Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

• Наименование товара
• Количество
• Сроки доставки

Подготовленный и оформленный  соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим  образом оформленный запрос на товар  отправляется возможным поставщикам  при помощи выбранного средства связи.  Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

• Номер запроса
• Дату отправки
• Отправителя/составителя запроса

5. PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков

Входящие документы

Запрос на товар

Исходящие документы

Полученное коммерческое предложение

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных  поставщиков

6. PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений

Входящие документы

Полученное коммерческое предложение

Исходящие документы

Зарегистрированное коммерческое предложение

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

Полученные предложения  должны бать зарегистрированы в установленном  порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

• Заголовок документа
• Название поставщика
• Дата поступления
• Номер запроса
• Строки документа
• Название товара
• Количество
• Цена
• Срок доставки
• Дополнительные условия

PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков

Входящие документы

Зарегистрированное коммерческое предложение

Согласованная заявка

Исходящие документы

Список подходящих поставщиков

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Рис. 3. Графическое представление бизнес-процесса "Выбор поставщиков"

PRPU03. Оформление и отправка заказа

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU03 Оформление и отправка заказа».

Общее описание

Входящее событие

Данный процесс возникает  при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ

Границы бизнес-процесса

В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить наши потребности на товары или услуги. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновление отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.

Основные участники

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за согласование заказов

Ответственный за работу с поставщиками

Ответственный за заключение соглашений с поставщиками

Входящие документы

Список подходящих поставщиков

Исходящие документы

Заказ на поставку

Исходящие событие

Отправка подготовленного  заказа поставщику

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком

Входящие документы

Список подходящих поставщиков

Исходящие документы

Список поставщиков, с  которыми заключено соглашение

Список поставщиков, с  которыми не заключено соглашение

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе ответственный  за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками.

Если такое соглашение отсутствует, тогда необходимо перейти  к шагу PRPU03.03, в противном случае к шагу PRPU03.02

2. PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком

Входящие документы

Список поставщиков, с  которыми не заключено соглашение

Справочник поставщиков

Исходящие документы

Соглашение с поставщиком

Список поставщиков, с  которыми заключены соглашения

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Ответственный за заключение соглашений с заказчиками

Описание

На данном этапе необходимо заключить или продлить соглашения с поставщиками, содержащимися в  списке поставщиков, с которыми не заключены  соглашения.

Если необходимо заключить  соглашение, тогда необходимо в справочнике поставщиков найти нужную запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.

В соглашении необходимо указать следующую информацию:

• Номер соглашения
• Название поставщика
• Описание
• Дату заключения соглашения

Если соглашение было ранее заключено, но прострочено, тогда необходимо поменять дату заключения соглашения.

3. PRPU03.03 Оформление заказа

Входящие документы

Список поставщиков, с  которыми заключены соглашения

Справочник поставщиков

Согласованная заявка

Исходящие документы

Заказ на покупку товаров

Ответственный

Ответственный за оформление заказов

Описание

На данном шаге ответственный  должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений  и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:

• Заголовок документа
• Номер заказа
• Номер поставщика из общего справочника
• Название поставщика
• Контактное лицо
• Адрес поставщика
• Дата заказа
• Дата документа
• Строки документа
• Номер товара
• Описание товара
• Количество
• Единицу измерения
• Плановую дату поставки

После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.

4. PRPU03.04 Согласование заказа

Входящие документы

Оформленный заказ

Исходящие документы

Согласованный заказ

Ответственный

Ответственный за согласование заказа

Ответственный за оформление заказа

Описание

Оформленный заказ необходимо согласовать с ответственным сотрудником.

Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда  необходимо перейти к шагу PRPU03.03, иначе к шагу PRPU03.05

5. PRPU03.05 Отправка заказа поставщику

Входящие документы

Согласованный заказ

Исходящие документы

Запись в журнале  регистрации отправки  заказов

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Описание

Согласованный заказ  необходимо отправить поставщику. Компания практикует отправку заказа как по электронной почте, так и традиционными способами: по факсу, постовым переводом или курьером. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в которой необходимо внести следующую информацию:

• Номер заказа
• ФИО отправителя
• Дату отправки

Рис. 4. Графическое представление бизнес-процесса "Оформление и отправка заказа"

PRPU04. Выполнение обязательств по  оплате

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU04 Выполнение обязательств по оплате».

Общее описание

Входящее событие

Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.

Границы бизнес-процесса

В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры  на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление  в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершении процесса необходимо получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.

Основные участники

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за работу с поставщиками

Представитель поставщика

Входящие документы

Отправленный заказ

Исходящие документы

Счет фактура

Исходящие событие

Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке

Описание шагов бизнес-процесса

PRPU04.01 Получение счета-фактуры в соответствии с заказом

Входящие документы

Отправленный заказ

Исходящие документы

Полученный счет-фактура

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном шаге ответственный  за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При  получении счета-фактуры в журнале  входящих документов необходимо заполнить  следующие поля:

• Номер счета-фактуры
• Номер заказа
• Дату получения счета-фактуры
• ФИО сотрудника, получившего документ

PRPU04.02 Проверка счета-фактуры

Входящие документы

Полученный счет-фактура

Согласованный заказ

Исходящие документы

Проверенный счет-фактура

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Описание

На данном этапе ответственный  за работу с заказами должен сверить  полученный счет-фактуру с согласованным  заказом. Необходимо сверить следующую  информацию:

• Заголовок документа
• Номер заказа
• Номер поставщика из общего справочника
• Название поставщика
• Контактное лицо
• Адрес поставщика
• Дата заказа
• Дата документа
• Строки документа
• Номер товара
• Описание товара
• Количество
• Единицу измерения
• Плановую дату поставки

Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.03, в противном случае к шагу PRPU04.04.

PRPU04.03 Согласование полученного счета-фактуры

Входящие документы

Проверенный счет-фактура

Исходящие документы

Согласованный счет-фактура

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за согласование счетов-фактур

Описание

На данном этапе полученный и проверенный счет-фактуру необходимо согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких  вопросов, тогда необходимо перейти  к шагу PRPU04.04, иначе к шагу PRPU04.05

PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика

Входящие документы

Проверенный счет-фактура

Исходящие документы

Уточненный счет-фактура

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе все расхождения, найденные на предыдущих шагах должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.05, иначе к шагу PRPU04.01

PRPU04.05 Выполнение обязательств по оплате заказа

Входящие документы

Согласованный счет-фактура

Исходящие документы

Сформированное уведомление  об оплате

Ответственный

Ответственный за расчеты с поставщиками

Описание

На данном этапе ответственный  за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры  и договора с поставщиком произвести оплату заказа.

PRPU04.06 Отправление уведомления об оплате

Входящие документы

Согласованный счет-фактура

Сформированное уведомление  об оплате

Исходящие документы

Отправленное уведомление  об оплате

Запись в журнале  отправленных уведомлений

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Описание

Данный шаг включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

• Номер уведомления об оплате
• Номер счета-фактуры
• ФИО отправителя
• Дату отправки

Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.

PRPU04.07 Получение уведомления о готовности к отгрузке

Входящие документы

Уведомление о готовности к отгрузке

Исходящие документы

Запись в журнале  полученных уведомлений

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Описание

Данный шаг включает в себя регистрацию поступления  уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений  следующую информацию:

• Номер уведомления о готовности к отгрузке
• Номер счета-фактуры
• ФИО получившего
• Дату получения

Рис. 5. Графическое представление бизнес-процесса "Выполнение обязательств по оплате"

PRPU05. Поступление товара

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU05 Поступление товара».

Общее описание

Входящее событие

Выполнение обязательств по оплате заказа перед поставщиком