Характеристика и практическое применение системы методов управления проектами

     К основным процессам управления, встречающимся  практически в каждом проекте, относятся:

• общее управление изменениями — определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
• управление ресурсами — внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
• управление целями — корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
• управление качеством — разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

     Среди вспомогательных процессов управления отметим:

• управление рисками — реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
• управление контрактами — координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

 

       
 

     Рис. 7. Взаимосвязи процессов завершения 

     Завершение  проекта сопровождается следующими процессами (рис. 7):

• закрытие контрактов — завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
• административное завершение — подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

     Методы  и технологии реализации перечисленных  процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы  — и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются  и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует  также отметить, что успешное внедрение  системы управления проектами связано  с определенной организационной  перестройкой и с внедрением специализированных программных средств.

 

     Глава 2. Характеристика и практическое применение системы методов управления проектами (СПУ) 

     2.1 Краткая характеристика системы  методов управления проектами 

     Работа  определяется как совокупность взаимосвязанных  действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (заданный) интервал времени (к определенному  сроку). Работа наследует основные черты  проекта — сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т. д. — и является его  составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как  совокупность взаимосвязанных работ.

     Объем работы относится к важнейшим  ее характеристикам и может выражаться в разных величинах: трудоемкости, продолжительности, стоимости и т. д.

     Выделяются  продолжительность, сроки начала работы {раннее начало и позднее начало) и сроки окончания работы (раннее окончание и позднее окончание). Точные значения сроков начала и окончания  работ определяются при расчете  расписания. Кроме того, работа обычно имеет планируемые продолжительность, стоимость и потребность в  ресурсах.

     Планируемая потребность в ресурсах определяется на основании того, какие ресурсы  и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ  проекта. Источником информации для  этого могут служить нормативные  показатели, СРР, содержание работ, цели проекта.

     Планируемая стоимость работ в общем случае определяется на основании планируемой  потребности в ресурсах, необходимых  для ее выполнения, и стоимости  единицы ресурса.

     Возможны  ситуации, когда нецелесообразно  или трудно оценивать потребность  в конкретных ресурсах на работу (административные работы, услуги и т. д.). В этом случае планируемая стоимость определяется либо по нормативам на данные виды работ, либо на основании заключенных договоров, либо в результате экспертных оценок и предыдущего опыта.

     Продолжительность работы, планируемые потребность  в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: изменение  одного из них приведет к изменению  остальных показателей.

     Определение работ включает в себя идентификацию  и документальное оформление действий, которые должны быть осуществлены для  достижения целей проекта.

     Цели, задачи, содержание проекта.

     Целенаправленность  является важнейшей и неотъемлемой характеристикой проекта. Определению  целей проекта предшествует разработка его миссии (стратегии). Уже на основе сформулированной миссии определяются цели и устанавливаются конкретные задачи проекта. Под содержанием  проекта подразумевается деятельность, необходимая для получения результата проекта (продукта) со специфическими характеристиками и функциями. В  свою очередь, содержание продукта (результата проекта) определяют характеристики и  функции, которые должны быть включены в продукт. Соблюдение содержания продукта соотносится с требованиями к  нему как конечному результату, тогда  как соблюдение содержания проекта  соотносится с планом проекта. Оба  эти процесса необходимо тесно интегрировать  для подтверждения того, что деятельность по проекту обеспечит создание требуемого продукта. Соответственно содержание проекта должно быть представлено только теми работами, которые необходимы для успешной реализации проекта.

     Основными процессами управления содержанием  проекта являются:

1. инициирование проекта;
2. планирование содержания;
3. контроль над изменением содержания.

     Инициирование является процессом выявления необходимости  реализации нового проекта или того факта, что проект должен перейти  в новую фазу. Результатами инициирования  служат:

     1) комплект документов (контрактов, приказов, постановлений и т. д.), формально  подтверждающих существование проекта.  Он должен включать непосредственно  или в виде ссылок на другие  документы:

     • описание цели, для удовлетворения которой был предпринят проект;

     • описание продукта проекта;

     • определение/назначение руководителя (менеджера) проекта;

     2) ограничения по срокам реализации  проекта, его финансированию и  т. д. При осуществлении проекта  по контракту ограничениями обычно  являются условия контракта;

     3) предположения как элементы, возникающие  в результате прогнозирования  тех или иных факторов в  проекте. В общем случае, предположения  несут в себе определенную  степень риска.

     Планирование  содержания проекта включает в себя декомпозицию целей проекта на более  мелкие и управляемые компоненты для того, чтобы:

     1) определить оценки по стоимости,  времени и ресурсам проекта;

     2) создать базис (основу) для измерения  и контроля хода выполнения  проекта;

     3) распределить права и обязанности  по проекту, определить степень  ответственности.

     Результатом планирования содержания служит структура  разбиения работ проекта, на основе которой, как расширение, составляется список работ проекта. Он должен содержать  описание каждой работы для того, чтобы  их исполнители понимали, что от них требуется и каким образом  им выполнять свои функции.

     В результате анализа разработанной  структуры разбиения работ проекта  может возникнуть необходимость  в корректировке или дополнении целей проекта, что в свою очередь  отразится на изменении содержания проекта.

     Взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости  работ.

     Объем является одной из важнейших характеристик  проекта (отдельно взятой работы) и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительности, стоимости и т. д.

     Продолжительность проекта и составляющих его работ  ограничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, установленной  либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями (например, выходом конкретного продукта на рынок). С другой стороны, продолжительность  работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения.

     В общем случае объем работы является величиной фиксированной и продолжительность  ее выполнения на практике определяется общей производительностью управляющих  ресурсов. Управляющим считается  ресурс, время работы которого непосредственно  влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве вначале  определяют продолжительность механизированных работ, ритм которых определяет все  построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность  работ, выполняемых вручную.

     Стоимость работы напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта  является время его выполнения, то именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат проекта можно  добиться оптимального срока его  завершения. Поэтому на этапах инициации  и разработки графика проекта  необходимо учесть следующее:

     1) можно ли обеспечить завершение  работ и проекта в целом  за более короткие сроки при  наличии дополнительных ресурсов  и финансирования?

     2) стоит ли применять новые технологии  при выполнении работ и как  это отразится на времени реализации  проекта и его затратах?

     3) правильно ли рассчитана потребность  в ограниченных ресурсах и  оптимально ли они распределены  между работами проекта?

     Общие затраты проекта для каждого  периода определяются как сумма  прямых и косвенных затрат (накладных  расходов). Последние связаны с  обеспечением процесса реализации проекта  и включают в себя административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи  по кредитам, арендную плату и т. д.

     Накладные расходы напрямую не связаны ни с  одним из пакетов работ или  конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению. Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразиться в экономии финансовых средств.

     Прямые  затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдоговорам. Они  могут быть назначены на пакеты работ  и отдельные работы. В идеальном  случае длительность работы планируется  таким образом, чтобы прямые затраты  на ее выполнение были минимальны. Но как  только появляются ограничения, возникает  необходимость сокращения длительности. Природа прямых затрат такова, что  они увеличиваются в объеме при  сокращении длительности выполнения работы. Поэтому, если необходимо сократить  сроки реализации проекта при  минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать  длительность тех критических работ, стоимость которых «сравнительно  мало» зависит от продолжительности  либо является наименьшей при одинаковых сроках сокращения длительности.

     В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой  для реализации проекта требуется  минимальный бюджет.

     Таким образом, данные по расписанию (продолжительность), ресурсы и затраты как основные элементы управления проектами являются взаимозависимыми — изменения в  одном приводят к изменениям в  других (рис.

     Методы  управления содержанием работ.

     Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. С другой стороны, для  эффективного управления содержанием  необходимо определить:

1. работы для выполнения;
2. последовательность работ;
3. продолжительность работ;
4. потребность в ресурсах и стоимость работ.

     В любом случае описание/определение  работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содержанием работ. Определение  работ включает в себя идентификацию  и документальное оформление отдельных  работ, которые должны быть выполнены  для достижения целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.