Проектирование системы управления ООО «Кофейный рай»

За 2008 г. оборот общественного питания составил 138,4 млн руб., что в товарной массе на 3,5 процента больше, чем в соответствующем периоде 2007 г. Оборот общественного питания в 2010 г. составил 131,2 млн руб. (98,2 % к уровню 2007 г.) (см. рис. 1.4). Численность работающих в отрасли составляет 199 человек. По состоянию на 1 января 2010 г. на субъекты малого предпринимательства приходится 59%, из них 12% работают в ресторанах, 21% в барах, 41% на закусочные, столовые и кафе. Кофеен и специализированных кафе, предлагающий качественные сорта кофе в г. Иркутске 18 компаний, в г. Шелехове – 3 компании.  Среднемесячная зарплата по отрасли в 2010 г. составила 9220 рублей, таким образом, по сравнению с 2007 г. увеличилось в 1,58 раза [4, с. 33].

   Рис. 1.4. Динамика оборота общественного питания г. Шелехов

Отрасль общественного питания постоянно обновляется. Ремонтируются и обновляются старые здания советских столовых. Осуществляется строительство и ввод в эксплуатацию новых объектов торговли и общественного питания. За 2008-2010 гг. введено в эксплуатацию 6 кафе на 202 посадочных места: кафе «МакФудс», кафе «Аляска», кафе «Прага», кафе «Централь» ООО «Мистер Твистер», кафе «Дачка», кафе «Grand Victori».

2. РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ

2.1. Разработка системы целей

      Основные качественные характеристики компании:

1.Видение: качественное обслуживание, качественный кофе, качественный отдых;

2.Миссия как философия: отображение мира через кофе;

3.География работы ООО «Кофейный рай»: деловой центр, г. Шелехов;

4.Тип кофейни: французский (классический стиль, большой ассортимент десертов, обслуживание официантами);

7. Потребители кофеен люди от 20 до 42 лет, с высшим образованием, и средним доходом 18 000 руб. В г. Шелехов около 3,4 тыс. чел. занято с офисных и государственных учреждения.

Перечень факторов конкурентоспособности компании с описанием степени их влияния, на конкурентоспособность производимой продукции (работ, услуг):

1)     значительный опыт работы на рынке, квалификация кадров (высокая степень влияния);

2)     высокое качество услуг (высокая степень влияния);

3)     широкий и глубокий ассортимент (высокая степень влияния).

2.1.2. Разработка дерева целей

Рассмотрим систему долгосрочных целей компании ООО «Кофейный рай» (рис. 2.1).

Главная цель организация кофейни на 40 посадочных мест в г. Шелехове.

Стратегические цели Генерального директора:

1). Формирование концепции кофейни;

2). Система организации, мотивации и контроля менеджмента компании;

                Рис. 2.1. Долгосрочные цели компании «Кофейный рай»

Тактические цели менеджмента:

1).Управляющий кофейни: формирование и ежемесячная корректировка политики ценообразовании; постоянный мониторинг работы кофейни.

2). Цель бариста:              создать  и ежемесячно проводить систему оценки и повышения уровня качества продукции (напитка кофе) и услуг; сформировать и ежемесячно корректировать кофейную карту согласно спроса.

3). Цель администратора: обеспечить объема продаж компании согласно бизнес-плану; постоянная организация, мотивация и контроль обслуживающего персонала.

Операционные цели обслуживающего персонала:

1). Цель менеджера по снабжению: осуществлять мониторинг  и ежемесячную корректировку бюджетов компании; отклонение фактических расходов от плановых не должно превышать 5%.

2). Цель бар-менеджера: наем персонала; ежемесячная корректировка политики ассортимента и сбыта.

3). Цель официанта и барменов: обслуживание клиентов не должны превышать 9 минут; улучшать качество обслуживания посетителей за счет постоянного совершенствования навыков и умения.

Задачи компании:

1). обеспечить размер охвата рынка до 5 % к 2012 г. с выходом на новые рынки сбыта;

2). сформировать функциональную структуры организации «Кофейный рай», где над каждой функциональной областью будет закреплен уровни – зам. директора – менеджер – исполнитель.

Рабочий день административно-управленческого персонала 8 часов  и длится с 09:00 до 17:00, с перерывом на обед с 13:00 до 14:00.

Обслуживающий персонал работает в две смены, с 08:00 до 00:00.

Основные руководители выполняют следующие функциональные обязанности:

Генеральный директор (1 чел). Подписывает приказы о назначении на ту или иную должность или освобождении от нее. Осуществляет организационное руководство всем предприятием в целом.

Управляющий (1 чел) является заместителем директора. Разрабатывает тактические цели предприятия, организует, мотивирует и контролирует работу персонала кофейни, качество обслуживания.

Администратор (1 чел). Обеспечивает взаимодействие подразделений. Занимается маркетингом предприятия.

Бармен (2 чел). Следит за работой персонала, производит кассовые операции. Готовит заказы, направленные на бар, непосредственно обслуживает посетителей, находящихся за барной стойкой.

Бар-менеджер (2 чел). Организует, мотивирует и контролирует обслуживающий персонал.

Официант (2 чел) Находится в подчинении у управляющего. Принимает заказы, обслуживает гостей, следит за чистотой зала.

Бариста (1 чел) Находится в подчинении у управляющего. Контролирует работу приготовления кофе, от его таланта зависит качество сваренного напитка и востребованность заведения.

Посудомойщик (2 чел) Подчиняется непосредственно менеджеру. Занимается мытьем посуды.

Уборщица (1 чел) Подчиняется непосредственно менеджеру. Следит за чистотой в заведении. Убирает подсобные помещения, зал.

2.3. Производственный план проектируемого предприятия

По бизнес-плану предполагается строительство здания кофейни площадью 120 кв.м. Основные затраты на строительные материалы, электро- и газовое оборудование, вентиляцию, сантехнику и строительно-монтажные работы составят 2923,3 тыс. руб. или 24,36 тыс. руб. за 1 кв.м.  Подрядчиком строительно-монтажных работ выступает ООО «СтройВектор».

Основным видом деятельности кофейни «Кофейный дом» является реализация кофейных напитков, кондитерских изделий и других десертов.

Процесс реализации данных видов продукции состоит из следующих действий [10, с. 17]:

      прием заказа;

      обработка заказа;

      приготовление напитка;

      формирование заказа;

      подача заказа.

Процесс приготовления чашечки кофе составляет 2-3 минуты, от принятия до подачи заказа – 5-7 мин. Для реализации продукции будет использоваться следующее оборудование и вспомогательные материалы (см. табл. 2.1):

                                                                                                       Таблица 2.1

                Оборудование и вспомогательные материалы

Для производства продукции планируемого объёма и оказания услуг необходимо сырье и материалы ООО «Кофейный дом»: кофе, сахар, сливки, кондитерские изделия, конфеты и шоколад к кофе.

Кофейня «Кофейный дом» будет располагаться на площади 120 м2, На производственную площадь отведено 80 м2 (зал обслуживания), непроизводственная площадь – 20 м2 (санузел для клиентов, санузел для персонала, подсобное помещение). Офисное помещение 20 м2.

Таким образом, планируемое строительство здания кофейни, покупка оборудования, инвентаря, сырья и фонд заработной платы за 3 месяца потребует капитальных вложений 3 847,18 тыс. руб.

2.3. Разработка организационной структуры

Организационная структура ООО «Кофейный рай» планируется как функциональная. Для повышения эффективности работы можно предложить следующую организационную структуру компании:

Первый уровень – общее собрание дольщиков, генеральный директор, отвечают за стратегические вопросы функционирования компании.

Второй уровень –  Заместители руководителя (управляющий, бариста, администратор). Они отвечают за оперативное управление организацией. В их задачи входит контроль за соответствием тактических действий стратегическому плану развития организации.

Третий уровень – младшие менеджеры (менеджер по снабжению, бар-менеджер);

Четвертый уровень – специалисты (маркетолог и бухгалтер) и обслуживающий персонал кофейни (официанты, бармены), (см. рис. 2.2.).

Если же говорить о функциональных зонах деятельности, то можно предложить следующие зоны:

1. Отдел снабжения;

2. Бухгалтерия;

3. Коммерческий отдел (зал обслуживания).

       Рис. 2.2. Схема функциональной организационной структуры

                                            ООО «Кофейный рай»

Представляется, что данная структура  будет максимально способствовать планированию кофейни «Кофейный рай» и позволит быстрее достичь поставленных целей.

Матрица распределения функций менеджмента ООО «Кофейный рай» представлены в таблице 2.3.

                                                                                                          Таблица 2.3

    Матрица распределения функций менеджмента ООО «Кофейный рай»

                                                                                     Продолжение табл.2.3