Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Ноября 2012 в 09:45, реферат

Краткое описание

Так как клиенты размещают крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту очень нужен товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента) разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым, компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех прайс-листы.
На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются:
Электронная почта
Факс
Доставка курьером
Обычная почта

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 3
ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ 3
ВЫБОР ИНСТРУМЕНТА ГРАФИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ 4
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ 5
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ» 8
PRPU ЗАКУПКИ 8
PRSA. ПРОДАЖИ 48
ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ 79
PRPU. ЗАКУПКИ 79
PRSA. ПРОДАЖИ 101
АНАЛИЗ ТРЕБОВАНИЙ 111
PRPU. ЗАКУПКИ 111
PRSA. ПРОДАЖИ 128
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 143
PRPU. ЗАКУПКИ 143
PRSA. ПРОДАЖИ 159
ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ И СПИСОК НАСТРОЕК 168
ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ 168
PRPU. ЗАКУПКИ 169
PRSA. ПРОДАЖИ 205

Содержимое работы - 1 файл

Автоматизация деятельности предприятия.doc

— 2.13 Мб (Скачать файл)

Законодательные требования

Законодательных норм, обуславливающих  требование, нет

Критичность требования

  • Возникает вероятность неправильного формирования заказа, в результате которого увеличатся складские запасы
  • Возникает вероятность потери части клиентов в результате того, что необходимые товары не будут доставлены точно в срок

Варианты решения

Расширение стандартной  функциональности (вариант 1)

Описание решения

Необходимо разработать  отчет «О потребностях в товарах». Для этого необходимо разработать  и согласовать отчетную форму  и реализовать отчета в системе

Преимущества  решения

  • Возможность планирования закупок
  • Снижение складских запасов, улучшение качества предоставляемых услуг

Недостатки  решения

  • Дополнительные трудозатраты по созданию отчета

Обходной путь (вариант 2)

Описание решения

Использование стандартной  функциональности системы ([М] Покупка -> [П] Планирование -> [П] Отчеты)

Преимущества  решения

  • Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета
  • Использование стандартной функциональности

Недостатки  решения

  • Повышается вероятность ошибки

Изменение бизнес-практики (вариант 3)

Описание решения

Изменение бизнес-практики невозможно

Использование более  поздней версии системы (вариант 4)

Описание решения

Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном  сайте производителя анонсы по развитию системы так же отсутствуют

Отказ от реализации требования (вариант 5)

Описание решения

Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным и руководствоваться экспертными  знаниями сотрудников компании

Преимущества  решения

  • Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета

Недостатки  решения

  • Вероятность сделать ошибку остается
  • Необходимость обработки большого количества информации

Сравнение вариантов решения

Табл. 17. Сравнение вариантов решения RPU01

Критерий оценки

Вар. 1

Вар. 2

Вар. 3

Вар. 4

Вар. 5

             

1

Трудоемкость реализации

-

+

+

+

+

2

Вероятность возникновения  ошибок

+

-

-

-

-

3

Оперативность  принятия решений

+

-

-

-

+


 

В результате сравнения  выбран пятый вариант решения (отказ  от реализации)

Анализ требования RPU05


Суть требования

Необходимость согласования сформированной заявки обуславливается  большой вероятностью возникновения  ошибки при формировании заявки. С  целью недопущения ошибок, необходимо предусмотреть возможность определения  статуса документа и ограничение к нему прав доступа соответствующих пользователей в зависимости от статуса документа. Если документ не согласован, то он должен быть только на просмотр. На этапе согласования и уточнения заявки необходимо предусмотреть только возможность внесения в него изменений. Если же документ согласован, тогда необходимо предусмотреть возможность создания на его основе заказов и запретить внесение каких-либо изменений.

Законодательные требования

Законодательных норм, обуславливающих  требование, нет

Критичность требования

  • Возникает вероятность неправильного формирования заявки
  • Возникает вероятность создания ошибочных заказов, что может сказаться на качестве предоставляемых услуг и лояльности клиентов.

Варианты решения

Расширение стандартной  функциональности (вариант 1)

Описание решения

Необходимо добавить информационное поле «Статус» на форму  создания заявки, а также внести соответствующие изменения в  таблицу базы данных. Необходимо создать  процедуру управления потоком работ, которая бы на основании статуса документа и роли пользователя определяла права доступа к документу

Преимущества  решения

  • Упрощение процедуры согласования заявки
  • Снижение вероятности возникновения ошибки при формировании заявки

Недостатки  решения

  • Дополнительные трудозатраты по созданию отчета

Обходной путь (вариант 2)

Описание решения

Стандартная функциональность системы не позволяет реализовать  данное требование

Изменение бизнес-практики (вариант 3)

Описание решения

Изменение бизнес-практики невозможно

Использование более  поздней версии системы (вариант 4)

Описание решения

Более поздняя версия системы отсутствует, на официальном  сайте производителя анонсы по развитию системы так же отсутствуют

Отказ от реализации требования (вариант 5)

Описание решения

Предполагается оставить данный шаг бизнес-процесса ручным

Преимущества  решения

  • Отсутствие дополнительных затрат на разработку отчета

Недостатки  решения

  • Вероятность сделать ошибку остается
  • Необходимость обработки большого количества информации

Сравнение вариантов решения

Табл. 18. Сравнение вариантов решения RPU05

Критерий оценки

Вар. 1

Вар. 2

Вар. 3

Вар. 4

Вар. 5

             

1

Трудоемкость реализации

-

+

+

+

+

2

Вероятность возникновения  ошибок

+

-

-

-

-

3

Оперативность  принятия решений

+

-

-

-

+


В результате сравнения  выбран пятый вариант решения (отказ от реализации)

PRPU02 Выбор поставщиков

Общий список требований


В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать.

Табл. 19. Общий список требований. PRPU02 Выбор поставщиков

№ требования

Шаг процесса

Тип решения

Модуль в системе

       

RPU07

PRPU02.01

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Поставщики

RPU08

PRPU02.02

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Поставщики

RPU09

PRPU02.03

Р

-

RPU10

PRPU02.04

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Заявки

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

RPU11

PRPU02.05

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Квоты

RPU12

PRPU02.06

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

RPU13

PRPU02.07

Р

-


Анализ необходимости расширений системы


В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы.

Табл. 20. Анализ необходимости расширений системы. PRPU02 Выбор поставщиков

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

     

RPU09

PRPU02.03

На данном этапе необходимо предусмотреть автоматическое создание отчета, который должен содержать  список поставщиков, которые могут  выполнить заявку. Отбор поставщиков  для отчета необходимо осуществлять по следующим параметрам:

  • Наличие договора с поставщиком
  • Список товаров, которые необходимо приобрести

Отчет должен содержать  следующую информацию:

  • Наименование поставщика
  • Контактную информацию
  • Список товаров
  • Цены на товары
  • Условия скидок

RPU13

PRPU02.07

Необходимо предусмотреть  автоматическое формирование отчета, позволяющего сделать выбор поставщиков. Отчет должен содержать следующую информацию:

  • Код товара
  • Список поставщиков
  • Название поставщика
  • Цена товара
  • Скидка, %
  • Дата поставки

Анализ требования RPU09


В результате сравнения  выбран пятый вариант решения (отказ от реализации)

Анализ требования RPU13


В результате сравнения  выбран пятый вариант решения (отказ  от реализации)

PRPU03 Оформление и отправка заказа

Общий список требований


В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать.

Табл. 21 Общий список требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа

№ требования

Шаг процесса

Тип решения

Модуль в системе

       

RPU14

PRPU03.01

С

[М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения -> [Мн] Соглашение -> [Список]

RPU15

PRPU03.02

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Поставщики -> [Мн] Поставщик -> [К] Соглашения

RPU16

PRPU03.03

С

[М] Покупка -> [П] Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] Функции -> [К] Выполнить указания -> [К] Ок

RPU17

PRPU03.04

Р

-

RPU18

PRPU03.05

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка  Заказ -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать


Анализ необходимости расширений системы


В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать  с помощью стандартной функциональности системы.

Табл. 22. Анализ необходимости расширений системы . PRPU03 Оформление и отправка заказа

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

     

RPU17

PRPU03.04

Необходимо предусмотреть  возможность согласования заказа с  ответственным сотрудником. По несогласованному заказу должна отсутствовать возможность  его проведения.


Анализ требования RPU17


В результате сравнения выбран пятый вариант решения (отказ от реализации)

PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

Общий список требований


В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать.

Табл. 23 Общий список требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

№ требования

Шаг процесса

Тип решения

Модуль в системе

       

RPU19

PRPU04.01

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

RPU21

PRPU04.02

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка  Заказ

RPU22

PRPU04.03

Р

-

RPU23

PRPU04.04

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка Заказ

RPU24

PRPU04.05

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка  Заказ -> [Мн] Учет -> [К] Учет

RPU25

PRPU04.06

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [П] Документы  -> [О] Поставщик – Подтвержд.  Оплаты

RPU26

PRPU04.07

С

[М] Покупка -> [П] Обработка заказов -> [Ф] Контакты -> [К] Создать взаимодействие


Анализ необходимости расширений системы


В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать  с помощью стандартной функциональности системы.

Табл. 24 Анализ необходимости расширений системы . PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

     

RPU22

PRPU04.03

Необходимо предусмотреть  возможность согласования полученного  счета-фактуры в системе.

Необходимо предусмотреть изменение статуса счета-фактуры. Если документ не согласован, то по нему не должны совершаться никакие операции, кроме просмотра и редактирования.

После согласования необходимо перевести статус документа в  «Согласовано» или в «Требует уточнения», если были обнаружены ошибки и недочеты.


Анализ требования RPU22


В результате сравнения  выбран пятый вариант решения (отказ  от реализации)

PRPU05 Поступление товара

Общий список требований


В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать.

Табл. 25 Общий список требований. PRPU05 Поступление товара

№ требования

Шаг процесса

Тип решения

Модуль в системе

       

RPU27

PRPU05.01

Р

-

RPU28

PRPU05.02

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка  Заказ -> [К] Печать -> [Ф] Печать -> [К] Печать

RPU29

PRPU05.03

Р

-

RPU30

PRPU05.04

С

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка  Возврат

[М] Покупка -> [П]  Обработка заказов -> [Ф] Покупка Кредит Нота


Анализ необходимости расширений системы


В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать  с помощью стандартной функциональности системы.

Табл. 26 Анализ необходимости расширений системы . PRPU05 Поступление товара

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

     

RPU27

PRPU05.01

Необходимо предусмотреть  организацию приемки товара

RPU29

PRPU05.03

Необходимо предусмотреть  возможность организации проверки качества привезенных товаров

Информация о работе Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision