Мероприятия по повышению эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженности

     Наиболее  стабильную величину закупок демонстрирует  клиент № 1, так как только он попал  в группу X с минимальным значением коэффициента вариации (5,71 %). Группу Y составляют клиенты №2 и № 6, а самой многочисленной является группа Z, в которую входят остальные 4 клиента изучаемой организации.

     Итоговые  результаты ABC-XYZ-анализа обобщаются в матрице, по вертикали которой указываются группы А, В, С, по горизонтали - X, Y, Z (см. рис. 1)

     Таким образом, матрица распределяет всех дебиторов на 9 групп, каждой группе соответствует свой уровень надежности, который уменьшается по диагонали матрицы от левого верхнего угла к правому нижнему. Матрица позволяет сделать следующие выводы: для четырех из семи анализируемых клиентов характерна нестабильность закупок, причем у клиента № 2 она совмещается с высокой долей в товарообороте компании - на него нужно обратить особое внимание при заключении дальнейших договоров.

     У клиента «N» 1 самая высокая доля в дебиторской задолженности компании, но она вполне оправданна, поскольку он единственный входит в число стабильных клиентовпо уровню закупок и у него высокая доля в общем товарообороте предприятия.

     Результаты  распределения клиентов по группам  риска неплатежеспособности направляются главному бухгалтеру, который в свою очередь использует их при определении  сомнительности того или иного долга.

     После распределения всех дебиторов по группам с разным уровнем кредитного рейтинга финансовый менеджер работает над определением групповых условий коммерческого кредитования - определяет оптимальные стоимость кредита, срок кредитования и размер предоставляемого кредита.

     Ключевым  является определение оптимального срока кредитования (периода инкассации) дебиторской задолженности. При этом в условиях кризиса важна не столько сама продолжительность оборота дебиторской задолженности, столько то, чтобы она не оказалась более длительной, чем оборот кредиторской задолженности.

     При формировании условий коммерческого  кредитования стоит понимать, что даже в условиях финансового кризиса предприятие не должно полностью отказываться от реализации продукции в рассрочку, так как это, скорее всего, вызовет резкое сокращение объемов продаж.

     Рассмотрим  теперь способы управления кредиторской задолженностью на ОАО «Комбинат Хлебопродуктов». В качестве одной из задач управления кредиторской задолженностью ранее была выделена задача недопущения просроченной задолженности. Уже само понятие «просроченная задолженность» предполагает ведение учета сроков возникновения кредиторской задолженности.

     Законодательство  по бухгалтерскому учету требует  ведения учета кредиторской задолженности по каждому кредитору. Однако требование учета сроков возникновения задолженности законодательно не закреплено. Поэтому на практике редко можно получить оперативную информацию о возрастной структуре кредиторской задолженности. Даже на предприятиях, где финансовая работа налажена довольно хорошо, определение возраста кредиторской задолженности часто производится путем сопоставления остатка задолженности по каждому кредитору с последними поступившими приходными документами. Такой метод трудоемок и не оперативен. К тому же он может давать неправильную информацию из-за того, что в расчет могут не попасть документы, по которым товарно-материальные ценности, работы, услуги уже получены фактически, но которые не поступили в бухгалтерию. Это характерно для розничных торговых сетей, где приход товара осуществляется непосредственно в торговых точках, а все расчеты с поставщиками осуществляются централизовано.

     Существует  также другой способ контроля просроченной задолженности — более оперативный и эффективный, но имеющий ограничения в применении. Суть его заключается в том, что в конце месяца бухгалтерия представляет в финансовый отдел реестр оприходованных документов, который сопоставляется со сроками платежа по договору по каждому поставщику. Таким образом определяется, когда каждый документ из реестра должен быть оплачен.

     С одной стороны, этот метод дает возможность составления графика погашения кредиторской задолженности, а значит обеспечивает контроль просроченной задолженности. Но при этом информация о движении кредиторской задолженности не обновляется в течение месяца. И если по некоторым поставщикам срок платежа по договору менее месяца, то описываемый метод не решает поставленных учетно-аналитических задач.

     Таким образом, самым эффективным методом учета кредиторской задолженности по срокам возникновения является оперативный учет каждого поступившего документа и ежедневное обновление остатков кредиторской задолженности на основании платежных документов. При этом для решения задачи контроля просроченной задолженности достаточно иметь именно оперативную информацию, то есть достоверную не на 100%. Как правило, возникающие отклонения от окончательных данных незначительны и не влияют на качество принимаемых решений по управлению кредиторской задолженностью.

     Существует  множество путей передачи оперативной информации об оприходованном товаре, материалах, работах, услугах из торговых точек в центр расчетов с поставщиками. Это могут быть телефонограмма, факс, электронная почта. В состав передаваемой информации достаточно включить перечень поступивших за день документов (по которым товары, материалы, работы, услуги приняты материально ответственным лицом) с указанием номера, даты, суммы (с НДС и без него), наименования поставщика (табл. 18).

     Таблица 18

     Реестр  оприходованных документов на складе № 4 ОАО «Комбинат Хлебопродуктов» за 14.06.2010

     Эта информация поступает в базу данных (при этом заносятся все указанные  реквизиты каждого документа), и  формируется график погашения кредиторской задолженности (табл. 19).

     Таблица 19 

     График  погашения кредиторской задолженности ОАО «Комбинат Хлебопродуктов» на 15.07.2010, тыс. руб

Продолжение  таблицы 19

     Помимо  текущей информации о движении кредиторской задолженности по поставщикам в  график погашения задолженности  целесообразно включать справочную информацию. В частности, данные об отсрочке платежа по договору помогают осуществлять ретроспективный контроль эффективности системы снабжения, ее соответствие принятым внутрифирменным нормативам.

     Например, в графике погашения кредиторской задолженности ОАО «Комбинат Хлебопродуктов» 19.07.2010 и 20.07.2010 стоят суммы 5670,50 руб. и 3790,00 руб. соответственно. Это говорит о том, что ООО «Петровские Нивы» 2 дня подряд (19.06.2010 и 20.06.2010) привозило товар. Согласно договоруОАО «Комбинат Хлебопродуктов» с ООО «Петровские нивы» поставки на центральный склад осуществляются 2 раза в неделю — впонедельник и четверг. 19.06.2010 и 20.06.2010 были средой и четвергом, что говорит о сбое в поставках в тот период.

     Конечно, такой анализ носит ретроспективный характер и не может изменить ситуацию, однако указывает на проблемы в системе сбыта и необходимость дополнительных разбирательств.

     Как было уже отмечено, механизм погашения кредиторской задолженности напрямую связан с превращением заемных оборотных средств в деньги, то есть путем сбора дебиторской задолженности или прямой продажи товара потребителю в розничной торговле.

     Проблема  управления дебиторской задолженностью стоит отдельно, и ей посвящено немало работ отечественных и зарубежных авторов (Д. Рогозин, Ян Норман, Шон Мелвин). Методы управления зависят во многом от специфики заключаемых договоров. В рамках затронутой в этой работе тематики важно то, что необходимо вести учет сроков возникновения дебиторской задолженности и сроков ее возврата по каждому поставщику.

     Такой учет дает возможность составлять график сбора дебиторской задолженности. Учетные принципы формирования такого графика аналогичны принципам формирования графика погашения кредиторской задолженности:

     -  поступление оперативной информации  об отгрузках за день в центр  расчетов (с указанием номера, даты, суммы, наименования поставщика);

     -  внесение поступившей информации  в базу учета, которая может  быть единой бухгалтерской базой или параллельной. Выбор варианта зависит от тех же условий, что и в случае кредиторской задолженности;

     -  внесение данных о поступивших  от покупателей платежах;