Журнал путеводитель бухгалтера

      Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерской службой четко и ясно чернилами или шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. Допускается использование бланков кассовых документов, заполненных с использованием компьютерных систем и специального программного обеспечения.

      В расходных кассовых ордерах указывается основание для выплаты денежных средств и перечисляются прилагаемые к ним документы.

      Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим наличные деньги, запрещается.

      Выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляются по платежным ведомостям, которые подписывают руководитель и главный бухгалтер, с указанием сроков выдачи денег и общей суммы прописью.

      Если в течение трех дней после получения денег в банке заработная плата не получена, напротив фамилии неполучившего заработную плату ставится штамп или отметка от руки «Депонировано». Невыданная сумма вносится в журнал регистрации депонированной заработной платы. При закрытии ведомости в нее вносят запись о фактически выплаченных суммах и суммах, подлежащих депонированию.

      Ведение кассовых операций предусматривает заполнение журнала регистрации приходных и расходных ордеров (форма № КО-3) и кассовой книги (форма № КО-4), которая должна быть прошнурована и пронумерована, скреплена печатью предприятия и подписями ответственных лиц.

      Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (линованная горизонтально) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линий) заполняется под копирку и является отрывной частью листа как отчет кассира. Обе половинки кассовой книги нумеруются одинаковыми номерами.

      Бланк отчета до конца операций за день не отрывается. При небольшом объеме кассовых операций кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3-5 дней.

      Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера государственного учреждения или лица, его заменяющего, с указанием даты исправления.

      Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи наличных денег по каждому ордеру. В кассовой книге указывается номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет и сумма прихода и расхода. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Одновременно кассир сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег.

      При условии соблюдения законодательства о бухгалтерском учете и финансовой отчетности и обеспечения полной сохранности приходных и расходных кассовых документов кассовая книга может вестись в электронном виде.

      Кассир, после получения компьютерных распечаток, проверяет правильность составления документов, подписывает и передает в бухгалтерию первый экземпляр отчета кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами, второй экземпляр отчета остается у кассира.

      По окончании определенного периода, установленного учетной политикой предприятия, кассиром на основании вторых экземпляров отчета формируется кассовая книга, которая должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью компании. Количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

      В случае ведения кассовой книги в электронном виде производится проверка правильности работы программных средств.

      Контроль над ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. Он проверяет отчеты кассира и приложенные к нему документы, проставляет номера корреспондирующих счетов.

      Возможная корреспонденция по счету 1010 «Денежные средства в кассе»:

 

      В сроки, установленные руководителем предприятия, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия.

      Результаты ревизии оформляются актом инвентаризации денег. Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.

      При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

      Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, не принимается. Излишки денежных средств, обнаруженных в кассе, приходуют, а недостачу взыскивают с кассира.

      В соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 14 Налогового кодекса налогоплательщик обязан проводить денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков с обязательным применением контрольно-кассовых машин с фискальной памятью (далее - ККМ) и выдачей контрольного чека на руки потребителю.

      Это положение не распространяется на денежные расчеты:

1. осуществляемые между физическими лицами, не подлежащими обязательной государственной регистрации в качестве индивидуальных предпринимателей, кроме лиц, осуществляющих частную нотариальную деятельность;
2. индивидуальных предпринимателей (кроме реализующих подакцизные товары):

• осуществляющих деятельность на основе патента в рамках специального налогового режима для субъектов малого бизнеса;

• осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских или фермерских хозяйств;
3. в части оказания услуг населению по перевозкам в 
   общественном городском транспорте с выдачей билетов по 
   форме, утвержденной уполномоченным государственным 
   органом в области транспорта по согласованию с уполно- 
   моченным органом (статья 645 Налогового кодекса).

      Главой 90 Налогового кодекса определен порядок применения контрольно-кассовых машин.

      Использовать можно только те кассовые аппараты, которые включены в Государственный реестр моделей ККА, утвержденный приказом министра финансов Республики Казахстан от 30 декабря 2008 года № 635.

      Постановка на учет контрольно-кассовых машин производится с присвоением регистрационного номера контрольно-кассовой машины и выдачей регистрационной карточки контрольно-кассовой машины в течение пяти рабочих дней со дня подачи налогоплательщиком налогового заявления о постановке на учет контрольно-кассовой машины.

