Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Ноября 2011 в 23:56, реферат
ГЛАВА 1. РЕГИСТРАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1. РЕГИСТРАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ В ОРГАНАХ ЮСТИЦИИ, СТАТИСТИЧЕСКИХ И НАЛОГОВЫХ ОРГАНАХ
1.2. ВИДЫ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ • ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В зависимости от характера операций, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Все бухгалтерские документы с момента их выписки до момента передачи в архив па хранение проходят довольно длинный и сложный путь. Они составляются при совершении операций оперативными работниками и служат оправданием действий материально ответственных лиц. Кроме того, они подтверждают правильность этих операций на основе первичных и сводных документов, осуществляют контроль за работой исполнителей и ходом выполнения намеченных планов.
Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергают бухгалтерской обработке. Она состоит: в проверке всех документов и их реквизитов (выписан ли документ на бланках установленной формы, заполнены ли на нем необходимые реквизиты и правильно ли заполнены, имеются ли необходимые подписи должностных лиц); в проверке целесообразности и законности операций, указанных в документе; в таксировке и арифметической проверке (подсчет итогов, определение сумм скидок и т. п.); в исправлении ошибок в документах; в разметке корреспондирующих счетов и статей затрат на документах (котировка).
Исправление ошибок в документах состоит в том, что выявленные в них арифметические и существенные ошибки исправляются в соответствии с требованиями бухучета.
При необходимости в документы можно вносить исправления, используя три вида оговорок:
Неправильно указанный текст или сумму зачеркивают одной чертой и под зачеркнутым текстом указывают правильный текст или сумму. Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Испорченные ордера и банковские платежные документы уничтожают, а вместо них выписывают новые.
При обнаружении ошибок в регистрах после проставления в них итогов, но до внесения в главную книгу исправление осуществляется в предусмотренных для этого после итогов свободных строках и графах. Данные исправления производят на основании бухгалтерских справок.
После переноса итогов из регистров в главную книгу никакие исправления в них не допускаются. Для изменения суммы оборотов на сумму допущенной ошибки оформляют справку бухгалтерии, данные которой заносятся в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся вместе с соответствующими учетными регистрами.
Если ошибка возникла в корреспонденции счетов, то ее исправляют методом записи отрицательных чисел. Данный метод принято называть ««красное сторно» (записывают красными чернилами). (Таможенное оформление документов производится в порядке, предусмотренном таможенным законодательством РК.)
Поступившие в бухгалтерию документы после проверки, таксировки и котировки группируют в специальных учетных регистрах, сочетающих, как правило, ведение синтетического и аналитического учета (ведомости, журналы -ордера ).
Учетные регистры - это листы бумаги, имеющие определенное графление, предназначенные для учетных записей и прошитые в книги. Запись учетной информации из документов в регистры называется регистрацией.
В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т. д.
Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с начала календарного года. Документам, к которым часто приходится возвращаться (договоры, гарантийные письма и т п.), присваивают регистрационный индекс. Он включает в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости число и месяц составления документа.
Документ в рамках одной организации регистрируют один раз, то есть первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (при ручной обработке помечают дату записи в учетный регистр, а при обработке на машинных носителях - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку).
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Погашено», с указанием даты (числа, месяца, года).
Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров является коммерческой тайной.
Статья 126 Гражданского кодекса РК оговаривает условия, когда документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:
«Информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности третьим лицам. К ней нет доступа на свободном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».
Ответственность за незаконное разглашение и использование сведений, с оставляющих коммерческую тайну, без согласия их владельца, а также собирание этих сведений путем противоправных действий предусмотрена Уголовным кодексом РК (ст. 200, п. 1).
Должностные лица, осуществляющие делопроизводство в организации, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция и т. д.), а также и по сферам деятельности (производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение и т. д.).
Для контроля за исполнением документов в организации может быть создана контрольная картотека - в разрезе сроков, исполнителей и специфики документов. Исполненные документы формируют в дела.
Движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен двумя схемами (схема 1 и 2).
Схема №1
Технологические схемы движения документов, поступающих на предприятие:
| 1. Поступление документов в организацию | |
| 2. Сортировка документов | |
| 3. Проверка правильности оформления документов | |
| 4. Регистрация документов | |
| 5. Передача документов руководителю организации (должностным лицам) | |
| 6. Резолюция на документах (при необходимости | |
| 7. Исполнение документов | |
| 8. Текущее хранение документов | |
| 9А. Передача документов в госархив | 9Б. Передача документов в архив организации |
Схема №2
Технологическая схема движения документов, составляемых в организации:
| Составление документа (оформление) | Проверка правильности оформления документа | Визирование документа должностными лицами | Утверждение документа руководителем организации | |||||
| Регистрация документа | Исполнение документа | Текущее хранение документа в организации |
Передача документа в государственный архив | |||||
| Отправка
документа сторонней организации |
Подготовка копии документа для хранения | Передача документа а архив предприятия | ||||||
| Уничтожение документов | ||||||||
График
документооборота должен быть должен
быть увязан с должностными инструментами
и учетной политикой организации. Эт
и
документы взаимно должны дополнять друг-друга.
Следует обратить внимание на то, что имеются
разработанные унифицированные формы
первичных документов бухгалтерского
учета, утвержденные приказом МФ РК.
Унифицированные формы первичных документов бухгалтерского учета
| № формы | Наименование формы |
| 1. По учету труда и оплаты | |
| Т-2 | Личная карточка |
| Т-13 | Табель учета использования рабочего времени |
| Т-1 | Расчетная ведомость |
| Т-2 | Платежная ведомость |
| 2. По учету основных средств и нематериальных активов | |
| ОС-1 | Акт (накладная) приемки-передачи основных средств |
| ОС-2 | Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов |
| ОС-3 | Акт на списание основных средств |
| ОС-4 | Акт на списание автотранспортных средств |
| ОС-5 | Инвентарная карточка учета основных средств |
| ОС-6 | Опись инвентарных карточек по учету основных средств |
| ОС-7 | Карточка учета движения основных средств |
| ОС-8 | Карточка учета арендованных основных средств |
| ОС-9 | Инвентарный список основных средств |
| ОС-10 | Акт о приеме (поступлении) оборудования |
| ОС-11 | Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж |
| ОС-12 | Акт о выявленных дефектах оборудования |
| Инв-1 | Инвентаризационная опись основных средств |
| НМА-2 | Акт приемки-передачи нематериальных активов |
| НМА-1 | Карточка учета нематериальных активов |
| Инв-2 | Инвентаризационная опись нематериальных активов |
| Инв-11 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств |
| 3. По учету материалов | |
| ТМЗ-1 | Доверенность |
| ТМЗ-3 | Приходный ордер |
| ТМЗ-4 | Акт о приемке товарно-материальных запасов |
| ТМЗ-5 | Карточка учета товарно-материальных запасов (ТМЗ) |
| ТМЗ-11 | Акт об оприходовании ТМЗ, полученных пои разборке и демонтаже зданий и сооружений |
| Инв-3 | Инвентаризационная опись товарно-материальных запасов |
| - Инв-4 | Акт инвентаризации товаров отгруженных |
| Инв-5 | Инвентаризационная опись товарно-материальных запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение |
| Инв-6 | Акт инвентаризации товарно-материальных запасов, находящихся в пути |
| Инв-12 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных запасов |
| ТМЗ-2 | Журнал учета выданных доверенностей |
| 4. По учету денежных средств | |
| КО-1 | Приходный кассовый ордер |
| КО-2 | Расходный кассовый ордер |
| КО-3 | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов |
| КО-4 | Кассовая книга |
| КО-5 | Книга учета принятых и выданных кассиром денег |
| Инв-9 | Акт инвентаризации денег |
| Инв-10 | Акт инвентаризации расчетов |
Заключительным этапом движения документов является сдача их в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Блинки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации. Документы прошлого года хранятся в бухгалтерии в течение всего наступившего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Для установления сроков хранения документов, отбора их на хранение и уничтожение в организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.
По, документам, отобранным на постоянное длительное хранение, составляют описи.
Уничтожение документов оформляют актом, который подписывают члены экспертной комиссии, в обязательном порядке - представитель архивного фонда, и утверждает руководитель организации.
Предварительно производится отбор документов постоянного, временного (до 10 лет). долговременного (свыше 10 лет) хранения и выделяются к уничтожению дела с истекшим сроком храпения. Дела постоянного хранения по личному составу подшивают и переплетают в книги, нумеруют листы и оформляют реквизиты обложки книги.
На отобранные дела составляют описи (отдельно - на дела с постоянны) сроком хранения и по личному составу). На документы с истекшим сроком хранения составляют акт о выделении документов и дел к уничтожению.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные в 2001 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года.
Документы, отобранные к уничтожению и включенные в акты, сдают на вторичное сырье, с оформлением приемо-сдаточных документов с организациями по заготовке вторичного сырья.