Учет товарных операций в оптовой торговле

♦    по видам: сортовой и партионный (в зависимости от способов хра­нения товаров по сортам (номенклатурным номерам) или партиями). Один и тот же способ применяется для складского учета и в бухгалтерии. Опера­тивно-бухгалтерский (сальдовый) метод предполагает ведение складс­кого учета сортовым или (и) партионным способом только на складе с использованием полученной информации в бухгалтерии после ее провер­ки. Способ ведения натурально-стоимостного учета товаров предприятия оптовой торговли закрепляют в приказе об учетной политике предприятия. Важнейшими принципами натурально-стоимостного учета товаров и тары, обеспечивающими достоверность и правильность полученной ин­формации, являются:

♦    единство применяемых измерителей и оценки товаров и тары при их поступлении и выбытии;

♦    полнота и своевременность отражения движения товаров и тары. Складской учет товаров и тары. Складской учет товаров и тары ведет заведующий складом, кладовщик, оператор ПЭВМ. При заключении дого­воров о материальной ответственности на работников склада возлагают обязанность ведения складского учета. Складской учет товаров и тары ве­дут в натуральных измерителях в товарной книге или на карточках складс­кого учета. Пронумерованную товарную книгу с указанием на последней странице количества страниц за подписью главного бухгалтера оптового предприятия заведующему складом выдают в бухгалтерии. Карточки склад­ского учета регистрируют в специальном реестре с присвоением очеред­ного порядкового номера в момент их открытия и хранят в картотеке.

При сортовом способе отдельные аналитические счета на каждое наи­менование товаров по номенклатурным номерам открывают на карточках складского учета или на отдельных страницах товарной книги. По каждому аналитическому счету дают характеристику товара (тары): наименование, номенклатурный номер, протокол согласования цен, прейскурант, едини­ца измерения, сорт, расфасовка, учетная цена, отпускная цена предприя­тия-изготовителя (импортера) без налога на добавленную стоимость и т. п. Входящие остатки записывают первой строкой на основании инвентариза­ционной описи на дату последней инвентаризации или переносят остатки на конец из предыдущего отчетного периода. Поступление и выбытие то­варов и тары отражают в хронологическом порядке в день совершения операции на основании товарных (товарно-транспортных) накладных, до­кументов на прочее выбытие товаров. После отражения каждой операции по той же строке указывают конечный остаток.

При партионном способе аналитические счета в регистрах складского учета открывают по каждой партии. Кроме того, на каждое наименование и сорт поступивших товаров в партии выписывают ярлык в одном экземп­ляре и прикрепляют на видное место товара. В складском ярлыке указыва­ют полную характеристику товара, данные приходного документа, наиме­нование поставщика и т.п. При отпуске товаров записи производят по каж­дой партии.

На оптовых предприятиях применяют, как правило, сортовой способ учета товаров, поступающих от товаропроизводителей и посредников. Партионный способ применяют для учета товаров, ввезенных из-за преде­лов республики и учитываемых по фиксированным розничным ценам. Натурально-стоимостный учет товаров и тары в бухгалтерии. В бух­галтерии оптового предприятия натурально-стоимостный учет товаров и тары могут вести вручную аналогично складскому. В конце месяца или на дату инвентаризации в товарной книге (или карточках) бухгалтер подсчи­тывает обороты, выводит остатки товаров и тары, сверяет их с данными складского учета и составляет оборотную ведомость по материальным сче­там. Итоги по ведомости сверяют с итоговыми данными за отчетный пери­од по поступлению, выбытию товаров и остатками товаров на конец отчет­ного периода в стоимостном выражении по аналитическому счету склада в ведомости № 1 по счету 41 «Товары».

Оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, способ предполагает ве­дение только складского учета. Бухгалтер при приемке отчета от заведую­щего складом одновременно проверяет правильность разноски и выведе­ния остатков в карточках складского учета или товарной книге. Правиль­ность остатков товаров и тары бухгалтер подтверждает своей подписью с указанием даты проверки в графе «Отметка бухгалтерии». Натурально-сто­имостный учет товаров в бухгалтерии не ведут. На 1-е число месяца и на день инвентаризации на основании данных складского учета бухгалтер со­ставляет сальдовую ведомость с указанием наименования и номенклатур­ного номера товаров, учетной цены, количества и стоимости товаров. Об­щие итоги товаров и тары в сальдовой ведомости сверяют с данными ведо­мости № 1 по соответствующему счету складу. Сальдовый способ учета значительно сокращает объем учетных работ и исключает дублирование натурально-стоимостного учета в бухгалтерии оптового предприятия с за­писями складского учета.

При автоматизированной обработке информации на оптовом предпри­ятии для натурально-стоимостного учета товаров и тары используют базу данных, сформированную при выписке товарных документов на поступле­ние, реализацию и прочее выбытие товаров и тары. В оборотной ведомос­ти натурально-стоимостного учета по каждому номенклатурному номеру показывают входящее сальдо, приход, расход и исходящее сальдо товаров и тары. Формирование отдельных массивов данных по товарам, учитывае­мым по отпускным, фиксированным розничным ценам и т. п. позволяет получить дополнительную информацию о реализации и остатках этих то­варов на конец месяца. Итоги оборотной ведомости аналитического нату­рально-стоимостного учета товаров и тары по складу сверяют с данными аналитического учета в стоимостном выражении по складу. Необходимость в ведении складского учета на карточках или в товарной книге отпадает.

Отчетность материаль­но ответственных лиц — это способ контроля и экономической группиров­ки данных о состоянии и движении хозяйственных средств предприятия, находящихся под материальной ответственностью. Заведующий оптовым складом (оператор ПЭВМ) составляет товарный отчет на основании при­ходных и расходных товарных документов в двух экземплярах в сроки, уста­новленные руководителем предприятия. Сроки отчетности устанавливают с учетом объема совершаемых хозяйственных операций. На оптовых пред­приятиях заведующие складами составляют отчеты не реже одного раза в три дня, а при значительном документообороте — ежедневно. Для удоб­ства работы на ПЭВМ практикуют раздельное составление приходных и расходных товарных отчетов.

Товарный отчет включает общие сведения (наименование предприя­тия, фамилию, имя, отчество материально ответственного лица, номер от­чета и отчетный период) и два раздела: приход и расход товаров и тары. Нумерацию отчетов по складу материально ответственные лица начинают с первого номера с начала года, либо с начала работы на складе. Остатки товаров и тары на начало отчетного периода переносят из предыдущего отчета, а после инвентаризации — из инвентаризационной описи. Поступ­ление и выбытие товаров и тары отражают в соответствующих разделах в хронологическом порядке, где каждой хозяйственной операции отводят одну строку и указывают номер документа, от кого поступило (кому отпущено) и стоимость товаров и тары по учетным ценам. Для удобства обработки отчета вручную его целесообразно составлять, сочетая систематизирован­ный и хронологический порядок записи хозяйственных операций. Напри­мер, по приходу — поступление товаров от поставщиков и прочий приход; по расходу — отгрузка (реализация) товаров покупателям, внутренний от­пуск товаров и тары, возврат тары тароремонтным предприятиям и по­ставщикам, прочий расход товаров и т.п. Внутри каждого вида прихода и расхода товаров и тары хозяйственные операции располагают в хронологи­ческом порядке. Такой подход при составлении товарных отчетов позволя­ет при его обработке сократить объем одинаковых бухгалтерских записей. После подсчета итогов по приходу и расходу выводят остатки товаров и тары на конец отчетного периода. В отчете фиксируют количество прило­женных приходных и расходных документов. При бригадной материальной ответственности отчет по складу подписывает бригадир и один из членов бригады поочередно. Первый экземпляр отчета с приходными и расходны­ми документами передают в бухгалтерию оптового предприятия, а второй экземпляр после проверки отчета с подписью бухгалтера о его приемке возвращают материально ответственному лицу.

При приемке отчетов материально ответственных лиц бухгалтер тща­тельно их проверяет по существу, с формальной стороны и арифметичес­ки. Необходимо проверить правильность переноса остатков товаров и тары из предыдущего отчета; полноту и своевременность оприходования по­ступивших и правильность списания выбывших товаров и тары путем кон­троля переноса сумм в отчет из первичных документов, соответствие дат первичных документов отчетному периоду; наличие доверенностей поку­пателей при отпуске товаров по мелкому опту и самовывозом; наличие распоряжения руководителя и главного бухгалтера на внутренний отпуск товаров с одного склада на другой; правильность и полноту заполнения всех реквизитов первичных документов, особенно наличие всех подписей, подтверждающих приемку и отпуск товаров и тары, сквозную нумерацию выписанных на складе товарных (товарно-транспортных накладных); а так­же, подсчет итогов и выведение остатков товаров и тары на конец отчетно­го периода. Одновременно бухгалтер ведет учет бланков строгой отчетно­сти: доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и то­варных (товарно-транспортных) накладных. Обнаруженные бухгалтером при проверке отчета ошибки исправляет материально ответственное лицо. Факт проверки и приемки отчета бухгалтер подтверждает своей подписью в отчете. Последующая бухгалтерская обработка проверенного отчета заключа­ется в отражении хозяйственных операций по поступлению и выбытию то­варов и тары на счетах бухгалтерского учета. При ручном ведении учета бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям сначала указывают в первичных документах, а затем на бланке отчета производят группировку сумм по корреспондирующим счетам.

Аналитический учет товаров и тары на оптовых складах в стоимост­ном выражении. Аналитический учет товаров и тары на оптовых предпри­ятиях в суммовом выражении ведут по местам их хранения и центрам ма­териальной ответственности. Регистры аналитического учета позволяют кон­тролировать остатки товаров и тары на отчетные даты, группировать в раз­резе корреспондирующих счетов поступление, выбытие товаров и тары, товарооборот оптового предприятия и прочие обороты.

При журнально-ордерной форме учета аналитический учет товаров и тары на оптовых предприятиях ведут в ведомости и журнале-ордере № 1. Эти регистры открывают ежемесячно каждому материально ответствен­ному лицу (бригадиру) и из регистров прошлого месяца в ведомости запи­сывают остатки товаров и тары на начало отчетного месяца. Каждому от­чету в регистрах отводится одна строка. После сверки остатков товаров и тары на начало отчетного периода в отчете и в ведомости журнала-ордера итоговые сгруппированные данные по корреспондирующим счетам из приходной части товарного отчета переносят в ведомость, а из расходной части — в журнал-ордер, где также записывают остатки товаров и тары на конец отчетного периода и сопутствующие записи. Результаты инвентари­зации товаров и тары на основании сличительной ведомости записывают отдельной строкой: излишки товаров и тары — в ведомости, а недостачи — в журнале-ордере. Остатки товаров и тары после инвентаризации в журна­ле-ордере указывают на основании инвентаризационной описи.

В конце месяца в журнале-ордере № 1 и ведомости к нему сначала подсчитывают итоги по аналитическим счетам материально ответствен­ных лиц балансовым методом сверяют данные каждого раздела регистра, производят сверку стоимостного и натурально-стоимостного учета това­ров и тары. Затем составляют сводный журнал-ордер № 1 и ведомость к нему по счету 41 «Товары», в котором каждому материально ответствен­ному лицу отводится одна строка. Общие итоги сводного регистра сначала проверяют балансовым методом, а затем методом встречной проверки сумм по корреспондирующим счетам с другими учетными регистрами. Итоговые данные журнала-ордера № 1 по кредиту счета 41 «Товары» в дебет разных счетов записывают в Главную книгу.

2.4. Инвентаризация товаров на оптовых складах и учет ее результатов

Инвен­таризацию товаров и тары на оптовых складах проводят с целью контроля за их сохранностью, соблюдением условий хранения товарно-материальных цен­ностей, проверки рабочего состояния весоизмерительного оборудования, ведения складского учета, выявления неходовых, залежалых, с истекающими сро­ками реализации, подлежащих уценке товаров, их порчи, боя, применения мер к сокращению товарных потерь и приведения учетных данных в соответ­ствие с фактическим наличием ценностей.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» сроки проведения инвентаризации имущества устанавливаются руководителем предприятия.

Инвентаризацию товаров и тары в обязательном порядке проводят: при смене собственника или реорганизации предприятия; при ликвидации пред­приятия; перед составлением годовой отчетности; при смене руководителя предприятия или материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие); по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

Порядок инвентаризации товаров и тары на оптовых складах регламенти­руется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финан­совых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 г., № 54.

Инвентаризацию товаров и тары на оптовом складе проводит инвентари­зационная комиссия, назначенная приказом (распоряжением) руководителя предприятия. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии, как правило, назначают представителя адми­нистрации оптового предприятия. Количество членов инвентаризационной комиссии определяется исходя из объемов инвентаризируемых ценностей и числа материально ответственных лиц. В состав комиссии включают опытных работников, хорошо знающих инвентаризируемые ценности, первичный учет и порядок инвентаризации. С целью исключения условий для злоупотребле­ний запрещается назначать председателем комиссии для инвентаризации цен­ностей в одном предприятии одного и того же работника два раза подряд. При проведении инвентаризации ценностей после стихийных бедствий (наводне­ние, пожар и т.п.) в состав инвентаризационной комиссии приглашают пред­ставителя страховой компании. При проведении инвентаризации ценностей в отсутствие материально ответственного лица (болезнь и т. п.), а также после хищений, краж, ограблений в состав инвентаризационной комиссии пригла­шают представителя милиции, местного Совета депутатов.

Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии, в котором также указывают объекты, порядок и продолжительность инвентари­зации, подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. Распоря­жение регистрируют в книге учета инвентаризаций и под роспись в данной книге вручают председателю комиссии за 2-3 часа до начала проведения ин­вентаризации. Внезапность инвентаризации — важнейший принцип ее прове­дения. Категорически запрещается доводить до сведения материально ответ­ственных лиц сроки намечаемой инвентаризации.