      Регистрационная карточка контрольно-кассовой машины выдается налогоплательщику при постановке контрольно-кассовой машины на учет в налоговых органах, хранится в течение всего срока эксплуатации контрольно-кассовой машины и предъявляется по требованию налоговых органов.

      В случаях, когда изменяется наименование налогоплательщика или фамилия индивидуального предпринимателя, место нахождения ККМ или вид деятельности, необходимо в течение пяти рабочих дней с момента возникновения изменений представить в налоговый орган заявление об изменениях.

      ККМ регистрируется по месту торговли, т. е. у каждой торговой точки будет своя контрольно-кассовая машина.

      Следует иметь в виду, что через ККМ проводятся только суммы, поступившие в кассу от реализации товаров (работ, услуг). Все остальные наличные деньги, поступающие в кассу как возврат подотчетных сумм, взнос в уставный капитал или как заемные средства, не пробиваются через кассовый аппарат.

      По окончании дня пробивается итоговый фискальный Z-отчет с общим итогом пробитых за день сумм.

      Все итоговые фискальные Z-отчеты ККМ должны храниться на предприятии, так как их необходимо предъявлять при проверках кассовой дисциплины налоговыми и иными контролирующими органами, а также при снятии с учета ККМ.

      Предприятия, использующие ККМ, для учета выручки ведут книгу кассира-операциониста. Если допускается ошибка при заполнении данной книги, то неправильные цифры должны быть перечеркнуты, рядом проставлены правильные и должна стоять подпись лица, внесшего эти исправления в книгу.

      К работе на кассовом аппарате допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых аппаратов в объеме технического минимума и изучившие правила по применению ККМ. С данными лицами заключается договор о материальной ответственности.

      Следует обратить внимание на то, что в соответствии с пунктом 12 постановления правления Национального банка РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые постановления правления Национального банка Республики Казахстан по вопросам оформления и исполнения платежных документов» от 27 августа 2005 года № 95 платежи между юридическими лицами по сделке, сумма которой превышает 4 ООО месячных расчетных показателей, осуществляются только в безналичном порядке.

      Кассовые операции с иностранной валютой на территории Республики Казахстан могут производиться только в разрешенных законодательством случаях. Бухгалтерский учет движения наличной валюты ведется в соответствии с НСФО № 2 «Учет операций в иностранной валюте».

      Документооборот при осуществлении операций в валютной кассе аналогичен документообороту в кассе в национальной валюте. Разница состоит в том, что в приходных и расходных кассовых ордерах, а также в кассовой книге указываются суммы средств в иностранной валюте и в тенговом эквиваленте. По каждому виду валюты следует вести отдельную кассовую книгу.

      Учет валютных средств осуществляется в тенге по курсу, устанавливаемому на торгах межбанковского валютного рынка. Изменение курса валюты влечет возникновение курсовой разницы.

      3.2.   УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ТЕКУЩЕМ СЧЕТЕ БАНКА ПРЕДПРИЯТИЯ

      Для внесения наличных денежных средств на текущий счет в банке заполняется документ, называемый «Объявление на взнос наличными» (форма № 0402001).

      Бланк состоит из трех частей:

• объявление, которое остается в банке как обоснование о взносе денег;
• квитанция, которая выдается банком в знак подтверждения о взносе наличных;
• ордер, который прилагают к выписке банка.

      Все 3 части объявления заполняются лицом, вкладывающим денежные средства в банк, в одном экземпляре. Информация в них в основном дублируется.

      Перечисление денег с расчетного счета производится на основании платежного поручения, составленного предприятием.

      Платежным поручением производят расчеты при приобретении товарно-материальных ценностей, за выполненные работы и услуги при предварительной оплате, предусмотренной договорами или законодательством. Для его заполнения необходимо знать реквизиты получателя денег. Кроме этого, в платежном поручении в обязательном порядке указывается назначение платежа (за что и на основании какого документа производится платеж). Такими документами-основаниями являются счета на оплату или счета-фактуры, выписанные поставщиками тех товаров (работ, услуг), за которые перечисляют деньги, а также договор, согласно которому производится платеж.