Автоматизация деятельности предприятия розничной торговли с использованием информационной системы MBS Navision

Введение

Описание бизнес-процессов  «как есть»

Описание требований к бизнес-процессам

Анализ требований

Описание бизнес-процессов  «как должно быть»

Пример реализации и список настроек

 

 

 

«Автоматизация  деятельности предприятия розничной  торговли с использованием информационной системы MBS Navision»

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение

Описание предприятия

Торгово-посредническая компания «XYZ» занимается продажей комплектующих для компьютерной техники.

Миссия компании: «Способствовать  развитию использования новинок  технического прогресса по сей стране, повышая тем самым уровень  информатизации страны и делая деятельность клиентов более эффективной и  конкурентоспособной».

Закупка обычно производится у постоянных поставщиков (как правило, производителей) крупными партиями в  соответствии с планом закупки. Однако компания активно развивается,  постоянно  ищет новых поставщиков и новые  товары. Прайс-листы поставщиков могут меняться, поэтому при закупке товара каждый раз уточняется цена, а также уточняется величина скидок. Поставка товара от поставщика осуществляется на условиях предоплаты. Учет себестоимости ведется по методу FIFO. Все закупленные товары хранятся на складе, но, поскольку ассортимент товаров компании относительно небольшой, а скорость оборота их высока, руководители XYZ не видят смысла в ведении полноценного складского учета. Клиенты компании – в основном юридические лица, либо физические лица, покупающие крупные партии. В розницу товары не отгружаются, за редким исключением для постоянных клиентов. Оплата заказов производится по условиям предоплаты.

Так как клиенты размещают  крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту очень нужен товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента) разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым, компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех прайс-листы.

На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако активно использует  программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются:

• Электронная почта
• Факс
• Доставка курьером
• Обычная почта

Для автоматизации выделены 2 бизнес-процесса – Закупки и  Продажи – так как они являются ключевыми для данной компании и  именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управлении предприятием.

Первоначально, в информационной системе Microsoft Dynamics NAV 4.0 планируется вести финансовый учет и учет оперативной деятельности. Компания использует упрощенный план счетов, учетная валюта – рубли.

Выбор инструмента графического представления  бизнес-процессов

Для составления графической схемы  бизнес-процессов была выбрана инструментальная среда ARIS. ARIS является одним из наиболее используемых инструментов при описании бизнес-процессов организации, так  как позволяет создать полную многостороннюю модель деятельности организации. Созданные модели бизнес-процессов и организационной структуры компании являются наглядными и легкими для восприятия.

Использование ARIS позволяет:

• существенно сократить сроки выполнения проектов, повысить их качество
• документировать (моделировать) бизнес-процессы, используя большое количество типов моделей, описывающих различные аспекты бизнеса - процессы, функции, исполнителей, документы, материалы, стоимости, риски и т.д. - и, таким образом, создать базу знаний о предприятии
• работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности предприятия «в одном месте»

Организационная структура компании

Организационная структура компании «XYZ» представлена на Рис. 1. На схеме показаны только те должности, которые участвуют в реализации рассматриваемых бизнес-процессов. Генеральный директор, а также директора финансовый, коммерческий, по развитию бизнеса и по общим вопросам занимаются общим контролем деятельности предприятия и не участвуют в осуществлении текущей деятельности.

Рис. 1. Организационная структура компании «XYZ»

Из всех перечисленных должностей в реализации рассматриваемых бизнес-процессов  участвуют следующие 9 (см. Табл. 1). Каждой должности в зависимости от служебных обязанностей ставится в соответствие бизнес-роль.

Табл. 1. Должности и их роли

№ п/п	Должность	Бизнес-роль
1	Главный бухгалтер	Ответственный за контроль счетов бухгалтер
2	Бухгалтер	Ответственный за контроль счетов бухгалтер
3	Менеджер по закупкам	Ответственный за определение  потребности в товарах Ответственный за утверждение  заявок Ответственный за согласование запроса Ответственный за согласование заказов
4	Специалист отдела закупок	Ответственный за работу с заявками Ответственный за работу с поставщиками Ответственный за заключение соглашений с поставщиками Ответственный за работу с заказами Ответственный за приемку  товара Ответственный за проверку качества товара
5	Менеджер по продажам	Ответственный за работу с клиентами Ответственный за подготовку коммерческих предложений
6	Специалист отдела продаж	Ответственный за работу с заказами Ответственный за подготовку счета-фактуры
7	Менеджер по развитию бизнеса
8	Главный юрист компании	Ответственный за ведение  договоров
9	Юрист	Ответственный за ведение  договоров

 

 

Описание бизнес-процессов «как есть»

В данном разделе приводится описание бизнес-процессов компании. Согласно проведенному исследованию, необходимо автоматизировать следующие группы бизнес-процессов:

• PRPU Закупки
• PRSA Продажи

PRPU Закупки

В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRPU. Закупки».

