Характеристика и практическое применение системы методов управления проектами

     Процессы  управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

• процессы инициации — принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования — определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения — координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа — определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления — определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения — формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

     Процессы  управления проектами накладываются  друг на друга и происходят с разной интенсивностью на всех стадиях проекта, как показано на рис. 1.

       

       
 

       
 
 
 

     Рис.1. Процессы управления проектами

 

     Кроме того, процессы управления проектами  связаны своими результатами — результат  выполнения одного становится исходной информацией для другого. Эти  взаимосвязи проиллюстрированы  на рис. 2. 

       
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 2. Взаимосвязи групп процессов  управления проектами в фазе 

     И наконец, имеются взаимосвязи групп  процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может  являться входом для инициации следующей  фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной  документации, которая необходима для  начала реализации).

     В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.

     Повторение  инициации на разных фазах проекта  помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость  его осуществления отпала, очередная  инициация позволяет вовремя  это установить и избежать излишних затрат.

     Взаимосвязи процессов

     Процессы  инициации

     Инициация включает единственный подпроцесс —  авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.

     Процессы  планирования

     Планирование  имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что  ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует  считать, что управление проектами  — это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта  и полезностью полученной информации.

     Напомним, что следует различать цели проекта  и цели продукта проекта, под которым  понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная  в результате исполнения проекта.

• Цели продукта — это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
• Цели проекта — это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

     Взаимосвязи между процессами планирования представлены на рис. 3. В ходе исполнения проекта  эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться  цели проекта, его бюджет, ресурсы  и т. д. Кроме того, планирование проекта  — это не точная наука. Различные  команды проекта могут разработать  различные планы для одного и  того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные  расписания выполнения работ при  одних и тех же исходных данных.

     Некоторые из процессов планирования имеют  четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в  одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала  следует определить, из каких работ  состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость  проекта. Эти основные процессы выполняются  по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

     Кроме перечисленных основных процессов  планирования имеется ряд вспомогательных  процессов, необходимость в использовании  которых сильно зависит от природы  конкретного проекта:

• планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;
• планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

       

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис. 3. Взаимосвязи процессов планирования 

     

• назначение  персонала — назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
• планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;
• идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
• оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
• разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
• планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
• подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

     Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой  мере зависят от природы проекта.

     Процессы  исполнения и контроля. 

       
 
 
 
 
 
 

     Рис. 4. Взаимосвязи процессов исполнения 

     Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы  выявить отклонения от намеченного  плана и оценить их влияние  на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

     Как и в планировании, процессы исполнения (рис. 4) можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным можно  отнести сам процесс исполнения плана проекта.

     Среди вспомогательных процессов отметим:

• учет исполнения — подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
• подтверждение качества — регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
• подготовка предложений — сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;
• выбор поставщиков — оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
• контроль контрактов — контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
• развитие команды проекта — повышение квалификации участников команды проекта.

     Процессы  анализа. Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

     Анализ  плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым  к проекту требованиям и ожиданиям  участников проекта. Он выражается в  оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом  анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения  начальных условий и составления  новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который  в дальнейшем служит основой для  измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения. 

       
 
 
 
 
 

     Рис. 5. Взаимосвязи процессов анализа 

     Процессы  анализа исполнения предназначены  для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства  проектов в число основных ограничений  и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ  проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости  корректирующих воздействий, выбор  которых осуществляется в процессах  управления изменениями.

     Процессы  анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

     К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны  с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

     анализ  сроков — определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным  или запланированным;

• анализ стоимости — определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
• анализ качества — мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
• подтверждение целей — процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

     Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

• оценку исполнения — анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
• анализ ресурсов — определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

     В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации  процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые  не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как  анализ контрактов).

     В результате анализа либо принимается  решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее  плану, либо определяется необходимость  применения корректирующих воздействий.

     Процессы  управления.

     Управление  исполнением проекта — это  определение и применение необходимых  управляющих воздействий с целью  успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению — доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения.  

       
 
 
 
 
 
 

     Рис. 6. Взаимосвязи процессов управления 

     Другое  дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и  применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти  оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ  и согласовать намеченные изменения  со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления предназначаются  для определения, согласования и  внесения необходимых изменений  в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями  и инициируются процессами анализа (рис. 6).