Министерство  образования Российской Федерации

Башкирский  экономико-юридический техникум

Курсовая  работа

0602._М._М-05-19._00._10._ПЗ.

Коммуникация  в управлении. 
 

  Руководитель курсовой работы:

  ______________Богданова А.А.

  _____________________2007 г.

                                                                  Разработала:

_____________Кипарисова Е.Г.

  ______________________2007г.

 

  Введение

 

     Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное ее восприятие теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

     По  общему признанию, коммуникации имеют  огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

     Роль  коммуникаций очевидна как на малых  фирмах, так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

     В современном обществе одной из ключевых проблем являются коммуникации. В  организациях эта проблема оборачивается тем, что недостает понимания того, что коммуникации это не просто обмен информацией, а динамичный межличностный процесс обмена поведением. Из всех организационных процессов коммуникации, пожалуй, занимают центральное, стержневое место, так как лежат в основе жизнедеятельности организации.

1. Теоретическая часть.

1.Общие понятия и положения.

     Термин  коммуникация – происходит от лат. communication, и означает обмен информацией и смыслом информации между двумя и более людьми. Коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

     Коммуникация  и информация различные, но связанные  между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

     В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

     Коммуникация  предъявляет требование к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый участник должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

     Цели  коммуникаций:

1. Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
2. Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
3. Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
4. Регулирование и рационализация информационных потоков.

 
 
 

2. Коммуникационные  сети и стили.

2.1.Коммуникационные каналы.

     Взаимодействие  между элементами управленческой структуры  осуществляется посредством коммуникационных каналов. Их система может быть  глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например подразделению.

     Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что  коммуникационная система является централизованной. Причем само это звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций преимущественно вертикального характера.

     В то же время коммуникационная система  может быть и полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, выполняющих функции «узлов» коммуникации, или децентрализованной, когда большая их часть (обычно второстепенные) осуществляются напрямую.

     Коммуникационные  каналы различаются, прежде всего, техническими возможностями: пропускной способностью (реальным объемом и скоростью взаимодействия, которое может осуществляться с их помощью за единицу времени), частотой и масштабами возможных сбоев (например, долей потерь информации).

     Другой  характеристикой коммуникационных каналов является их направленность. Она может быть односторонней, когда коммуникация идет в одном направлении (воздействие, отчет о проделанной работе), или двусторонней, предполагающей взаимодействие (переговоры).

     Коммуникационные  каналы внутри организации могут  быть официальными и неофициальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, так же они определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам; неофициальные связывают субъектов управления как частных лиц.

     Если  коммуникационные каналы соединяют  элементы управленческой структуры, принадлежащие  к разным уровням, они являются вертикальными. По ним сверху вниз передаются, например, команды и инструкции, осуществляются вертикальная координация и регулирование деятельности нижестоящих звеньев управления. Снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе и рекомендации руководству.

       Вертикальные коммуникационные  каналы в свою очередь подразделяются  на:

     -  восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

     - нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем работников.

     Горизонтальные  коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу элементы организации. Они обеспечивают наиболее эффективное решение их общих проблем за счет повышения оперативности взаимодействия.

     Каналы, связывающие элементы, относящиеся  не только к разным уровням, но и  к различным частям структуры, могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления связей между участниками различного рода комитетов, комиссий, специальных групп. Сегодня такие каналы еще относятся к разряду неформальных или полуформальных.

     Горизонтальные  каналы коммуникации могут быть параллельными, а диагональные – пересекающимися. Их наличие в коммуникационной системе управления дает гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной системе заложена потенциальная возможность искажения обмениваемой информации.

     Так же коммуникационные каналы бывают вербальные (словесные) и невербальные,   призванные осуществить      обмен      информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

2.1. Коммуникационные  сети.

     Упорядоченная совокупность коммуникационных каналов, связывающих субъектов управления, образует коммуникационную сеть, на конкретную конфигурацию которой влияет набор осуществляемых этими субъектами функций.

     Коммуникационная  сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис.2.1). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между ними. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Она концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значениями.

     Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

     Можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные.

     Открытые  характеризуются двумя особенностями:

• во-первых, наличием «тупиков», т.е. субъектов, на которых цепочка коммуникаций прекращается, поскольку им дальше не с кем взаимодействовать;
• возможность в силу своего положения препятствовать коммуникациям (останавливать, искажать содержание, изменять направление).

     

Рис.2.1. Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации. 

     В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.

     Комбинированные сети сочетают в себе в различных вариантах элементы предыдущих.

     Коммуникационные  сети могут быть одноуровневыми, обеспечивающими горизонтальное взаимодействие, и многоуровневыми, посредством которых осуществляются вертикальные контакты.

     Рассмотрим  более обстоятельно основные виды коммуникационные сетей, их достоинства и недостатки, помня, однако, что речь идет лишь об их принципиальных схемах.

     Наиболее  простой вид открытой коммуникационной сети – линейная, называемая «змеей» (рис.2.2).

       

     Рис.2.2. Сеть типа «змея». 

     Она характеризуется тем, что субъекты  А и Б, которых она объединяет, находятся в тупиках, а субъект В не только выполняет роль посредника коммуникаций, но и может их контролировать.

     На  практике как самостоятельная такая  структура существует редко; чаще она  является элементом более сложных  образований, в которых служит инструментом неформальных коммуникаций субъектов одного уровня.

       Многоуровневые сети обычно имеют  центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов. Они существуют в нескольких вариантах.

     Сеть  типа «звезда» используется, например, тогда, когда число подчиненных центру (в данном случае А) субъектов не выходит за пределы нормы управляемости. В сущности, она представляет собой совокупность отходящих  от него «змей» (рис.2.3).