Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRSA02.01 Подготовка коммерческих предложений

Входящие документы

Список клиентов для  отправки коммерческих предложений.

Исходящие документы

Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных клиентов.

Ответственный

Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Описание

На запрос клиента  создается коммерческое предложение. Коммерческое предложение содержит следующую информацию:

• Наименование товара
• Доступное количество товара
• Краткое описание товара
• Предварительные сроки исполнения заказа на товар
• Условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества)
• Информация по сопутствующим и заменяющим товарам
• Условия оплаты товара, валюта оплаты
• Возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа
• Срок действия коммерческого предложения

2. PRSA02.02 Оформление коммерческих предложений

Входящие документы

Черновой вариант коммерческих предложений для потенциальных  клиентов.

Список клиентов для отправки коммерческих предложений.

Исходящие документы

Оформленные коммерческие предложения для потенциальных  клиентов.

Ответственный

Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Описание

Созданное коммерческое предложение оформляется должным  образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:

• Идентификационный номер коммерческого предложения;
• Содержание коммерческого предложения;
• Просьба выслать подтверждение о получении.

PRSA02.03 Согласование коммерческих предложений

Входящие документы

Оформленные коммерческие предложения для потенциальных  клиентов.

Список клиентов для  отправки коммерческих предложений.

Исходящие документы

Согласованные коммерческие предложения для потенциальных  клиентов.

Ответственный

Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Описание

Подготовленное и оформленное  соответствующим образом коммерческое предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).

PRSA02.04 Отправка коммерческих предложений

Входящие документы

Согласованные коммерческие предложения для потенциальных  клиентов.

Список клиентов для  отправки коммерческих предложений.

Исходящие документы

Отправленные согласованные  коммерческие предложения.

Ответственный

Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Описание

Коммерческое предложение  отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации  исходящих коммерческих предложений:

• Дата отправки
• Идентификационный номер коммерческого предложения
• Ответственный сотрудник
• Наименование получателя
• Информационный канал
• Адрес получателя (в выбранном информационном канале)

Рис. 9. Графическое представление бизнес-процесса «Отправка коммерческих предложений»

PRSA03 Заключение договоров с клиентами

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA03 Заключение договоров с клиентами».

Общее описание

Входящее событие

Коммерческие предложения  отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки коммерческих предложений.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя определение, есть ли договор с клиентом, а также  заключение или продление договора с клиентом при необходимости.

Основные участники

Ответственный за работу с заказами.

Ответственный за ведение  договоров.

Входящие документы

Отправленные согласованные  коммерческие предложения.

Исходящие документы

Заключенные договора с  клиентами.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса со всеми клиентами должны существовать договора.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRSA03.01 Получение подтверждения комплектации заказа от клиента

Входящие документы

Отправленные согласованные  коммерческие предложения.

Исходящие документы

Список клиентов, подтвердивших комплектацию.

Ответственный

Ответственный за работу с заказами.

Описание

В ответ на коммерческое предложение клиент подтверждает готовность к сотрудничеству, высылая поставщику подтверждение комплектации заказа. Ответственный регистрирует подтверждения в журнале входящих документов,  анализирует его и составляет список клиентов, с которыми должны существовать договора.

В журнал заносится следующая  информация:

• Номер подтверждения
• Клиент
• Товар
• Количество
• Дата отправки

2. PRSA03.02 Проверка наличия договора с клиентом

Входящие документы

Список клиентов, подтвердивших  комплектацию.

Исходящие документы

Списки клиентов, подтвердивших  комплектацию, с которыми существуют действующие договора и с которыми - нет.

Ответственный

Ответственный за работу с заказами.

Описание

На данном этапе происходит проверка наличия действующего договора с клиентом на долгосрочное сотрудничество.

Договор должен содержать  следующую информацию:

• Номер договора
• Дата заключения
• Стороны договора
• Вид договора (например, договор на разовую поставку или долгосрочного сотрудничества)
• Ответственные лица (подписанты)
• Условия сотрудничества (например, условия оплаты/поставки)
• Данные о скидках
• Срок действия

Если действующего договора нет, тогда необходимо перейти к  шагу PRSA03.03, иначе – завершение процесса.

3. PRSA03.03 Заключение/продление договоров с клиентами

Входящие документы

Список клиентов, подтвердивших  комплектацию, с которыми нет действующих  договоров.

