Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Ноября 2012 в 09:45, реферат

Краткое описание

Так как клиенты размещают крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту очень нужен товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента) разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым, компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех прайс-листы.
На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются:
Электронная почта
Факс
Доставка курьером
Обычная почта

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 3
ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ 3
ВЫБОР ИНСТРУМЕНТА ГРАФИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ 4
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ 5
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ» 8
PRPU ЗАКУПКИ 8
PRSA. ПРОДАЖИ 48
ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ 79
PRPU. ЗАКУПКИ 79
PRSA. ПРОДАЖИ 101
АНАЛИЗ ТРЕБОВАНИЙ 111
PRPU. ЗАКУПКИ 111
PRSA. ПРОДАЖИ 128
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 143
PRPU. ЗАКУПКИ 143
PRSA. ПРОДАЖИ 159
ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ И СПИСОК НАСТРОЕК 168
ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ 168
PRPU. ЗАКУПКИ 169
PRSA. ПРОДАЖИ 205

Скачать целиком (1.39 Мб) Сколько стоит заказать работу?
Содержимое работы - 1 файл

Автоматизация деятельности предприятия.doc

— 2.13 Мб (Скачать файл)

2. PRSA06.02 Отгрузка товара

Входящие документы

Подготовленные уведомления о готовности к отгрузке.

Исходящие документы

Расходные накладные.

Ответственный

Ответственный за работу с клиентами.

Описание

Ответственный за работу с клиентами высылает уведомление о готовности к отгрузке товара, в соответствии с условиями поставки, предварительно занеся его в журнал исходящих документов. В уведомлении, как правило, указывается ориентировочная дата отгрузки. Затем совершается отгрузка товара в соответствии с условиями договора.

В журнал заносится следующая  информация:

  • Номер уведомления
  • Клиент
  • Номер заказа
  • Дата отправки уведомления

Рис. 13. Графическое представление бизнес-процесса «Выполнение обязательств по договору»

PRSA07 Контроль счетов

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA07 Контроль счетов».

Общее описание


Входящее событие

Товары отгружены.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя проверку правильности всех затрат, произведенных в рамках выполнения бизнес-процесса.

Основные участники

Ответственный за контроль счетов бухгалтер.

Входящие документы

Расходные накладные.

Исходящие документы

Бухгалтерская отчетность.

Исходящие событие

Процесс продаж данной партии товаров завершен. Требуются закупки.

Описание шагов бизнес-процесса


1. PRSA07.01 Контроль выполнения условий договора

Входящие документы

Расходные накладные.

Счета-фактуры.

Банковские выписки.

Договоры.

Исходящие документы

Учтенные претензии  к клиенту и от клиента.

Ответственный

Ответственный за контроль счетов бухгалтер.

Описание

На данном этапе регистрируются все отступления от контрольных дат, согласно условиям договора, определяется размер штрафов и пени для возможности последующего выставления претензий по невыполнению пунктов договора клиенту, а также производится выставление или рассмотрение претензий по невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.

2. PRSA07.02 Контроль счетов

Входящие документы

Расходные накладные.

Счета-фактуры.

Банковские выписки.

Учтенные претензии  к клиенту и от клиента.

Исходящие документы

Налоговая и бухгалтерская отчетность за период.

Ответственный

Ответственный за контроль счетов бухгалтер.

Описание

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на продажу, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках всего бизнес-процесса.


Рис. 14. Графическое представление бизнес-процесса «Контроль счетов»

 

 

Описание требований к бизнес-процессам

В данном разделе приводится описание требований на автоматизацию текущих бизнес-процессов.

PRPU. Закупки

В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов  «PRPU. Закупки»

PRPU01 Подготовка и оформление  заявки на товар

В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар» и проводится первичный анализ возможности реализовать данное требование с помощью стандартной функциональности системы или придется разрабатывать ее расширение.

Описание требований


Табл. 2. Описание требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RPU01

PRPU01.01

Необходима возможность  автоматического формирования отчета о потребности в товарах, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса.

Р

RPU02

PRPU01.02

Необходима возможность  ведения общего справочника товара. Каталог товаров должен содержать  следующую информацию:

  • Название
  • Единица измерения
  • Цена единицы
  • Себестоимость единицы
  • Наименование поставщика

В системе должна быть предусмотрена возможность поиска товара по вышеуказанным полям

С

RPU03

PRPU01.03

Должна быть возможность  ввода нового товара в справочник и форматирования существующего. При вводе необходимо вносить следующую информацию:

  • Название
  • Единица измерения
  • Цена единицы
  • Себестоимость единицы
  • Наименование поставщика

С

RPU04

PRPU01.04

Необходима возможность  создания заявки на товары на основании  выбора пользователя. Заявка должна содержать следующую информацию:

  • Код товара
  • Количество товара
  • Дату заказа
  • Статус заявки

С

RPU05

PRPU01.05

Необходима возможность  проведения согласования сформированной заявки в системе.

Необходимо предусмотреть  возможность редактирования строк  заявки и изменения ее статуса

Р

RPU06

PRPU01.06

Должна быть предусмотрена  возможность печати сформированной заявки.

Необходимо предусмотреть  возможность сортировки заявок по полю «статус»

Р


 

PRPU02 Выбор поставщиков

Описание требований


Табл. 3. Описание требований. PRPU02 Выбор поставщиков

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RPU07

PRPU02.01

Необходимо предусмотреть  возможность ведения справочника  поставщиков и поиска в нем  данных по ключевым полям.

Справочник поставщиков должен содержать следующие информационные поля:

  • Название поставщика
  • Адрес
  • Индекс
  • Город
  • Страна
  • Контактное лицо поставщика
  • Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком
  • Контактная информация

Необходимо также предусмотреть  ведения справочника городов и стран.

Для каждого поставщика также должен быть составлен список товаров, которые он предлагает. Необходимо предусмотреть возможность ввода  цен на товары, а также условия  скидок, поставки и т.д.

Поиск должен осуществляться по следующим полям:

Название поставщика

Сотрудник, ответственный  за работу с данным поставщиком

С

RPU08

PRPU02.02

Должна быть предусмотрена  возможность пополнения справочника  поставщиков.

При заполнении поставщика необходимо заполнять/редактировать  следующую информацию:

Название поставщика

  • Адрес
  • Индекс
  • Город
  • Страна
  • Контактное лицо поставщика
  • Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком
  • Контактная информация

При заполнении списка товаров  необходимо хранить следующую информацию:

  • Код товара поставщика

Код товара соответствующего товара из общего справочника

Опционально необходимо предусмотреть ввод информации по скидкам  поставщика в целом и для каждого  товара в отдельности.

С

RPU09

PRPU02.03

На данном этапе необходимо предусмотреть автоматическое создание отчета, который должен содержать список поставщиков, которые могут выполнить заявку. Отбор поставщиков для отчета необходимо осуществлять по следующим параметрам:

  • Наличие договора с поставщиком
  • Список товаров, которые необходимо приобрести
  • Отчет должен содержать следующую информацию:
  • Наименование поставщика
  • Контактную информацию
  • Список товаров
  • Цены на товары
  • Условия скидок

Р

RPU10

PRPU02.04

Необходимо предусмотреть  формирование заявки на товары, которые  необходимо приобрести. Заявка должна содержать следующую информацию:

  • Название поставщика
  • Информация о заказчике
  • Список товаров с указанием количества и сроков доставки

Необходимо предусмотреть  печать заявок и их формирование в  электронном виде.

Необходимо предусмотреть  возможность согласования заявок.

Отправку согласованных  заявок необходимо фиксировать в журнале, в который необходимо вносить следующую информацию:

  • Номер заявки
  • Дату отправки
  • Отправителя/составителя запроса

С

RPU11

PRPU02.05

Необходимо предусмотреть  возможность регистрации входящих коммерческих предложений от поставщиков в специальном журнале, в котором должна содержаться следующая информация:

  • Номер предложения
  • Дату получения
  • Отправителя/составителя предложения

С

RPU12

PRPU02.06

Должна быть предусмотрена  возможность ввода коммерческих предложений в систему. Необходимо предусмотреть ввод следующих полей по коммерческому предложению:

  • Заголовок документа
    • Название поставщика
    • Дата поступления
    • Номер запроса
  • Строки документа
    • Название товара
    • Количество
    • Цена
    • Срок доставки
    • Дополнительные условия

Также в систему необходимо ввести информацию по скидкам от поставщиков.

Необходимо предусмотреть  возможность учета скидок по заказам, с вводом следующей информации:

  • Код валюты
  • Минимальная сумма заказа
  • Скидка, %

Необходимо предусмотреть  ввод информации по скидкам на отдельные  товары. Справочник должен содержать следующие поля:

  • Код товара
  • Минимальное количество
  • Скидка, %
  • Срок скидки

С

RPU13

PRPU02.07

Необходимо предусмотреть  автоматическое формирование отчета, позволяющего сделать выбор поставщиков. Отчет должен содержать следующую  информацию:

  • Код товара
  • Список поставщиков
  • Название поставщика
  • Цена товара
  • Скидка, %
  • Дата поставки

Р


PRPU03 Оформление и отправка заказа

Описание требований


Табл. 4. Описание требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RPU14

PRPU03.01

Необходимо предусмотреть  возможность просмотра всех соглашений, заключенных с поставщиком. Отчетная форма должна содержать следующие  поля:

  • Код соглашения
  • Описание
  • Дату заключения

С

RPU15

PRPU03.02

Необходимо предусмотреть  возможность ввода информации по соглашениям в систему и ее редактирование.

