить приказом по компании, да и не следует пытаться «вычерпать море детским ведерком». Менеджменту необходимо научиться взаимодействовать с ними, оказывать влияние и на группы и на их членов:

1.   Примите и  поймите неформальные организации своей компании.

2.   Определите принятые  в них установки и образцы  поведения.

3. Прежде, чем предпринять какие-то действия по отношению к неформальным группам, оцените возможные последствия.

4.   Постарайтесь  найти взаимоприемлемый компромисс  между интересами неформальной группы и требованиями компании.

5.   Избегайте ненужных  угроз в отношении участников  неформальных организаций.

Наиболее желаемая комбинация формальной и неформальной организации  предполагает, что официальные структуры  обеспечивают движение взаимодействующих между собой групп и команд компании к общим целям. Другими словами, неформальная организация должна быть достаточно сильной, чтобы оказывать поддержку менеджменту в решении поставленных задач, но руководство компании не имеет права позволить ей занять «господствующие высоты».