Исходящие документы

Заключенные договора с  клиентами.

Ответственный

Ответственный за ведение договоров.

Описание

В рамках данного шага заключаются (подписываются) или продляются договора с клиентами.

Рис. 10. Графическое представление бизнес-процесса «Заключение договоров с клиентами»

PRSA04 Обработка заказа

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA04 Обработка заказа».

Общее описание

Входящее событие

Со всеми клиентами  существуют договора.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.

Основные участники

Ответственный за работу с заказами.

Входящие документы

Заключенные договора с  клиентами.

Исходящие документы

Согласованные заказы.

Исходящие событие

Заказы клиентов должны быть утверждены.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRSA04.01 Получение заказа от клиента

Входящие документы

Заключенные договора с  клиентами.

Исходящие документы

Список заказов.

Ответственный

Ответственный за работу с заказами.

Описание

От клиентов,  которым  были отправлены коммерческие предложения  и с которыми заключены договора, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

• Идентификационный номер заказа;
• Наименование клиента;
• Юридический адрес клиента;
• Контактный адрес клиента
• Дата принятия заказа
• Товар;
• Количество
• Цена
• Общая сумма заказа
• Условия поставки;
• Валюта.

2. PRSA04.02 Согласование заказа

Входящие документы

Список заказов.

Исходящие документы

Согласованные заказы.

Ответственный

Ответственный за работу с заказами.

Описание

На основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие  необходимого товара на складе) в заказ  вносятся необходимые изменения  и заказ согласуется с клиентом, т. е. утверждается.

Рис. 11. Графическое представление бизнес-процесса «Обработка заказа»

PRSA05 Выставление счета-фактуры  клиенту

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту».

Общее описание

Входящее событие

Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.

Основные участники

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Входящие документы

Зарегистрированные заказы.

Исходящие документы

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Исходящие событие

Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRSA05.01 Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом.

Входящие документы

Зарегистрированные заказы.

Исходящие документы

Счета-фактуры.

Ответственный

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Описание

В соответствии с заказом  клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

Счет-фактура формируется  согласно Приложению №1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.) и в него включается следующая информация:

• Заголовок
• № счета-фактуры
• Дата выставления счета-фактуры
• Наименование продавца
• Адрес продавца
• ИНН/КПП продавца
• Наименование покупателя
• Адрес покупателя
• ИНН/КПП покупателя
• Номер договора
• Сроки и итог
• Наименование товара
• Единица измерения
• Количество
• Цена за единицу измерения
• Стоимость товара, всего без налога
• В том числе акциз
• Налоговая ставка
• Сумма налога
• Стоимость товара, всего с учетом налога
• Страна происхождения
• Номер таможенной декларации
• Всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре)
• Подписи
• Руководитель организации
• Главный бухгалтер

2. PRSA05.02 Согласование счета-фактуры

Входящие документы

Счета-фактуры.

Исходящие документы

Согласованные счета-фактуры.

Ответственный

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Описание

На данном этапе подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара) и отправляется клиенту при помощи выбранного канала связи.

PRSA05.03 Регистрация счета-фактуры и отправка клиенту

Входящие документы

Согласованные счета-фактуры.

Исходящие документы

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур

Ответственный

Ответственный за подготовку счета-фактуры.

Описание

На данном этапе счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:

• Номер счета-фактуры
• Клиент
• Товар
• Цена единицы товара
• Количество
• Сумма к оплате
• Дата отправки

Рис. 12. Графическое представление бизнес-процесса «Выставление счета-фактуры клиенту»

PRSA06 Выполнение обязательств по  договору

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA06 Выполнение обязательств по договору».

Общее описание

Входящее событие

Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя оплату клиентом товара и отгрузку товара.

Основные участники

Ответственный за работу с клиентами.

Входящие документы

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Исходящие документы

Расходные накладные.

Исходящие событие

Товары отгружены.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRSA06.01 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате

Входящие документы

Соответствующие записи в журнале регистрации счетов-фактур.

Уведомление о выполнении условий по оплате.

Банковская выписка  за день выполнения условий по оплате.

Исходящие документы

Подготовленные уведомления  о готовности к отгрузке.

Ответственный

Ответственный за работу с клиентами.

Описание

Ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится  следующая информация:

• Номер счета-фактуры
• Клиент
• Дата отправки
• Сумма
• Дата оплаты
• Дата получения уведомления