Необходимо предусмотреть  ввод следующих полей:

  • Номер соглашения
  • Описание
  • Код поставщика
  • Дату соглашения
  • Статус соглашения

Код поставщика должен выбираться из общего списка

С

RPU16

PRPU03.03

Необходимо предусмотреть  возможность автоматического формирования заказа из заявки и коммерческого  предложения поставщика.

Необходимо вводить  следующую информацию по заказу:

  • Заголовок документа
    • Номер заказа
    • Номер поставщика из общего справочника
    • Название поставщика
    • Контактное лицо
    • Адрес поставщика
    • Дата заказа
    • Дата документа
  • Строки документа
    • Номер товара
    • Описание товара
    • Количество
    • Единицу измерения
    • Плановую дату поставки

Номер поставщика должен выбираться из общего справочника. Информация по поставщику должна заполняться автоматически из справочника.

Номер товара также должен выбираться из общего справочника.

Необходимо предусмотреть  вывод общего списка заказов с  возможность поиска по следующим  полям:

  • Номер поставщика
  • Сотрудник, ответственный за работу с заказчиком

С

RPU17

PRPU03.04

Необходимо предусмотреть  возможность согласования заказа с  ответственным сотрудником. По несогласованному заказу должна отсутствовать возможность  его проведения.

Р

RPU18

PRPU03.05

Необходимо предусмотреть  возможность отправки согласованного заказа поставщику.

Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном  журнале, в которой необходимо внести следующую информацию:

  • Номер заказа
  • ФИО отправителя
  • Дату отправки

С


PRPU04 Выполнение обязательств по  оплате

Описание требований


Табл. 5. Описание требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RPU19

PRPU04.01

Необходимо предусмотреть  возможность регистрации в системе  получения счета-фактуры от заказчика.

Факт получения счета-фактуры  необходимо зарегистрировать в специальном  журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

Номер счета-фактуры

  • Номер заказа
  • Дату получения счета-фактуры
  • ФИО сотрудника, получившего документ

С

RPU21

PRPU04.02

Необходимо предусмотреть  возможность проверки полученного  счета-фактуры с той информацией, которая хранится в системе.

Необходимо проверить  следующую информацию:

  • Заголовок документа
    • Номер заказа
    • Номер поставщика из общего справочника
    • Название поставщика
    • Контактное лицо
    • Адрес поставщика
    • Дата заказа
    • Дата документа
  • Строки документа
    • Номер товара
    • Описание товара
    • Количество
    • Единицу измерения
    • Плановую дату поставки

С

RPU22

PRPU04.03

Необходимо предусмотреть  возможность согласования полученного счета-фактуры в системе.

Необходимо предусмотреть  изменение статуса счета-фактуры. Если документ не согласован, то по нему не должны совершаться никакие операции, кроме просмотра и редактирования.

После согласования необходимо перевести статус документа в «Согласовано» или в «Требует уточнения», если были обнаружены ошибки и недочеты.

Р

RPU23

PRPU04.04

Необходимо предусмотреть  внесение изменений в счет-фактуру  в системе.

Необходимо предусмотреть  изменение статуса счета-фактуры.

Необходимо предусмотреть  возможность редактирования следующей информации по счету-фактуре:

Заголовок документа

Номер заказа

Номер поставщика из общего справочника

Название поставщика

Контактное лицо

Адрес поставщика

Дата заказа

Дата документа

Строки документа

Номер товара

Описание товара

Количество

Единицу измерения

Плановую дату поставки

После внесения изменений  необходимо перевести статус документа  в «На согласовании».

С

RPU24

PRPU04.05

Необходимо предусмотреть  возможность создания необходимых  бухгалтерских документов и подготовку следующих документов:

Акт о приемке

Приходная накладная

Приходный ордер

С

RPU25

PRPU04.06

Необходимо предусмотреть  возможность автоматического формирования уведомления об оплате заказа.

Факт отправки уведомления  необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в котором необходимо заполнить следующую информацию:

  • Номер уведомления об оплате
  • Номер счета-фактуры
  • ФИО отправителя
  • Дату отправки

С

RPU26

PRPU04.07

Необходимо предусмотреть  возможность регистрации в системе  уведомление поставщика о возможности к отгрузке.

Факт получения уведомления  необходимо зарегистрировать в специальном  журнале, в котором необходимо заполнить  следующую информацию:

    • Номер уведомления о готовности к отгрузке
    • Номер счета-фактуры
    • ФИО получившего
    • Дату получения

С

Информация о работе Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision