Управленческий контроль в организации

Проанализировав зарубежный и отечественный  опыт, можно выделить три основные цели организации системы управленческого учета как части информационной системы учета в современном бизнесе:

• реализация контроллинга, который дает управленческую информацию для планирования, контроля, оценки и непрерывного совершенствования организации;
• проведение финансово-экономических расчетов, формирования базы обоснования эффективных управленческих решений;
• калькулирование себестоимости услуг, продуктов и прочих объектов затрат для удовлетворения информационных нужд финансового менеджмента как системы управления прибылью предприятия через управление затратами.

Каждое предприятие, исходя из перечисленных  целей, может выбрать для себя наиболее приоритетное направление  и, приняв его за основу, строить  свою модель системы управленческого  учета.

Из задач, которые призвана решать система управленческого учета, можно выделить наиболее важную — помочь менеджменту предприятия управлять бизнесом. Управленческая информация в отличие от просто собранных данных не является избыточной, она более полезна и ориентирована на конкретного пользователя, способного воспринимать ценность этой информации. Организованная система управленческого учета трансформирует обычные данные в управленческую информацию. Есть пять критериев, с помощью которых на практике можно всегда отличить управленческую информацию от обычной:

• форма подачи информации — сведения должны быть понятны конкретному получателю;
• периодичность — подача информации должна поставляться регулярно, но по мере необходимости;
• точность информации — приемлемый компромисс между надежностью данных и своевременностью их представления;
• четкое определение ответственности конкретного сотрудника за подготовку управленческой информации в указанной форме с определенной точностью (достоверностью) и ее передачу в положенное время получателю;
• рентабельность — польза от всей цепочки формирования управленческой отчетности (данные — сводки — отчеты — сводный отчет) должна превышать затраты на ее осуществление.

В управленческим учете должен быть реализован не только системный, но и  ситуационный подход.

Основой ситуационного подхода  является ситуация — конкретный набор  обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное время. Конкретная специфика условий, в которой  работает компания, накладывает отпечаток  на выбор тех альтернатив, которые наилучшим образом позволяют достичь ей своих целей в сложившейся ситуации.

Система управленческого учета  специфична для отдельных предприятий, различных видов бизнеса. Эта  специфика определяется:

• технологией бизнеса в целом и конкретного вида деятельности в частности. Например, для непрерывного производства основная классификация затрат для определения финансовых результатов деятельности будет подразумевать их деление на постоянные и переменные издержки. Для позаказного производства основное деление будет на прямые и косвенные по отношению к заказу издержки;
• нормативной базой конкретного вида бизнеса. Например, в одних случаях есть разработанные нормативы затрат на используемые материалы и сырье, поэтому калькулируется нормативная себестоимость произведенной продукции. В других случаях таких нормативов нет и соответственно осуществляется калькуляция фактической себестоимости произведенной продукции;
• учетной политикой предприятия и правилами учета затрат на конкретный вид деятельности или объект затрат;
• организационной структурой предприятия. Есть два принципиальных отличия в технологии бизнеса и организационной структуре компании, которые проявляются в организации двух различных типов систем управленческого учета;
• ориентацией системы управленческого учета. Данная система при функционально-ориентированном управлении предусматривает максимизацию результатов деятельности всей организации за счет четкой, налаженной работы отдельных ее подразделений — центров ответственности.

В системе управленческого учета  формируется, прежде всего, информация об издержках производства. Управленческий учет предполагает организацию учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции. Издержки производства являются одним из основных объектов управленческого учета. Затраты группируются и учитываются по видам, местам их возникновения и носителям затрат.

В системе управленческого учета  обязательно указывается "центр  ответственности". Управление издержками осуществляется через целенаправленную деятельность работников предприятия, организации. Поэтому люди, участвующие  в процессе управления, должны отвечать за целесообразность того или иного вида расходов.

Центр ответственности - структурный  элемент предприятия, в пределах которого менеджер несет ответственность  за целесообразность понесенных затрат. Администрация предприятия самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать затраты, осуществлять детализацию мест возникновения затрат и как их увязать с центрами ответственности.

Объектом управленческого учета  являются, кроме производственных затрат и калькулирования себестоимости  продукции, также результаты деятельности, которые могут учитываться по местам возникновения затрат и по носителям затрат.

Так как организация управленческого  учета предполагает составление  различных смет, бюджетов и т.п., то вследствие сопоставления затрат и  результатов различных объектов учета выявляется эффективность производственно-хозяйственной деятельности.

Следующий принцип концепции управленческого  учета является наличие системы  трансфертных цен и ценообразования, которая предполагает разработку цен, используемых в расчетах между внутренними структурными подразделениями предприятия, организации, за передаваемую друг другу продукцию, выполняемые работы и оказываемые услуги.

Система трансфертных цен обеспечивает организацию хозяйственных связей между внутренними подразделениями предприятия.

Система управленческого учета  предполагает взаимосвязи с планированием, контролем, анализом данных о затратах и результатах хозяйственной  деятельности в разрезе необходимых  для управления объектов, оперативное  принятие обоснованных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности предприятия.

Следующим принципом концепции  управленческого учета является обоснование включения затрат в  себестоимость продукции, выполненных  работ и оказываемых услуг. В  себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты, непосредственно связанные с производством продукции (работ, услуг), обусловленные технологией и организацией производства, затраты, связанные с использованием природного сырья, на подготовку и освоение производства, затраты труда работников, затраты на обслуживание производственного процесса, расходы, связанные с управлением производством, и др.

Система управленческого учета  позволяет: определить стратегию развития бизнеса, сформулировать цели и выработать пути их достижения; рассчитать эффективность бизнеса в целом, эффективность каждого структурного подразделения и деятельности каждого сотрудника путем внедрения сбалансированной системы показателей; проводить качественную оценку инвестиционных проектов и любых инноваций, разобраться со всеми бизнес-процессами компании и разумно детализировать все хозяйственные операции; разработать систему сбора, консолидации и анализа информации, как финансовой, так и нефинансовой, которая быстрее сигнализирует о проблемах (например, количество отказов клиентов быстрее, чем уменьшение прибыли, сигнализирует о снижении качества продукции); повысить эффективность управления денежными средствами компании; установить систему взаимоотношений между структурными подразделениями, организовать эффективную многоступенчатую систему внутреннего контроля на предприятии; создать систему управления затратами с целью их оптимизации; внедрить систему бюджетирования ; принимать обоснованные управленческие решения, как стратегические, так и оперативные.

При организации управленческого контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы управленческого контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем. При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.

Наиболее существенными элементами организации управленческого контроля, применяемыми предприятиями с учетом конкретных особенностей их деятельности, являются следующие.

1. Отделение функций по осуществлению реальной коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности от функции по ведению бухгалтерского учета. Один и тот же сотрудник предприятия не должен распоряжаться материальными ценностями и денежными средствами и вести бухгалтерский учет операции с этими актами. Такой подход обеспечивает объективность и независимость учета и создает основу для действительного управленческого контроля.
2. Разделение функций по ведению бухгалтерского учета. При распределении обязанностей между работниками бухгалтерской службы необходимо добиваться, чтобы один сотрудник не осуществлял контроль за ведением всего участка бухгалтерского учета, выполняя одновременно с этим какую-либо одну операцию на том же участке.
3. Установление ответственности каждого работника предприятия. При подборе персонала предприятия необходимо точно определить меру ответственности конкретных исполнителей за правильностью приемки, хранения и отпуска материальных ценностей, за соблюдением норм расхода сырья, материалов, топлива, электроэнергии, за правильное оформление и составление первичных учетных документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете. Четкое распределение ответственности не только даст психологический эффект, ни и позволит определять результативность работы каждого сотрудника и контролировать выполнение возложенных на него обязанностей.
4. Система утверждений. Внутренними правилами и регламентами предприятия должен быть определен круг должностных лиц, которые имеют право подписи документов на отпуск материальных ценностей, на расход денежных средств, на принятие к учету командировочных и представительских расходов. Особо должно быть ограничено число лиц, которым предоставлено право распоряжаться дефицитными ценностями и дорогостоящим имуществом. Может быть установлен порядок, при котором материалы, признанные дорогостоящими и дефицитными, выдаются лишь при наличии на расходных документах визы уполномоченного работника бухгалтерской службы.
5. Использование бланков строгой отчетности. Бланки отдельных видов первичных документов, которыми оформляются операции движения определенных ценностей, могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности, за движением которых устанавливается особый контроль.
6. Организация хранения ценностей. Перечислим некоторые предпосылки действительного контроля за сохранностью ценностей: соответствующее оборудование складских помещений и их специализация; материалы должны быть размещены таким образом, чтобы можно было быстро их найти; необходимо оснастить места хранения соответствующими весовыми, измерительными и контрольными приборами и приспособлениями, мерной тарой; денежные средства должны храниться в специально изолированных помещениях.
7. Средства охраны. Вероятность хищений материальных ценностей и денежных средств, утери соответствующих документов снижается при надлежащей организации охраны, применении средств сигнализации, установление сейфов, ограничении доступа к ценностям и денежным средствам.
8. Внезапные проверки. Хозяйственную деятельность периодически должны контролировать бухгалтерская служба, ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, независимая аудиторская организация, лица, уполномоченные правлением или дирекцией. В частности, один раз в месяц целесообразна внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всей наличности и проверкой других ценностей, находящихся в ней; работники бухгалтерской службы должны систематически проверять фактическое наличие тех или иных материальных ценностей, особенно дорогостоящих и дефицитных; в ходе аудиторской проверки может быть проведена выборочная проверка наличия и состояния каких-либо ценностей.
9. Квалификация персонала. На предприятии должно быть организовано систематическое обучение персонала правилами приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, технике составления и оформления первичной учетной документации в соответствии с положениями и требованиями действующего хозяйственного законодательства.

Таким образом, рассмотренные понятия  раскрывают сущность контроля и его  значение для управленческой деятельности.

Система управленческого учета позволяет: определить стратегию развития бизнеса, сформулировать цели и выработать пути их достижения; рассчитать эффективность бизнеса в целом, эффективность каждого структурного подразделения и деятельности каждого сотрудника путем внедрения сбалансированной системы показателей; проводить качественную оценку инвестиционных проектов и любых инноваций, разобраться со всеми бизнес-процессами компании и разумно детализировать все хозяйственные операции; разработать систему сбора, консолидации и анализа информации, как финансовой, так и нефинансовой, которая быстрее сигнализирует о проблемах (например, количество отказов клиентов быстрее, чем уменьшение прибыли, сигнализирует о снижении качества продукции); повысить эффективность управления денежными средствами компании; установить систему взаимоотношений между структурными подразделениями, организовать эффективную многоступенчатую систему внутреннего контроля на предприятии; создать систему управления затратами с целью их оптимизации; внедрить систему бюджетирования ; принимать обоснованные управленческие решения, как стратегические, так и оперативные.

Далее рассмотрим среду деятельности Комсомольского райпо.

Глава 2. Состояние управленческого контроля в кооперативной организации

2.1. Внешняя и внутренняя среда деятельности кооперативной организации

Комсомольское районное потребительское  общество (далее райпо) – добровольное объединение граждан и (или) юридических  лиц на основе членства путем объединения  имущественных паевых взносов для  торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов.

Райпо по своей организационно-правовой форме является потребительским  кооперативом.

Юридический адрес: 429140, Чувашская  Республика, Комсомольский район, с. Комсомольское, улица Канашская дом 29.

История Комсомольского райпо берет  свое начало с 1939 г., когда был образован  Комсомольский район, создан Комсомольский  райпотребсоюз.

Комсомольский  район расположен в южной части Чувашской Республики и граничит с Канашским, Яльчикским, Батыревским районами и Кайбицким районом Республики Татарстан. Район образован в 1939 г. по Указу Президиума Верховного Совета Чувашской АССР. Территория района составляет 628 кв.км или 62800 га, в том числе сельскохозяйственные угодия - 30799 га, пашни – 26960 га.  В структуру исполнительной власти входят районная и 12 сельских поселений.