Учет товарных операций в оптовой торговле

Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации то­варов и тары на складе. Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение правил и сроков проведения инвентаризации, за полноту и точ­ность отражения в описи выявленных фактических остатков ценностей, за пра­вильность отражения отличительных признаков и цен товаров, за качество оформления и своевременность представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию, за правильность оформления поступления ценностей в период инвентаризации.

На оптовом складе до начала проверки фактического наличия товаров и тары инвентаризационная комиссия проводит следующие первоочередные меры:

♦    пломбирует входы и выходы (кроме одного) всех помещений, где хра­нятся ценности;

♦    проверяет исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования;

♦    проверяет и визирует последний на дату инвентаризации товарный отчет материально ответственного лица с приходными и расходными доку­ментами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на... (дата)» и подпись председателя инвентаризационной комиссии. Отчет передают в бух­галтерию, который служит основанием для определения остатков товаров и тары к началу инвентаризации по учетным данным;

♦    берет расписку у материально ответственного лица, которая оформ­ляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сда­ны в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;

♦    при бригадной материальной ответственности с согласия всех членов бригады председатель инвентаризационной комиссии составляет протокол формирования подкомиссий с определением состава каждой и распределени­ем между ними инвентаризируемых объектов.

В состав каждой подкомиссии должно входить не менее трех человек: два члена инвентаризационной комиссии, одного из которых назначают председа­телем подкомиссии, и материально ответственное лицо — член бригады. Про­ведение инвентаризаций несколькими комиссиями позволяет сократить затра­ты времени на их проведение и проводить их, как правило, в нерабочее время.

Проверку фактического наличия товаров и тары комиссия проводит в по­рядке их расположения в помещении путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Количество единиц товаров и тары определяет материально ответственное лицо, а председатель и другие члены комиссии контролируют правильность их определения. Товары, находящиеся в таре, упаковке, могут быть записаны в опись на основании спецификации или маркировки по таре, но часть товара выборочно должна быть распакована для проверки их количе­ства и качества. При наличии большого количества весовых товаров результа­ты каждого их взвешивания член комиссии и материально ответственное лицо записывают предварительно в накопительную ведомость отвесов. По окон­чании взвешивания всей партии товара ведомость отвесов закрывают, сверя­ют общий итог количества товаров и переносят его в опись. Составленные по наименованиям отдельных товаров ведомости отвесов служат приложениями к описи. Не допускается вносить в опись данные об остатках товаров и тары со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского или складского учета без проверки их фактического наличия.

Сведения о фактическом наличии товаров и тары записывают в инвента­ризационную опись товаров, материалов и тары в торговле. Отдельные описи с присвоением порядкового номера составляют на товары; порчу това­ров; тару; товары и тару на ответственном хранении и т.п. Товары на оптовых складах и подготовленные к отправке, находящиеся на складе, включают в об­щую инвентаризационную опись и обязательно проверяют, не списаны ли они материально ответственным лицом в расход. Товары и тару, поступившие на склад во время инвентаризации, заведующий складом принимает в присутствии инвентаризационной комиссии. Приходные товарные, товарно-транспортные накладные на эти товары председатель инвентаризационной комиссии визирует с надписью «Поступили во время инвентаризации, в опись и отчет не включе­ны». Документы на поступившие во время инвентаризации товары и тару заве­дующий складом включает в первый отчет после инвентаризации.

При инвентаризации товаров и тары описи составляют в двух экземплярах под копирку членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр мате­риально ответственным лицом, а при передаче товарно-материальных ценно­стей — в трех экземплярах под копирку членом инвентаризационной комис­сии и по одному экземпляру каждым материально ответственным лицом, сда­ющим и принимающим ценности. Все экземпляры инвентаризационной опи­си являются действительными и заполняются от руки или с использованием ЭВМ. Записи в них производят четко, ясно, без помарок и подчисток, с пол­ным заполнением всех реквизитов: наименование товара, номенклатурный номер, обоснование цены (прейскурант, дата и номер договора, протокола согласования цен), единица измерения, цена, количество, сумма и т.д. Исправ­ление допущенных ошибок производят корректурным способом без копирки во всех экземплярах инвентаризационной описи. Исправления в части наиме­нования товаров, их количества, фасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью чис­ло порядковых номеров материальных ценностей, количество единиц в нату­ральных показателях независимо от единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т. д.), в которых записаны эти ценности и их стоимость. В процессе заполнения описей производится их сверка по каждой странице. Правильность итоговых данных на каждой странице своими подписями подтверждают все члены инвентаризационной комиссии. В конце описи на последней странице по окончании инвентаризации после записи данных по этой странице и про-черкивания незаполненных строк комиссия указывает в целом по всей описи число порядковых номеров товарно-материальных ценностей, количества еди­ниц всех ценностей в натуральных показателях и их стоимость, что подтверж­дают своими подписями все члены инвентаризационной комиссии. Здесь же материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку имущества комиссией в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на от­ветственное хранение. Если при инвентаризации товарно-материальных цен­ностей составлено несколько инвентаризационных описей, то комиссия со­ставляет сводную опись остатков товаров и тары, в которую записывают ито­говые данные каждой отдельной описи и подсчитывают общие итоги всех цен­ностей по предприятию. Все реквизиты на титульной и последней странице сводной описи заполняют в полном объеме.

Первый экземпляр инвентаризационной описи, заполненный членом ко­миссии и экземпляры, заполненные материально ответственными лицами, а также акт о порче, бое, ломе товаров на выявленные при инвентаризации то­варные потери и письменное объяснение материально ответственных лиц опричинах образования потерь и недостачи или излишков товаров и тары пред­седатель комиссии в день окончания инвентаризации или на следующий рабо­чий день передает в бухгалтерию. Материально ответственные лица, сдающие и принимающие ценности, получают в обмен второй и третий экземпляры инвентаризационной описи, составленные членом инвентаризационной ко­миссии под копирку.

Контрольная проверка качества проведения инвентаризации товаров на складе. Руководитель предприятия, главный бухгалтер или другие опытные работники по приказу руководителя предприятия проводят контрольные проверки качества инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Конт­рольную проверку проводят в присутствии членов инвентаризационной ко­миссии в процессе проведения инвентаризации или по ее окончании, но до начала работы предприятия. Количество товарно-материальных ценностей, подвергающихся контрольной проверке, определяет руководитель предприя­тия в каждом конкретном случае. Результаты контрольной проверки оформля­ют актом контрольной проверки правильности проведения инвентариза­ции ценностей в двух экземплярах, в котором отражают данные по инвентари­зационной описи, фактически установленные при контрольной проверке и выявленные отклонения по количеству, цене и сумме товаров и тары, подвер­гшихся проверке. Акт подписывают лица, проводившие контрольную провер­ку, председатель и члены инвентаризационной комиссии. Акт передают в бух­галтерию, на основании которого ведут учет проводимых контрольных проверок в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвен­таризаций. При установлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки руководитель предприятия назначает новую инвентаризационную комиссию для проведе­ния повторной сплошной инвентаризации. Виновных лиц за допущенные на­рушения к проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей при­влекают к административной ответственности. Если материально ответствен­ные лица после окончания инвентаризации самостоятельно обнаружат ошиб­ки в описях, то они обязаны немедленно (до начала работы склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная ко­миссии проверяет такие факты и в случае их подтверждения производит ис­правления выявленных ошибок в установленном порядке.

Все поступившие инвентаризационные материалы подвергают тщатель­ной проверке. Торговый отдел проверяет состояние товарных запасов, пра­вильность их размещения и хранения, соблюдение сроков реализации, воз­можности зачета излишков в покрытие выявленных недостач при пересортице товаров и тары и т.п. Бухгалтерия проверят правильность цен, таксировку и подсчет итогов в инвентаризационной описи, о чем на последней ее странице должны быть отметка и подписи лиц, производивших такую проверку. Изуча­ют причины и обстоятельства возникновения недостач и излишков товаров и тары и т.п.

Выведение и учет результатов инвентаризации товаров и тары на складе. До выведения результатов инвентаризации в бухгалтерии ведут проверку, об­работку последнего товарного отчета с приложенными первичными докумен­тами, на основании которых производят в регистры соответствующие записи; сверяют данные бухгалтерского натурально-стоимостного и складского учета товаров и тары по аналитическому счету заведующего складом, а также производят сверку внутреннего перемещения товаров и тары между оптовыми скла­дами,, оптовым складом и розничными торговыми предприятиями, находящи­мися на одном балансе; производят сверку расчетов с основными поставщика­ми и покупателями и т.п. Данные бухгалтерского учета об остатках товаров и тары на дату инвентаризации должны быть точными и достоверными.

Результаты инвентаризации товаров и тары по продовольственным скла­дам бухгалтерия должна вывести не позднее трех дней, а по непродовольствен­ным складам - не позднее пяти дней после окончания инвентаризации. Для выявления результатов инвентаризации бухгалтерия составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. По результатам инвентаризации товаров, находящихся на ответственном хра­нении, принятые для реализации на условиях консигнации, составляют отдель­ные сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляют вручную или с использованием ЭВМ.

Предварительно в инвентаризационной описи по каждому наименованию товаров и тары отражают данные бухгалтерского натурально-стоимостного учета на дату инвентаризации. Сличение в инвентаризационной описи факти­ческого наличия с данными бухгалтерского учета по каждому наименованию (номенклатурному номеру) товаров и тары позволяет выявить и записать в сличительную ведомость первоначальный результат: недостачи и излишки то­варов и тары, с указанием наименования, характеристики, номенклатурного номера товарно-материальных ценностей, единицы измерения, количества и суммы. Выявленные недостачи товаров и тары должны быть списаны с подот­чета заведующего складом, а излишки оприходованы в подотчет заведующего складом с учетом полученных результатов в сличительной ведомости.

В первую очередь в сличительной ведомости производят взаимный зачет выявленных излишков и недостач в результате пересортиц товаров и тары. Взаимозачет излишков и недостач производят в исключительных случаях с раз­решения руководителя предприятия за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого материально ответственного лица, по одно­именным товарам (таре) одной и той же товарной группе, имеющих сходство по внешнему виду и упакованных в одинаковую тару, в тождественных количе­ствах по наименьшей цене при условии, что недостачи и излишки ценностей явились результатом ошибки (например, просчета).

По недостающим после взаимозачета товарам, по которым установлены нормы естественной убыли, бухгалтер составляет расчет естественной убы­ли товаров за межинвентаризационный период. Естественную убыль това­ров отражают в сличительной ведомости в пределах фактической недостачи товаров соответствующего наименования и списывают за счет начисленного резерва на естественную убыль, а при его отсутствии или недостатке — на издержки обращения оптовых предприятий по покупным ценам.

Окончательный результат инвентаризации—окончательные недостачи (из­лишки) товаров и тары по количеству и сумме, включая суммарные недостачи (излишки) по каждому их наименованию определяют следующим образом: из первоначальной недостачи (первоначальных излишков) товаров вычитают не­достачи (излишки), участвующие во взаимозачете пересортиц, и естествен­ную убыль товаров в пределах норм. Окончательные недостачи товаров и тары относят на виновных лиц и взыскивают по продажным ценам (с налогом на добавленную стоимость). Окончательные излишки товаров и тары приходуютв подотчет заведующего складом с отражением внереализационных доходов по покупным ценам.

Сличительную ведомость результатов инвентаризации товаров и тары по складу подписывает бухгалтер-составитель, главный бухгалтер предприятия, заведующий складом, председатель инвентаризационной комиссии. Все ин­вентаризационные материалы (инвентаризационную опись, сличительную ведомость, протокол инвентаризационной комиссии, заключения служб и от­делов, письменное объяснение материально ответственных лиц) передают на рассмотрение руководителю оптового предприятия. Решение по результатам инвентаризации руководитель оптового предприятия утверждает приказом, в котором обязательно отмечают относится ли недостача к мелким и подлежит взысканию с виновных лиц или к крупным недостачам с привлечением винов­ных лиц к ответственности по закону.

Корреспонденция счетов по учету товаров на предприятиях оптовой торговли приведена в табл. 2.1.

Таблица 2.1.

Корреспонденция счетов бухгалтерского учета товарных операций в оптовой торговле