Регламентация управленческой деятельности в агропромышленных организациях

     Сейчас  рассмотрим назначение и порядок  разработки положений о структурных  подразделениях.

     Положения о структурных подразделениях предназначены  для нормативно-правовой деятельности и определения их роли в системе  управления предприятием. Разработанные для каждой службы, они обеспечивают четкое разграничение задач, функций, прав и ответственности каждого органа управления. Положения для всех подразделений должны составляться по единой методике, носить конкретный характер, учитывать специфику данного предприятия. Целесообразно первоначально разработать временные положения сроком на один год, которые в дальнейшем при необходимости будут уточняться, и утверждаться как постоянные. При изменении содержания функций подразделения, методов и средств их выполнения положения о подразделениях пересматриваются.

     Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых подразделениями  работ. При этом перечень задач и  функций, закрепленных в ранее действующих  положениях, сопоставляется с вменяемыми данному подразделению в современных условиях. Полезно также изучить опыт работы подобных подразделений на родственных предприятиях. По итогам анализа составляется детальный перечень выполняемых работ, устанавливается их объем и трудоемкость, периодичность выполнения, порядок подготовки и предоставления информации в другие подразделения. 

     Существуют  определенные нормы построения данного  документа. Так, согласно УСОРД структура  текста Положения включает следующие  разделы: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Права и ответственность», «Взаимоотношения. Связи». Сейчас рассмотрим содержание разделов.

     1. Общие положения. Указывается  точное название подразделения,  его место в системе управления  предприятием, в чьем непосредственном подчинении находится, кто его возглавляет, порядок назначения и освобождения от должности руководителя. Характеризуется внутренняя структура подразделения, распределение функций между структурными частями, их подчиненность и взаимодействие. Эти вопросы следует излагать в общей форме, поскольку структура подразделения может изменяться при сохранении стабильности стоящих перед подразделением задач и вытекающих из них функций. Здесь же указывается порядок утверждения структуры и штатов подразделения, наличие подчиненных подразделений, перечисляются основные нормативные документы, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.

     2. Основные задачи. Указываются основные  задачи деятельности, для выполнения  которых и создано подразделение. При формулировке основных задач нельзя подменять их функциями, возлагаемыми на подразделение.

     3. Функции. Формулируются вменяемые  подразделению функции, необходимые  для выполнения возложенных на  него задач. Указывается, какие  вопросы подразделения решает самостоятельно, а в решении каких только принимает участие.

     4. Права и ответственность. Определяется  компетенция подразделения и  закрепляются права, необходимые  для выполнения возложенных на  него функций, а также ответственность  руководителя за качественное и своевременное выполнение функций, возложенных на подразделение. Права реализуются руководителем подразделения, а также другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей. Ответственность руководителя подразделения за управление коллективом детально указывается в его должностной инструкции.

     5. Взаимоотношения. Связи. Определяются  деловые коммуникационные связи  подразделения с другими структурами,  в том числе и внешними по  отношению к предприятию.

     Рассмотрев  назначение и порядок разработки положений о структурных подразделениях, перейдем к назначению и порядка разработки должностных инструкций.

     Должностная инструкция – локальный нормативный  правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций.

     Должностная инструкция является юридическим документом и требует тщательной проработки, уточнения значения каждого слова.

       Стандарта на разработку должностной  инструкции нет, так как каждая  организация имеет право на  свою точку зрения при описании  требований, предъявляемых к работнику.

       Перед тем как приступить к  разработке должностных инструкций  работников, целесообразно разработать  и утвердить в организации  «Порядок разработки, согласования  и утверждения должностных инструкций»,  в котором по каждой штатной должности необходимо указать лицо, ответственное за разработку должностной инструкции, и лицо, с которым согласовывается данный документ.

     Должностная инструкция разрабатывается руководителем  структурного подразделения, в котором  работает должностное лицо, под руководством и при методической помощи работников кадровой и экономической служб. Проект должностной инструкции визируется составителем, юридическим отделом, экономической службой. Должностная инструкция для руководителя организации разрабатывается и утверждается вышестоящей организацией по подчиненности.

     Должностная инструкция разрабатывается в целях  установления правил, регламентирующих организационно-правовое положение  должностных лиц, их обязанности, права  и ответственность и обеспечивающих условия для их эффективной работы.

     Должностная инструкция как документ, регламентирующий деятельность должностных лиц, их права, обязанности и ответственность, призвана обеспечить:

     рациональное  разделение труда между работниками;

     совершенствование управления на базе совмещения должностей, увеличения объемов работ, пересмотра трудовых функций работников в связи с сокращением их численности, переходом на новые формы организации производства и труда;

     единство  при определении должностных  обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований;

     правильное  решение вопросов подготовки, повышения  квалификации, подбора, рациональной расстановки  и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;

     решения вопросов оплаты труда;

     проведение аттестации и оценки результатов деятельности персонала;

     поддержание и укрепление трудовой дисциплины;

     правильное  применение мер дисциплинарного, материального  и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них  обязанности.

     Кроме того, должностные инструкции используются при ранжировании должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда. Анализ должностных инструкций – один из источников информации для совершенствования структуры управления, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

     Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии:

     определение места каждой должности в структуре  организации, ее подчиненности и  взаимосвязей;

     выявление тех работ, которые выполняются  по данной должности;

     отбор типичных должностей для анализа;

     выбор метода анализа работ по отобранным должностям;

     сбор  необходимой информации для анализа;

     анализ  работ по должности, т.е. определение  наиболее существенных характеристик  работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или может состоять из характеристик работника, требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности;

     описание  работы по должности, т.е фиксация данных о содержании работы по данной должности. Здесь указываются наименование должности, кому подчиняется, за кого непосредственно  отвечает работник, общая цель работы, основные направления деятельности и задачи, условия работы и рабочая среда, рабочие взаимоотношения, показатели ответственности. Описание должности осуществляет работник отдела кадров для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции;

     составление личной спецификации, т. е. определение  требований к работнику, который  будет занимать эту должность, к  его знаниям, навыкам, опыту.

     Основой при разработке должностных инструкций служат квалификационные характеристики должностей служащих, разработанные и утвержденные Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь.

     Квалификационные  характеристики массовых должностей служащих, общее для всех отраслей экономики  республики, содержатся в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей экономики», а характеристики, специфичные для конкретной отрасли, - в квалификационных справочниках отраслевого характера. Все три основных раздела квалификационных характеристик («Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования») используются при составлении должностных инструкций, в которых уточняется перечень работ, свойственных соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. В квалификационных характеристиках приведен перечень основных, наиболее часто встречающихся работ, исходя из сложившегося в отраслях экономики разделения и кооперации труда. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается трудовыми договорами и должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются нанимателями в установленном порядке.

     Должностные инструкции разрабатываются на все  должности, включенные в штатное  расписание предприятия, и представляются принятому на определенную должность  и заключившему трудовой контракт сотруднику под расписку. Обоснованные изменения вносятся в должностные инструкции только на основании приказа директора и обязательно доводятся до сотрудника под роспись. Разделение обязанностей между работниками может производиться как при одинаковом наименовании должностей, так и при различном. Например, при наличии в штатном расписании двух должностей экономистов по труду каждому работнику, занимающему эту должность, определяются его обязанности.

     Другими документами, дополнительно используемыми при разработке должностных инструкций, являются:

       положения о структурных подразделениях;

     стандарт  предприятия;

     схема структуры управления.

     Должностная инструкция оформляется на общих  бланках формата А4.

     Сейчас  рассмотрим содержание разделов.

     Раздел «Общие положения» включает:

     название  отела и должности;

     категорию должности;

     порядок назначения и освобождения работника  от должности, замещения во время  его отсутствия;

     квалификационные  требования;

     сведения  о должностных лицах, которым  подчиняется и которыми руководит работник;

     правовые  акты и нормативные документы, которыми должен руководиться работник в своей  деятельности.

     Наименование  должности должно быть установлено  в соответствии с Общегосударственным  классификатором Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих».

     Квалификационные  требования по образованию, специальности, стажу работы по специальности, предъявляемые  к сотрудникам в соответствии с занимаемой ими должностью, в  должностной инструкции определяются в соответствии с разделом «Квалификационные требования» квалификационных характеристик должностей служащих. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных квалификационными требованиями, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них обязанности, по рекомендациям аттестационных комиссий в порядке исключения могут быть назначены на соответствующие должности.

     Пункт об основных нормативных документах, знание которых необходимо сотруднику для осуществления своей служебной деятельности и реализации своих полномочий, разрабатывается на основании раздела «Должен знать» квалификационных характеристик должностей служащих.

     В данный раздел по усмотрению работников кадровых служб могут быть включены и другие требования и положения, которые конкретизируют и уточняют статус работника и условия его деятельности.