Бизнес-процессы верхнего уровня

PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар

PRPU02 Выбор поставщиков

PRPU03 Оформление и отправка заказа

PRPU04 Выполнение обязательств по оплате

PRPU05 Поступление товара

PRPU06 Контроль выполнения условий договора

PRPU01 Подготовка и оформление  заявки на товар

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар».

Общее описание

Входящее событие

Наступление плановой даты формирования заявок или появление  необходимости в закупке товаров  или услуг.

Границы бизнес-процесса

Данный бизнес-процесс  включает в себя определение потребности в товаре и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

Основные участники

Ответственный за определение  потребности в товарах.

Ответственный за работу с заявками.

Ответственный за утверждение заявок.

Входящие документы

План потребностей в  товарах.

Исходящие документы

Заявка на приобретение товара.

Исходящие событие

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная  заявка на приобретение товаров или  услуг.

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRPU01.01 Определение потребности в товарах

Входящие документы

План потребностей в  товарах

Исходящие документы

Проект заявки на товар

Ответственный

Ответственный за определение  потребностей в  товарах

Описание

На данном этапе происходит определение потребности в товаре, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

2. PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике

Входящие документы

Проект заявки на товар

Исходящие документы

Отсутствуют

Ответственный

Ответственный за работу с заявками

Описание

Необходимо проверить  наличие товаров, которые необходимо заказать в общем справочнике.

Если товар не найден, тогда необходимо перейти к шагу PRPU01.03, иначе к шагу PRPU01.04

3. PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник

Входящие документы

Проект заявки на товар

Исходящие документы

Запись в справочнике  товаров

Ответственный

Ответственный за работу с заявками

Описание

На данном этапе необходимо найти информацию по новому товару в общий справочник. Необходимо внести в систему следующие данные:

• Название
• Единица измерения
• Цена единицы
• Себестоимость единицы
• Наименование поставщика

4. PRPU01.04 Подготовка заявки на товар

Входящие документы

Проект заявки на товар

Исходящие документы

Подготовленная заявка на товар

Ответственный

Ответственный за работу с заявками

Описание

На данном этапе на основании проекта заявки на товар  составляется список товаров, которые  необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

• Код товара
• Количество товара
• Дату заказа

5. PRPU01.05 Согласование заявки на товар

Входящие документы

Подготовленная заявка на товар

Исходящие документы

Согласованная заявка на товар

Ответственный

Ответственный за работу с заявками

Описание

На данном этапе исполнитель, подготавливавший заявку на товар, согласует  её содержание с руководителем функционального отдела.

Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в  таком случае исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу PRPU01.04, иначе к шагу PRPU01.06.

6. PRPU01.06 Оформление заявки на товар

Входящие документы

Согласованная заявка на товар

Исходящие документы

Оформленная заявка на товар

Ответственный

Ответственный за работу с заявками

Описание

На данном этапе согласованную  заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними требованиями компании.

Рис. 2. Графическое представление бизнес-процесса «Подготовка и оформление заявки на товар»

PRPU02. Выбор поставщиков

В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU02 Выбор поставщиков».

Общее описание

Входящее событие

Поступление согласованной  заявки на приобретение товаров или  услуг

Границы бизнес-процесса

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые  могут поставить необходимое  количество требуемого товара. Поиск  ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

Основные участники

Ответственный за работу с поставщиками

Ответственный за согласование запроса

Входящие документы

Согласованная заявка на товар

Полученное коммерческое предложение

Список цен и условий  соглашения

Исходящие документы

Зарегистрированное коммерческое предложение

Список поставщиков

Исходящие событие

Список поставщиков  подготовлен

Описание шагов бизнес-процесса

1. PRPU02.01 Поиск поставщиков

Входящие документы

Справочник поставщиков

Согласованная заявка

Исходящие документы

Информация о новых  поставщиках

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе происходит поиск возможных поставщиков  на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернет, отраслевых справочниках, каталогах и т.д.

Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда  необходимо перейти к шагу PRPU02.03, иначе к шагу PRPU02.02

2. PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник

Входящие документы

Информация о новых  поставщиках

Исходящие документы

Справочник поставщиков

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

• Название
• Адрес
• Индекс
• Город
• Контактное лицо
• Закупщик

3. PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков

Входящие документы

Согласованная заявка

Исходящие документы

Список поставщиков

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Описание

На данном этапе, на основании  полученной заявки на товар, ответственный  составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

4. PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой

Входящие документы

Согласованная заявка

Список поставщиков

Исходящие документы

Запрос на товар

Ответственный

Ответственный за работу с поставщиками

Ответственных за согласование запроса

Описание

В соответствии с заявкой  на товар ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию: