Коммуникация в управлении

      Рис.2.3.Сеть типа «звезда». 

     Такая сеть позволяет, например, субъекту А  оперативно направлять не связанным  друг с другом субъектам Б, В, Г  необходимые распоряжения, регулировать, координировать и контролировать их действия. Здесь легко поддерживать порядок, поскольку в коммуникациях отсутствуют посредники и неформальные каналы, часто создающие различного рода «возмущения».

      Однако для более крупных  организаций такая коммуникационная сеть непригодна. Здесь центральное звено А уже не в состоянии единолично вырабатывать и доводить до субъектов В, Г, Д все решения. Ему помогает конкретизирующий их посредник Б. Такая сеть получила название «шпора» (рис.2.4).

     

     

     

       

Рис.2.4. Сеть типа «шпора». 

     Играя вторые роли, Б на деле имеет огромную власть, так как контролирует взаимодействие всех субъектов и может незаметно навязывать волю центру (А).

     В сетях типа «звезда» и «шпора»  число коммуникационных каналов, сходящихся к нему, на практике не может превысить  нормы управляемости. Это ставит естественный предел развитию управленческих структур, а, следовательно, и самих организаций, росту масштабов их деятельности.

     Поэтому крупным многопрофильным организациям необходимы коммуникационные структуры  с горизонтальных каналами на одном  или нескольких уровнях. Так, в структуре  типа «палатка» допускается один уровень горизонтальных каналов (рис.2.5).

     

     

     

       
 

     Рис.2.5. Сеть типа «палатка». 

     В сети типа «дом» такие каналы возможны и на нескольких уровнях, что придает  ей практически замкнутый характер (рис.2.6).

     

     

     

     

     

     Рис.2.6.Сеть типа «дом» 

     Подобные  структуры позволяют исполнителям напрямую самостоятельно решать многие второстепенные проблемы, давая возможность  руководству сосредоточиться на главном.

     Практика  показывает, однако, что вследствие относительно свободного доступа к коммуникационным каналам в такого рода сетях могут целенаправленно инспирироваться нарушения, а отдельные участники процесса управления сначала выключаться из системы коммуникаций, а затем удаляться из нее. Например, на основе предварительной договоренности субъект Д может направлять информацию для А через Б и Г, минуя, В (что должен был бы делать в соответствии с формальными предписаниями). Через некоторое время будет нетрудно доказать принципиальную ненужность В и возможность исключения его из управленческой структуры.

     В целом открытые коммуникационные сети присущи крупным многоуровневым организациям с жестким подчинением  одних звеньев другим и преобладанием  формальных связей.

     Однако  в рамках таких организаций (а  также на их стыке) могут существовать и гибкие образования – консультационные и совещательные (комитеты, комиссии, специальные творческие группы), взаимодействие в рамках которых основано преимущественно на неформальных или полуформальных принципах.  

     Коммуникации  здесь осуществляется обычно в контуре замкнутых  сетей, в которых посредники (если они существуют) играют роль не контролеров, а связников, облегчающих взаимодействие между участниками.

     Основой таких коммуникаций является структура  типа «круг» (рис.2.7). В крупной организации  он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие всех со всеми. Это помогает объединить людей, облегчает взаимодействие, обмен информацией и идеями. Стимулирует творческие процессы.

     

     Рис.2.7. Сеть типа «круг». 

     Там, где необходима координация исполнителей, она обеспечивается с помощью  коммуникационной сети типа «колесо» (рис.2.8). В ней существует центральный субъект, облегчающий и ускоряющих процесс коммуникаций. Однако он является не администратором, а общепризнанным лидером, ведущим за собой остальных. 

     

     Рис.2.8. Сеть типа «колесо». 

     В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом, и тогда коммуникационная сеть принимает  вид «сот», представляющих собой единство открытой «змеи» и замкнутых «колеса» и «круга» (рис.2.9). 
 
 
 

     

     

     

     

     

     Рис.2.9. Сеть типа «соты». 

     Такая структура предполагает,  что  один субъект одновременно участвует  в двух группах, поэтому выполняет по отношению к ним функции «соединительного звена». Процесс коммуникаций может здесь иметь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров.

     Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений  власти и контроля в организациях. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения.

     Характер  взаимозависимости работ и людей  в группе или организации определяет тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость  допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу.

     2.3. Коммуникационные стили.

     Коммуникационный  стиль – это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации; также много и подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

     За  основу измерения межличностной  коммуникации можно взять такие  две переменные, как односторонность  в коммуникации (или желание высказываться) и адекватность обратной связи (или желание получить ответ). Первое измерение включает  степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение,  а по горизонтали – второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (рис.2.10.).

                                                  

                                               

     Рис.2.10. Коммуникационные стили. 

     Коммуникационный  стиль индивидов в первом квадранте  может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим,  и низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль.  Открытие  себя в этом случае  измеряется  в диапазоне от среднего до  максимального. Индивид идет на это, концентрируется тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватной обратной связи или ответа со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

     Коммуникационный  стиль индивида во втором квадранте  определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

     Коммуникационный  стиль в третьем квадранте  характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует  себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты» - люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и  чувств к другим.

     Коммуникационный  стиль в четвертом квадранте связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

     В середине матрицы располагаются  индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации. Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других. 

3.Процесс  коммуникаций и  эффективность управления. 

     Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят  в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма, отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

     3.1.Коммуникации между организацией и ее средой. 

     От  факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

     Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего  окружения. С  имеющимися и потенциальными  потребителями  они сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товара на рынок. В сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном и международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготы и т.п. используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации  отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился.  Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры. Служебные записки, видеоленты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

     3.2.Коммуникации между уровнями и подразделениями.