Шпаргалка по предмету "Деловое общение"

На ход переговоров  может повлиять размещение участников за столом. Марк Кнапп в книге  «Невербальная коммуникация при  взаимодействии людей» анализирует  следующие размещения:

Лицо В может занять 4 основных положения относительно лица А:

—  В1 — угловое  расположение;

—  В2 — позиция  делового взаимодействия;

—  ВЗ — конкурирующе-оборонитель-ная  позиция;

—  В4 — независимая  позиция.

81 — угловое расположение  характерно для людей, занятых  дружеской, непринужденной беседой (достигается постоянный контакт глаз, наблюдение за жестами друг друга, отсутствует территориальное разделение стола). Шансы на успех переговоров  возрастают при угловом расположении собеседников.

82 — деловое взаимодействие, совместная работа, выработка общих решений успешнее осуществляется при этом расположении собеседников.

83 — вызывает оборонительное  отношение и атмосферу соперничества,  в результате каждый собеседник  более упорно придерживается  своей точки зрения, сокращаются  шансы на успех переговоров.

Подчиненный в позиции  ВЗ упорнее может противостоять  своему руководителю А. Когда люди сидят  напротив друг друга, они подсознательно делят стол на две равные части, и  им не нравится, если собеседник посягает на их территорию. Поэтому вначале лучше документ (схему, образец) положить на центральную линию стола. Собеседник может отреагировать: 1) либо наклонится вперед и будет рассматривать документ; 2) либо заберет его на свою территорию; 3) либо передвинет его на вашу территорию. Только если собеседник забирает документ на свою территорию, то это дает вам возможность попросить разрешения пройти к нему и занять угловую позицию или позицию делового сотрудничества. Во всех других случаях ваша попытка сблизиться получит отпор со стороны собеседника.

В4 — независимая позиция, — отсутствие заинтересованности, нет желания взаимодействовать. Если собеседник во время разговора  непроизвольно перемещается в позицию  В4, то он потерял к вам интерес  или даже перешел во враждебную  позицию. Шансы на успех переговоров в этом случае минимальны.

Могут применяться различные  тактики ведения переговоров, из которых далеко не все эффективны и полезны. Тактика ведения переговоров  такова:

а)  определение предельного  срока, по истечении которого прекращается всякая связь;

б) поддержка третьей  стороны, настаивающей на внесенном  предложении или условиях;

в) привлечение посредника, который:

— идет лишь на ограниченные уступки в связи с недо-

^статком полномочий; — знает еще до начала переговоров,  как далеко он может пойти на уступки; — должен выяснить, насколько твердую позицию занимает противоположная сторона; г) привлечение агента — профессионального негоциан-а, который владеет всеми тонкостями тактических приемов его вознаграждение зависит от размера выторгованной им [родажной цены); д) публичные заявления. При наличии открытого блефа [артнеру по переговорам трудно что-либо противопоста-е) строгое придерживание принципа или курса. Принци-[ы довольно легко создаются, но оппоненту очень трудно ними бороться;ж) ссылка на прецедент;

з) вступление в сговор с оппонентом против третьей стороны;

и) упрямство, упорное  настаивание на своей позиции  без всяких уступок, если известно о  зависимости оппонента;

к) ссылка на наличие другой, альтернативной возможности, на наличие  других предложений;

л) затяжка времени:

—  откладывание переговоров;

—  ссылка на якобы  имеющиеся неясности;

—  необходимость предварительной  консультации со специалистами;

—  переход к другой теме;

—  пускать пыль в  глаза, рассказывать длинные истории; м) угроза или имитация угрозы, также являющейся формой блефа;

н) ссылка на отсутствие твердых гарантий:

—  нет возможности  для контроля выполнить принятые договоренности;

—  нет возможности  использовать какие-либо санкции в  случае нарушения договора;

—  нельзя исключить возможность надувательства;

—  нет возможности  принимать ответные меры.

В жизненной практике чаще встречаются малоэффективные  стратегии поведения в спорных  вопросах, такие как:

1) жесткое доминирование  (жесткий подход) одной стороны  и соответственно вынужденное подчинение, капитуляция другой стороны либо открытая конфронтация сторон;

2) «мягкая уступчивость»  (мягкий подход), направленная на  избегание конфронтации и приводящая  к компромиссному решению (при  обоюдной уступчивости) либо к  выигрышу «жесткого» участника. Сторонники «жесткого» подхода (Ж) ставят перед собой цель «победить» любой ценой, требуют от другой стороны уступок, не доверия партнерам по переговорам, угрожают им, ищут то решение, которое максимально выгодно для самих себя. Сторонники «мягкого» подхода (М) ставят цель достичь «соглашения», поэтому делают уступки для развития отношений, вносят предложения, допускают односторонние потери для достижения согласия, стараются быть дружелюбными, доверяют партнерам, ищут то решение, на которое «пойдут» партнеры по переговорам. Возможны следующие исходы: Ж + Ж = разрыв, конфронтация, реже капитуляция; Ж + М = выигрыш Ж; М + М = компромиссное решение. Это все разновидности позиционного торга, и чем более участники защищают свои позиции, тем сильнее с ней связываются, тем труднее им изменить свою первоначальную позицию, срабатывает «гонор, спасение своего лица», и достижение согласия становится все менее вероятным, поскольку позиционный торг психологически превращается в состязание воли, чтобы заставить другую сторону изменить свою позицию.

Максимально эффективны принципиальные переговоры (по существу дела), направленные на сотрудничество и поиск разумного принципиального  соглашения. Принципиальные переговоры предполагают следующие процедуры:

1.   Признайте наличие конфликта, очертите конфликт как «Наша проблема».

2.   Сделайте разграничение  между участниками переговоров  и предметом переговоров: отделить  людей от проблемы, т. е. придерживаться  мягкого, дружелюбного, уважительного  курса в отношениях с людьми, но стоять на твердой платформе при решении проблемы.

3.   Сосредоточьтесь  на интересах, а не на позициях, поскольку цель переговоров должна  состоять в удовлетворении подспудных  интересов участников. Принятая  на переговорах позиция часто  скрывает то, чего действительно хочет та или иная сторона, поэтому главное внимание следует обращать не на позиции участников, а на анализ общих интересов.

4.   Проанализируйте,  какие интересы наиболее важны,  в чем объективные препятствия,  отделите их от субъективных  противодействий воли и желаний участников.

5.   Старайтесь разработать  взаимовыгодные варианты, которые  бы учитывали общие интересы  и примиряли несовпадающие интересы. Разработайте многоплановые варианты  выбора в ходе дискуссии и  выдвижения альтернативных идей решения проблемы, но отодвиньте решение на более поздний срок.

6.   Осуществите  поиск объективно справедливого  или взаимоприемлемого критерия, нормы решения проблемы, чтобы  соглашение отражало какие-то  справедливые, объективные нормы,  критерии (например, рыночные цены, экспертное мнение, законы, обычаи

и т. п.), а не зависело от одной воли или каприза каждой стороны. Главное — пытаться достичь  результата, руководствуясь критериями, не имеющими отношения к состязанию воли, и уступать доводам, а не давлению. 7. Добейтесь соглашения и воплощайте план в жизнь. При соблюдении указанных правил возможно осуществление переговоров «без поражений».

21.Деловые совещания

В деловом совещании  могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже  может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия. Ведущий совещания вначале должен высказать надежду, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, в течение совещания следить за регламентом, «удерживая» выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая «малоактивных», останавливая «словоохотливых», определяя порядок предоставления слов, задавая необходимые вопросы, осуществляя парафразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. В случае, если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение...» Главное — не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как к единственно возможной и единственноверной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения. В целях снятия пассивности участников могут применяться: высказывания по кругу или метод «мозгового штурма». При конфликте мнений могут быть две формы: конкурентно-соревновательная и ко-оперативно-сотрудничающая. В целях ослабления враждебности при конкуренции мнений могут создаваться согласительные комиссии или группы, включающие участников с противоположными взглядами, которые должны определить пункты, в которых их мнения сходятся, найти пункты в чужой позиции, которые нравятся или могут быть полезными для оптимального решения проблемы.

Деловые совещания часто  носят директивный характер, когда  руководитель с позиции «Родитель» указывает свое мнение как единственное решение проблемы, а остальные  участники с позиции «Ребенка»  принимают это решение к исполнению. Наиболее эффективны деловые совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия с позиции «Взрослый — Взрослый». Впрочем, встречаются и манипуляции, когда внешне взаимодействие осуществляется как «Взрослый — Взрослый», а на самом деле, «Родитель — Ребенок», т. е. руководитель вроде бы просит всех высказаться, даже молчунов, но после того как все высказались, руководитель, парафразируя всех, расставляет нужные акценты и в результате проводит нужное ему решение, обязывая участников исполнять это решение фактически с позиции «Ребенка».

Различные формы поведения  участников на собрании:

а) конструктивная роль:

—  проявление инициативы,

—  (повторное) изложение  проблемы,

—  внесение предложений,

—  запросы об информации, мнениях, мыслях,

—  сообщение информации, мнений, идей,

—  выявление связей между имеющимися данными,

—  оценка проблемы;

б) способствование ходу собрания:

—  поддержка, стимулирование выступающих,

—  «расчистка пути»,

—  формулировка и  контроль за соблюдением установленных в группе правил,

—  организация группового процесса и формирование общественного  сознания,

—  посредничество, поиск  компромиссов,

—  снятие напряженности; в) отрицательная роль:

—  агрессивное поведение,

—  блокирование принятия решения,

—  «самолюбование»,

—  соперничество,

—  поиск сочувствия.

При проведении делового совещания выполняются три этапа:

1) Этап — постановка  вопроса:

—  введение в курс дела,

—  формулировка вопроса,

—  формулировка исходной позиции,

—  постановка вопроса.

2)  Этап — формирование мнения о путях решения вопроса:

—  сбор данных,

—  изучение всех сторон вопроса,

—  новая формулировка основной проблемы,

—  поиск альтернативных решений,

—  выдвижение предложений,

—  подведение предварительных  итогов обсуждения,

—  выработка основных направлений,

—  обсуждение последствий  различных возможностей решения  вопроса.

3) Этап — принятие  решения:

—  выводы из 2 этапа,

—  договоренности,

—  решения.

Рекомендации руководителю по тактике разговора с подчиненным, когда требуется вслух оценить его деловые качества.

1.   Сначала разговаривайте  с подчиненным о его работе  и только потом о нем самом.

2.   Прежде чем  сообщить работнику свою оценку, подведите его вопросами к  тому, чтобы он сам себя оценил. Если самооценка человека выше  вашей собственной оценки его, выясните причину расхождения.

3.   Упоминая о  недостатках в работе подчиненного, учитывайте, какова она в целом.  Не давайте общую отрицательную  оценку деятельности и личности  подчиненного (чаще всего такая  оценка несправедлива и оскорбительна для человека). Вы добьетесь большего, если вначале отметите достоинства (например, компетентность, опыт, добросовестность подчиненного), а затем четко укажете на конкретные ошибки, недостатки. Работнику, деятельность которого вас не удовлетворяет, ясно скажите, какова ваша оценка его труда. Подчеркните, что верите в него и поэтому не освобождаете его от работы.

4.   Хорошему работнику  дайте понять, что цените его  заслуги. Помните, что важнее  развитие достоинств, чем исправление  ошибок работников. Не скупитесь на уважительное и благодарственное слово, если работа выполнена хорошо, покажите, что вы довольны ею.

5.   Если недостатки  в работе возникли по вашей  вине, признайте это.

6.   Не говорите  с оцениваемым о других работниках.

7.   Не проводите  повторного разговора вскоре после того, как вы наказали и отчитали подчиненного.

19. Деловые дискуссии

Дискуссия — процесс  продвижения и разрешения проблем  путем сопоставления, столкновения, ассимиляции, взаимообогащения предметных позиций участников (мнений участников по сути решаемой проблемы). Выделяют этапы деловой дискуссии:

1)  вступление в  контакт;

2)  постановка проблемы (что обсуждается, зачем, в какой  степени нужно решить проблему, какова цель дискуссии);

3)  уточнение предмета  общения и предметных позиций (мнений) участников;

4)  выдвижение альтернативных  вариантов;

5)  конфронтация участников;

6)  обсуждение и  оценка альтернатив, поиск элементов  сходства;

7) установление согласия  через выбор наиболее приемлемого  или оптимального решения.

Неэффективная дискуссия часто завершается на этапе выдвижения альтернативных позиций и конфронтации участников, не выходя на уровень совместного решения проблемы. Возможны различные способы вступления в контакт: «пристройка сверху» — «снизу» — «на равных» (через позу, взгляд, темп речи, инициативу). Например, выпрямленная поза с подбородком, параллельным земле, с жестким немигающим взглядом или отсутствие контакта глаз, медленная речь с паузами олицетворяют «доминирование сверху», и, напротив, приниженная поза, постоянные движения глаз вверх-вниз, быстрый темп речи свойственны при позиции «подчинения снизу». Раскованность, мышечная освобожденность, синхронизация темпа речи, равенство ее громкости демонстрируют общение «на равных».

Для деловой дискуссии  очень важен предмет общения и отношение участников к нему. Способность понимать предметные позиции партнеров (т. е. представление о ситуации, о проблеме) и свою собственную предметную позицию — необходимое условие успеха делового общения. В дискуссии велика роль ведущего. Он должен: