Журнал путеводитель бухгалтера

      В соответствии с Налоговым кодексом РК, Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Законом РК «О банках и банковской деятельности», а также инструкцией «О порядке формирования и учета документов, подлежащих хранению в банках, и требования по организации хранения документов» минимальный срок хранения учетной документации составляет 5 лет.

      Документы по бухгалтерскому учету и отчетности имеют разные сроки хранения

 Перечень является основным нормативным документом (прилагаемым к учетной политике) при определении сроков хранения и отборе на уничтожение типовых документов. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

      Для документов, по которым установлен срок хранения 75 лет-в. исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой в*) к моменту окончания дела

      Порядок передачи и дальнейшего использования документов организации при реорганизации или ликвидации предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации . передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность ликвидационной комиссии, образованной для передачи дел и имущества. При реорганизации предприятия, при передаче его функций другой организации принимаемая организация принимает по акту незавершенные делопроизводством дела и архив реорганизиуемой организации.

      Перед передачей документов ликвидируемой организации производится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в организации (приводится в порядок , если состояние дел не соответствует требованиям).

ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

      Вся финансовая отчетность составляется в национальной валюте с единицей измерения в «тыс. тенге».

      Законом РК -«О бухгалтерском учете» от 28 февраля 2007 года установлено, что финансовая отчетность субъекта включает в себя:

1. Бухгалтерский баланс (форма 1)
2. Отчет о прибылях и убытках (форма 2)
3. отчет о движении денежных средств (форма 3)
4. Отчет об изменениях в собственном капитале (форма 4)
5. Пояснительная записка к отчету и балансу.

      Общеустановленная финансовая отчетность представляется ежегодно.

      Кроме установленных государственных форм финансовой отчетности, вводятся внутрипроизводственные формы финансовой отчетности с периодичностью представления ежемесячно или один раз в квартал.

      Внутрипроизводственная финансовая отчетность (формы с индексом ФО и ВФО) охватывает информацию учета, которая необходима управленческому персоналу для управления производством, а также для планирования, экономического анализа и контроля. Эта отчетность предназначена для внутреннего использования на предприятии, поэтому внешним пользователям отчетности не представляется и является коммерческой тайной предприятия.

      Требование пользователями дополнительной финансовой отчетности, кем бы то ни было, кроме общеустановленной в РК, категорически запрещается, как и запрещается ее составление и представление.

      2.4. ВНУТРЕННИЙ И ВНЕШНИЙ КОНТРОЛЬ

      2.4.1.Внутренний контроль

      Для обеспечения соблюдения законодательства РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, учетной политике, эффективного проведения операций, включая меры по сохранению активов, предотвращению и выявлению случаев хищения и ошибок при ведении бухгалтерского учета, руководитель предприятия организует внутренний контроль.

      Организация контроля внутри предприятия.

Цель: Контроль на предприятии, позволяющий следить за правильностью ведения учета и представляемой руководству учетной информации. Основой внутреннего контроля является первичный документ.

Задачи: Улучшение финансового положения, определение достоверности учетной информации, помощь и консультирование.

Способы:  Система бухгалтерского контроля, периодические инвентаризации, физическая защита активов (оборудованные и охраняемые места хранения товаров и денег), материально ответственных должностных лиц, пропускная система в места хранения товаров и материалов.

Результат:  Отчет и рекомендации для бухгалтерии по оптимизации системы учета, устранению недостатков, организационные выводы, взыскания с виновных, конфиденциальность информации по отношению к внешним организациям.

2.4.2.ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ВНУТРИ ПРЕДПРИЯТИЯ ПО СОХРАННОСТИ ФИКСИРОВАННЫХ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ И ЗАПАСОВ

      Для обеспечения сохранности фиксированных, нематериальных активов и запасов приказом директора назначаются материально ответственные лица, за которыми закрепляются фиксированные, материальные активы и запасы С материально ответственными лицами заключаются договор о материальной ответственности вверенных ему активов предприятия.

      Пропускная система на предприятии также эффективно предотвращает возможность хищения:

• со службой охраны предприятия заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
• въезд и выезд автомашин на территорию предприятия с указанием марки автомобиля, времени въезда и выезда, фамилии водителя и организации, которой принадлежит автомашина, регистрируется службой охраны в журнале;
• вход на предприятие осуществляется по специальным пропускам либо с санкции первого руководителя.

      Фактический контроль за активами и документами заключается в принятии мер предосторожности с целью обеспечения сохранности денежных средств и запасов. Это - технические средства в виде механической защиты, зашиты компьютерной от несанкционированного доступа к информации, наличие компетентных работников.

      Необходимо установление такой системы, когда каждый сотрудник подотчетен следующему по должности работнику. Это не уменьшает риск сговора между ними, но уменьшает риск его возникновения.

      Крайне важно для администрации предприятия иметь представление о родственных отношениях материально ответственных лиц или лиц, через которых проходит одна операция.

      Разделение обязанностей может иметь существенные различия, но везде должны существовать такие аспекты, на которые руководству следует обращать внимание:

• бухгалтерский учет полностью изолирован и осуществляется под контролем специально назначенного сотрудника, который не может быть материально ответственным лицом и не имеет других обязанностей по осуществлению отличной от учетной деятельности;
• материальная ответственность по наличным денежным средствам, в том числе регистрация прихода и расхода, возлагается на кассира.

      Наличие эффективных процедур санкционирования или разрешения означает, что администрация устанавливает определенные правила, которым должны следовать работники. В это понятие включаются определенные права и обязанности работников на осуществление определенных операций или действий в пределах, определенных администрацией предприятия. Например, предоставление права какому-либо отделу иди функциональной группе на осуществление расходов по определенной операции в пределах установленной суммы.

      Осуществление внутренних проверок заключается в проведении внутрихозяйственных проверок и контроля. Потребность в таких проверках очевидна, так как их отсутствие может повлиять на выполнение обязательств работниками при осуществлении необходимых процедур и умышленном их невыполнении.

      Например, внезапная проверка кассовой дисциплины.

      Кроме того, в задачи внутренних проверок входит и взаимное сличение бухгалтерских записей между связанными однотипными операциями сотрудниками:

• Нельзя допускать, чтобы один и тот же человек контролировал всю операцию от начала до конца.
• Пользователями финансовой отчетности являются не только руководители, но и сотрудники предприятия. На администрацию предприятия возлагается ответственность перед пользователями за точность и достоверность показателей финансовой отчетности, которые в значительной мере обеспечиваются отлаженной системой внутреннего контроля. Руководитель предприятия должен быть заинтересован в минимальном уровне риска искажения финансовых показателей, а бухгалтер, в силу специфики его работы, обязан оценить эффективность внутреннего контроля.
• Организацию бухгалтерского учета на предприятии следует определять в соответствии с учетной политикой, представляющей собой составную системы учета. В целом бухучет сам по себе осуществляет контрольную функцию. К работникам бухгалтерии необходимо предъявлять требования не только по ведению порученных участков учета, но и анализу показателей, с которыми им приходится работать.
• Особое внимание главному бухгалтеру, при большом штате бухгалтерии, следует уделять разделению обязанностей. Такое разделение необходимо как контрольная функция, связанная с возникновением конфликта интересов.
• Система бухгалтерского учета предполагает обязательное документирование всех финансово-хозяйственных операций. Любая запись в бухгалтерских регистрах требует наличия документа, подтверждающего факт совершения операции: накладной, платежного поручения, счета, акта и т. д. Эти документы признаются основанием для учета при наличии в них даты составления, наименования организации, предприятия, содержания хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за составления документа, подписи. Все перечисленные условия составления документов обеспечивают внутренний контроль в организации за соответствием существа произведенной операции, указанной в учетной документации.
• Качественная система документирования и учета должна строиться на принципах составления документов в момент совершения операции или сразу после того. Чем больше времени, тем больше вероятность возникновения погрешности в случае несвоевременного оформления документа.
• Документы должны быть доступны для понимания, унифицированы, иметь продуманную структуру.

      Оформление результатов внутреннего контроля

      Отчеты внутреннего контроля оформляются актами и доводятся до сведения руководства и учредителей.

      По результатам внутренних проверок собственники предприятий принимают решения о поощрениях (взысканиях), которые оформляются внутренними приказами предприятия.

      Одним из наиболее важных элементов внутреннего контроля является проведение инвентаризации имущества и обязательств.

2.4.3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ

      ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

      Одним из важных требований. предъявляемых к бухучету, является требование реальности (правдивости, действительности) показателей. Количество поступивших или выданных ценностей (материалов денежных средств и др ), отражаемых в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое действительно получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета – с теми остатками, которые на самом деле имеются в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходуется с действительностью. Это происходит по различным причинам:

• естественные - изменение веса, качества под влиянием температуры и влажности воздуха, порчи грызунами и т. п.;
• неточности при приеме или отпуске средств – просчеты, промеры и т. п;
• ошибки в учете описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах и т. п.;
• злоупотребления - хищения, обвесы и т. п.

      Все эти явления невозможно выявить в момент их совершения, так как они не охватываются документацией. Выявить их можно с помощью периодических сверок фактических остатков средств с данными учета. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называются инвентаризациями.

      Инвентаризация - это способ бухгалтерского учета, служащий для обеспечения соответствия учетных данных о средствах хозяйства их фактическому наличию.

      Таким образом, инвентаризация является обязательным дополнением документации. Только при помощи этих двух способов - документации и инвентаризации -в бухгалтерском учете обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

      В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация подразделяется на два вида: