Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

Границы бизнес-процесса

В рамках данного процесса происходит организация приемки  товара. Назначаются исполнители  и ответственных. После этого происходит выборочная проверка груза. Если партия товара соответствует заявленному качеству и характеристикам, то необходимо перейти к реализации следующего бизнес-процесса, иначе – выставить претензии поставщику.

Основные участники

Ответственный за приемку товаров

Ответственный за проверку качества товаров

Ответственный за выставление  претензий

Входящие документы

Соглашение на поставку

Товарно-транспортная накладная

Исходящие документы

Акт о приемке товаров

Список претензий

Исходящие событие

Выполнение действий по приемке  товаров

Описание шагов бизнес-процесса

PRPU05.01 Организация приемки товаров

Входящие документы

Договор с поставщиком

Исходящие документы

Список ответственных  за приемку товара

Ответственный

Ответственный за приемку  товара

Ответственный за работу с заказами

Описание

На данном этапе необходимо организовать приемку товара, назначить  ответственных и создать все  необходимы условия для приемки  груза.

PRPU05.02 Приемка товаров

Входящие документы

Соглашение на поставку

Товарно-транспортная накладная

Исходящие документы

Акт о приемке товара

Ответственный

Ответственный за приемку  товара

Описание

Данный шаг процесса включает в себя формальную приемку  груза, проверку количества привезенного товара в соответствии со счетом-фактурой и составление первичного акта о приемке товара. В журнале приемки товара необходимо отметить следующую информацию:

• Номер акта
• Номер счета-фактуры
• Номер товарно-транспортной накладной
• ФИО ответственного за приемку
• Дату приемки

PRPU05.03 Проверка качества привезенных товаров

Входящие документы

Акт о приемке товара

Соглашение па поставку

Исходящие документы

Список претензий

Ответственный

Ответственный за приемку  товара

Ответственный за проверку качества товара

Описание

На данном этапе ответственный  за проверку качества товара производит его осмотр. В зависимости от объема поставки проверяется либо вся партия, либо производится выборочная проверка. Если в процессе проверки части партии будут выявлены дефекты, тогда необходимо проверить всю партию детально. Если при проверке претензий обнаружено не было, тогда необходимо окончательно оформить акт о приемке товара, иначе составить список претензий и перейти к шагу PRPU05.04, иначе завершить процесс и перейти к следующему.

PRPU05.04 Выставление претензий

Входящие документы

Список претензий

Исходящие документы

Оформленный список претензий

Ответственный

Ответственный за проверку качества товара

Ответственный за составление  претензий

Описание

Данный шаг включает в себя выставление претензий  поставщику товаров, основанных на расхождении в качестве и характеристиках товара, заявленных в договоре. Подготовленный акт

Рис. 6. Графическое представление бизнес-процесса "Поступление товара"

PRPU06. Контроль выполнения условий  договора

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU06 Контроль выполнения условий договора».

Общее описание

Входящее событие

Выполнение действий по приемке товаров

Границы бизнес-процесса

Данный процесс включает в себя сравнение фактической  даты поставки товара с плановой на основании договора на поставку и акта приемки товара. В соответствии с условиями договора принимается решение, выставить ли поставщику претензии в связи с нарушением условий договора. После этого необходимо просмотреть акт приемки товаров и принять решение, отправлять ли поставщику претензии или принять решение об оприходовании товара и организовать его приемку на складе.

Основные участники

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за работу с поставщиками

Ответственный за принятие решения о приемке

Ответственный за приемку  товара на складе

Входящие документы

Соглашение на поставку

Акт приемки товара

Список претензий

Исходящие документы

Решение о приемке

Отправленные претензии

Пакет документов для  приемки

Исходящие событие

Принятие решения о приемке товара на складе

Описание шагов бизнес-процесса

PRPU06.01 Проверка фактических сроков доставки с плановыми

Входящие документы

Соглашение на поставку

Акт приемки товара

Исходящие документы

Решение о приемке  товара

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Описание

Данный шаг включает в себя проверку плановой даты поставки с фактической, определенной в договоре на поставку. Если расхождение существует, то необходимо, в соответствии с  условиями договора, принять соответствующие  меры.

PRPU06.02 Просмотр акта приемки товаров

Входящие документы

Акт приемки товара

Договор на поставку

Исходящие документы

Решение о приемке  товара

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Описание

На данном этапе необходимо проверить акт приемки товара. Если в нем содержаться претензии, тогда необходимо перейти к шагу PRPU06.04, иначе к шагу PRPU06.03.

PRPU06.03 Принятие решения об оприходовании товаров

Входящие документы

Решение о приемке  товара

Исходящие документы

Окончательное решение  о приемке

Ответственный

Ответственный за работу с заказами

Ответственный за принятие решения о приемке

Описание

На данном шаге ответственный  за принятие решения о приемке  должен согласовать решение о  приемке товара.

PRPU06.04 Отправка претензий поставщику

Входящие документы

Акт приемки товаров

Исходящие документы

Претензии поставщику

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

Данный шаг включает в себя отправку претензий поставщику, если в ходе приемки товара были найдены претензии. После это  необходимо согласовать с поставщиком и с ответственным за организацию приемки товара набор дальнейших действий.

PRPU06.05 Организация приемки товара на складе

Входящие документы

Акт приемки товара

Окончательное решение  о приемке

Исходящие документы

нет

Ответственный

Ответственный за приемку товара на складе

Ответственный за принятие решения о приемке

Описание

Данный шаг включает в себя организацию приемки товара на складе, назначение ответственного и передача ему всех необходимых  документов.

Рис. 7. Графическое представление бизнес-процесса "Контроль выполнения условий договора"

PRSA. Продажи

В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRSA. Продажи»

Бизнес-процессы верхнего уровня

В качестве процессов  верхнего уровня рассмотрены следующие бизнес-процессы:

PRSA01 Поиск клиентов

PRSA02 Отправка коммерческих  предложений

PRSA03 Заключение договоров  с клиентами

PRSA04 Обработка заказа

PRSA05 Выставление счета-фактуры  клиенту

PRSA06 Выполнение обязательств  по договору

PRSA07 Контроль счетов

PRSA01 Поиск клиентов

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA01 Поиск клиентов».

Общее описание

Входящее событие

Необходимость предприятия  осуществлять свою основную деятельность.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договора, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.

Основные участники

Ответственный за работу с клиентами.

Ответственный за работу с заказами.

Входящие документы

Первоначальный («черновой») список потенциальных клиентов.

Исходящие документы

Список клиентов.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRSA01.01 Проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров

Входящие документы

Первоначальный («черновой») список потенциальных клиентов.

Действующие договора с  клиентами.

Исходящие документы

Обновленный список потенциальных  клиентов.

Ответственный

Ответственный за работу с клиентами.

Описание

Производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее  договоров. Клиенты, с которыми имеются  действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:

• Полное наименование
• Контактное лицо (желательно с должностью)
• Юридический адрес
• Контактный адрес
• Имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом
• Выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения
• Адрес (в выбранном информационном канале)

2. PRSA01.02 Поиск новых клиентов

Входящие документы

Обновленный список потенциальных  клиентов.

Информация о потенциальных клиентах.

Исходящие документы

Список потенциальных  клиентов.

Ответственный

Ответственный за работу с клиентами

Описание

Проводится поиск потенциальных  клиентов при помощи различных информационных каналов, а также проводится анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью нахождения клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию по клиенту:

• Полное наименование
• Краткое наименование
• Юридический адрес
• Контактный адрес
• Телефон (с кодом страны и города)
• Список контактных лиц клиента
• Имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом
• Данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента)
• Дату последнего изменения информации о клиенте
• Все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах)

3. PRSA01.03 Отправка информации о товаре

Входящие документы

Список потенциальных  клиентов.

Шаблон информационного письма с описанием нового товара.

Исходящие документы

Письма потенциальным  клиентам с описанием нового товара.

Ответственный

Ответственный за работу с клиентами

Описание

Информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:

• Полное наименование товара
• Артикул товара
• Назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара.
• Описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.)
• Сведения о производителе товара

4. PRSA01.04 Получение и анализ запросов на товар

Входящие документы

Запросы на товар.

Исходящие документы

Список клиентов для  отправки коммерческих предложений.

Ответственный

Ответственный за работу с заказами.

Описание

Предприятие получает запросы  на товар от клиентов. Запрос на товар  представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация:

• Номер запроса
• Дата отправки
• Серия/артикул товара
• Предполагаемое количество товара, которое будет заказано
• Просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров
• Вопросы о наличии товаров с другими характеристиками

Запросы, полученные от возможных  клиентов, анализируются с целью  изучения потребностей на рынке, также  происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Рис. 8. Графическое представление бизнес-процесса «Поиск клиентов»

PRSA02 Отправка коммерческих предложений

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRSA02 Отправка коммерческих предложений».

Общее описание

Входящее событие

Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений  потенциальным клиентам.

Основные участники

Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Входящие документы

Список клиентов для  отправки коммерческих предложений.

Исходящие документы

Отправленные согласованные  коммерческие предложения.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса коммерческие предложения  должны быть отправлены всем потенциальным  клиентам из списка клиентов для отправки им коммерческих предложений.