Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 22 Ноября 2012 в 09:45, реферат

Краткое описание

Так как клиенты размещают крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту очень нужен товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента) разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым, компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех прайс-листы.
На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются:
Электронная почта
Факс
Доставка курьером
Обычная почта

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 3
ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ 3
ВЫБОР ИНСТРУМЕНТА ГРАФИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ 4
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА КОМПАНИИ 5
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ» 8
PRPU ЗАКУПКИ 8
PRSA. ПРОДАЖИ 48
ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМ 79
PRPU. ЗАКУПКИ 79
PRSA. ПРОДАЖИ 101
АНАЛИЗ ТРЕБОВАНИЙ 111
PRPU. ЗАКУПКИ 111
PRSA. ПРОДАЖИ 128
ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 143
PRPU. ЗАКУПКИ 143
PRSA. ПРОДАЖИ 159
ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ И СПИСОК НАСТРОЕК 168
ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ 168
PRPU. ЗАКУПКИ 169
PRSA. ПРОДАЖИ 205

Скачать целиком (1.39 Мб) Сколько стоит заказать работу?
Содержимое работы - 1 файл

Автоматизация деятельности предприятия.doc

— 2.13 Мб (Скачать файл)

PRPU05 Поступление товара

Описание требований


Табл. 6. Описание требований. PRPU05 Поступление товара

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RPU27

PRPU05.01

Необходимо предусмотреть  организацию приемки товара

Р

RPU28

PRPU05.02

Необходимо предусмотреть  автоматическое формирование акта о  приемке товара

Факт приемки товара должен фиксироваться в специальном  журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

    • Номер акта
    • Номер счета-фактуры
    • Номер товарно-транспортной накладной
    • ФИО ответственного за приемку
    • Дату приемки
  

RPU29

PRPU05.03

Необходимо предусмотреть  возможность организации проверки качества привезенных товаров

Р

RPU30

PRPU05.04

Необходимо предусмотреть  возможность выставления претензий  поставщику и регистрацию их в системе.

Необходимо вносить  следующую информацию:

  • Заголовок документа
    • Номер заказа
    • Номер поставщика из общего справочника
    • Название поставщика
    • Контактное лицо
    • Адрес поставщика
    • Дата заказа
    • Дата документа
  • Строки документа
    • Номер товара
    • Описание товара
    • Причина возврата
    • Количество
    • Единицу измерения

С


PRPU06 Контроль выполнения условий  договора

Описание требований


Табл. 7. Описание требований. PRPU06 Контроль выполнения условий договора

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

PRPU31

PRPU06.01

Необходимо предусмотреть  возможность проверки плановой и  фактической даты отгрузки и фиксации расхождения в системе

С

RPU32

PRPU06.02

Необходимо предусмотреть  возможность просмотра акта приемки  товара и список выставленных дефектов в системе

С

RPU33

PRPU06.03

Необходимо предусмотреть  в системе принятие решения о  приемке товара

С

RPU34

PRPU06.04

Необходимо предусмотреть  возможность автоматического формирования списка претензий поставщику.

Отчет должен содержать  следующие поля:

  • Заголовок документа
    • Номер заказа
    • Номер поставщика из общего справочника
    • Название поставщика
    • Контактное лицо
    • Адрес поставщика
    • Дата заказа
    • Дата документа
  • Строки документа
    • Номер товара
    • Описание товара
    • Причина возврата
    • Количество
    • Единицу измерения

С

RPU35

PRPU06.05

Необходимо предусмотреть  в системе организацию приемки  товара.

С


PRSA. Продажи

В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов  «PRSA. Продажи»

PRSA01 Поиск клиентов

В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRSA01 Поиск клиентов» и проводится первичный анализ о том, можно ли реализовать данное требование с помощью стандартной функциональности системы или придется разрабатывать ее расширение.

Описание требований


Табл. 8. Описание требований. PRSA01 Поиск клиентов

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA01

PRSA01.01

Необходимо реализовать  возможность автоматического формирования списков клиентов, сроки договоров  с которыми не истекли, в виде отчета.

Р

RSA02

PRSA01.02

Необходима возможность  ведения общего справочника клиентов. Этот справочник должен содержать следующую  информацию:

  • Номер клиента
  • Полное наименование
  • Адрес
  • Телефон, адрес электронной почты
  • Контактные лица
  • Резидент/нерезидент

В системе должна быть предусмотрена возможность поиска клиента по вышеуказанным полям.

С

RSA03

PRSA01.03

Должна быть реализована  возможность фиксации отправки клиентам информации о товаре по электронной  почте

С

RSA04

PRSA01.04

Необходимо реализовать  возможность автоматического анализа запросов на товар с целью последующего определения потребности в закупки тех или иных товаров.

Р


PRSA02 Отправка коммерческих предложений

Описание требований


Табл. 9. Описание требований. PRSA02 Отправка коммерческих предложений

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA05

PRSA02.01, PRSA02.02, PRSA02.03

Необходимо предусмотреть  возможность ведения коммерческих предложений для каждого клиента  в системе.

Коммерческое предложение  должно содержать следующую информацию:

  • Номер коммерческого предложения
  • Наименование клиента
  • Адрес клиента
  • Наименование товара
  • Количество товара

Необходимо предусмотреть  возможность редактирования коммерческих предложений (после сохранения чернового  варианта в системе) в процессе их оформления и согласования.

С

RSA06

PRSA02.01, PRSA02.02, PRSA02.03

Необходимо предусмотреть  механизм проставления и изменения  статуса коммерческого предложения. Статусы должны быть следующими:

  • Черновик
  • Оформлено
  • Согласовано

Р

RSA07

PRSA02.04

Должна быть реализована  возможность зафиксировать в  системе факт отправки коммерческого  предложения.

С


 

PRSA03 Заключение договоров с клиентами

Описание требований


Табл. 10. Описание требований. PRSA03 Заключение договоров с клиентами

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA08

PRSA03.01

Факт получения подтверждения  комплектации заказа должен фиксироваться  в системе путем копирования  данных из соответствующего коммерческого  предложения в новый заказ. В  новый заказ должна переноситься вся информация из коммерческого предложения.

С

RSA09

PRSA03.02

Необходима возможность  автоматического формирования списков  клиентов, подтвердивших комплектацию заказа, с которыми нет действующих  договоров, в виде отчета.

Р

RSA10

PRSA03.03

Должна быть реализована  возможность ведения договоров  с клиентами в системе.

Информация по договорам  должны включать:

  • Номер договора
  • Дату заключения договора
  • Дату окончания действия договора

С


PRSA04 Обработка заказа

Описание требований


Табл. 11. Описание требований. PRSA04 Обработка заказа

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA11

PRSA04.01, PRSA04.02, PRSA04.03

Необходимо предусмотреть  возможность редактирования заказов (после их создания) в процессе их оформления и согласования.

Заказ должен содержать  следующую информацию:

  • Номер заказа
  • Наименование клиента
  • Адрес клиента
  • Наименование товара
  • Количество товара

С

RSA12

PRSA04.01, PRSA04.02, PRSA04.03

Необходимо предусмотреть  механизм проставления и изменения статуса коммерческого предложения. Статусы должны быть следующими:

  • Черновик
  • Получено
  • Согласовано

Р


 

PRSA05 Выставление счета-фактуры  клиенту

Описание требований


Табл. 12. Описание требований. PRSA05 Выставление счета-фактуры клиенту

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA13

PRSA05.01

Необходимо обеспечить возможность автоматического формирования и печати счета-фактуры по конкретному  заказу. Счет-фактура должен печататься согласно Приложению №1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. №914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.).

С

RSA14

PRSA05.01, PRSA05.02, PRSA05.03

Необходимо предусмотреть  механизм проставления и изменения  статуса счета-фактуры. Статусы должны быть следующими:

  • Черновик
  • Подготовлено
  • Согласовано

Р

RSA15

PRSA05.03

Должна быть реализована возможность фиксации факта отправки счета-фактуры клиенту.

С


PRSA06 Выполнение обязательств по  договору

Описание требований


Табл. 13. Описание требований. PRSA06 Выполнение обязательств по договору

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA16

PRSA06.01

Необходимо обеспечить возможность работы в системе  с банковскими выписками (ввод, просмотр, редактирование).

С

RSA17

PRSA06.01

В журнале регистрации  счетов-фактур необходимо обеспечить отражение получения уведомления о выполнении условий по оплате.

С

RSA18

PRSA06.02

Необходимо автоматически  контролировать, чтобы формирование уведомления о готовности к отгрузке выполнялось только при условии  наличия уведомления об оплате (условие  предоплаты).

Р

RSA19

PRSA06.02

Необходимо обеспечить автоматическую процедуру ведения  бухгалтерского учета, в том числе  налоговых отчислений.

С


PRSA07 Контроль счетов

Описание требований


Табл. 14. Описание требований. PRSA07 Контроль счетов

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

Тип решения

       

RSA20

PRSA06.01

Необходимо обеспечить возможность работы в системе  с претензиями (как входящими, так  и исходящими)

С

RSA21

PRSA06.01

Необходимо обеспечить возможность построения отчета по «проблемным» клиентам (которые не выполняют обязательств по оплате или же которым компания не смогла отгрузить товар вовремя)

Р

RSA22

PRSA07.02

Необходимо обеспечить автоматизацию выверки банковской выписки.

С

RSA23

PRSA07.02

Необходимо автоматически  формировать расходные накладные по каждому заказу.

С


 

 

Анализ требований

В данном раздела проводится анализ требований, выдвинутых заказчиком, к бизнес-процессам.

Данный этап работ  позволяет определить необходимый  объем работ, которые необходимо произвести. Выделяют два типа требований: реализуемые с помощью стандартной функциональности системы и требования, требующие дополнительной разработки. В результате анализа для стандартных требований будут определены модули системы, покрывающие необходимую функциональность. Для второй группы требований возможны следующие варианты их реализации:

  • Расширение стандартной функциональности
  • Обходной путь
  • Изменение бизнес-практики
  • Использование более поздней версии системы
  • Отказ от реализации требования

В данном примере будут  рассмотрены только те требования, которые можно будет реализовать с помощью стандартной функциональности системы.

PRPU. Закупки

В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов  «PRPU. Закупки»

PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

Общий список требований


В данном разделе приводится общий список требований бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар», которые необходимо реализовать.

Табл. 15. Общий список требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

№ требования

Шаг процесса

Тип решения

Модуль в системе

       

RPU01

PRPU01.01

Р

-

RPU02

PRPU01.02

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Товары

RPU03

PRPU01.03

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Товары

RPU04

PRPU01.04

С

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Заявки

RPU05

PRPU01.05

Р

-

RPU06

PRPU01.06

Р

[М] Покупка -> [П]  Планирование -> [Ф] Заявки -> [Мн] -> Функции -> [К] Выполнить указание


Анализ необходимости расширений системы


В данном проводится анализ требований, которые невозможно реализовать с помощью стандартной функциональности системы.

Табл. 16. Анализ необходимости расширений системы. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

№ требования

Шаг процесса

Описание требования

     

RPU01

PRPU01.01

Необходима возможность  автоматического формирования отчета о потребности в товарах, исходя из анализа исторических данных о  продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса.

RPU05

PRPU01.05

Необходима возможность  проведения согласования сформированной заявки в системе.

Необходимо предусмотреть  возможность редактирования строк  заявки и изменения ее статуса


Анализ требования RPU01


Суть требования

Данный отчет необходим для  оперативного планирования потребностей в товарах и услугах. Отчет должен формироваться на основании исторических данных, прогноза спроса, анализа рыночной ситуации. Отчет позволит минимизировать уровень складских запасов товаров и улучшить качество предоставляемых услуг.

Информация о работе Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision