Учет товарных операций в оптовой торговле

Документальное оформление и порядок приемки товаров и тары по коли­честву, ассортименту и качеству. Приемка товаров по количеству и качеству производится в соответствии с Положением о приемке товаров по количе­ству и качеству, утвержденным постановлением Кабинета Министров Рес­публики Беларусь 26 апреля 1996 г., № 285, ГОСТами, другими нормативными документами и договорами с поставщиками.

Приемку товаров по количеству и качеству, поставляемых поставщиком в открытой или поврежденной таре, осуществляет экспедитор оптового пред­приятия в момент приемки товаров на станции железной дороги; на складе поставщика — при самовывозе товаров; заведующий складом — на складе оптового предприятия при приемке от экспедитора оптового предприятия или поставщика при централизованной доставке товаров.

Доставленные экспедитором на склад оптового предприятия товары, по­ставляемые поставщиком в закрытой исправной таре, заведующей складом в присутствии товароведа принимает по количеству единиц, ассортименту и качеству. Приемка товаров на складе покупателя по качеству должна быть проведена не позднее 10 дней, а по скоропортящимся продуктам — в течение 24 часов. Приемка товаров на складе покупателя по количеству должна быть проведена при одногородних поставках не позднее 10 дней, при иногородних — не позднее 20 дней, а по скоропортящимся продуктам — в течение 24 часов.

По маркировке на ящиках, пачках, коробках материально ответственное лицо подсчитывает количество единиц, массу, проверяет сортность, комплек­тность продукции, отпускные цены на товары и тару и сверяет их с данными товарной или товарно-транспортной накладной поставщика. В случае выявле­ния несоответствия между фактическим количеством и качеством поступивших товаров и тары с данными сопроводительных документов поставщика приемку товаров приостанавливают и возобновляют после создания комиссии.

В комиссию входят представители покупателя, поставщика (или по его по­ручению представитель от иного юридического лица, местного органа управ­ления или самоуправления, выделенного с их согласия) и материально ответ­ственное лицо, принимающее груз. Покупатель должен вызвать представите­ля поставщика не позднее 24 часов, а по скоропортящимся товарам—немед­ленно после обнаружения недостач, пересортиц и т.п. или в сроки, установ­ленные договором или законодательством. Вызов представителя иногородне­го поставщика обязателен только в случаях, предусмотренных договором или условиями поставки. При неявке представителя поставщика в срок или с его согласия по договору в комиссию включают:

♦    при приемке продукции (товаров) по количеству—компетентного представителя общественности, назначенного руководителем оптового пред­приятия из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета, или постоянного представителя вышестоящего органа управления, в случаях, ког­да продавец и покупатель являются его субъектами хозяйствования;

♦    при приемке продукции (товаров) по качеству—представителя орга­на, осуществляющего государственный контроль качества товаров, если это предусмотрено законодательством или договором (центра гигиены и эпиде­миологии Министерства здравоохранения, центра стандартизации и метроло­гии Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации и др.).

Экспертизу нестандартных товаров, а также явно недоброкачественных, испорченных продуктов, не требующую специальной медицинской компе­тенции, осуществляют товароведы оптового предприятия или представители инспекции по качеству.

Гигиеническую экспертизу пищевых продуктов представители санитар­но-эпидемиологической службы проводят только при наличии специфичес­ких санитарно-эпидемиологических показаний.

Представители другого юридического лица или общественности для учас­тия в приемке товаров обязаны представить надлежаще оформленное и заве­ренное печатью юридического лица или профсоюзного комитета покупателя разовое удостоверение на участие в приемке.

В случае отсутствия профсоюзной организации у покупателя с согласия продавца покупатель осуществляет приемку товаров по количеству и каче­ству самостоятельно и комиссию по приемке формирует в одностороннем порядке.

По результатам приемки товаров по количеству и качеству на выявленные расхождения комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. В акте подробно описывают выявленные дефекты и их причины, дают подробные выводы и предложения комиссии по выявленным недостачам и пересорти­цам, указывают приложения: упаковочные ярлыки тарных мест, пломбы тар­ных мест, транспортные документы и др. Дату и номер составленного акта указывают в товарной (товарно-транспортной) накладной поставщика. Пер­вый экземпляр акта высылают поставщику, второй — прикладывают к отчету материально ответственного лица, третий — передают в бухгалтерию.

На основании надлежаще оформленных и утвержденных руководителем предприятия актов об установленных расхождениях в количестве и качестве при приемке товаров на сумму причиненного ущерба оптовое предприятие:

♦    предъявляет поставщику претензию, если ему была произведена пред­варительная оплата;

♦    заявляет частичный отказ от оплаты за предъявление частично бесто­варного счета (отказ предъявляет в обслуживающее отделение банка);

♦    при расчетах платежными требованиями-поручениями оплачивают только за фактически поступившие товары.

На фактически поступившие товары и тару заведующий складом выписы­вает карточку складского учета в двух экземплярах и подписывает ее. При отсутствии расхождений по количеству и качеству заве­дующий складом в получении груза расписывается в товарных документах поставщика, указывает на сумму принятых товаров и тары и заверяет свою подпись штампом склада. При автоматизации учета для формирования базы данных для натурально-стоимостного учета товаров и тары на оптовых пред­приятиях выписывают внутренние товарные накладные на оприходование фактически поступивших товаров и тары.

Бесплатно поступившую от поставщиков тару вместе с товаром заведую­щий складом приходует по ценам возможной реализации на основании акта на оприходование тары, не указанной в счете поставщика. Акт в одном экзем­пляре составляет комиссия, назначенная руководителем оптового предприя­тия из представителя администрации, представителя общественности и мате­риально ответственного лица.

От одногородних поставщиков на оптовые предприятия товары поступают, как правило, в порядке централи­зованной доставки. С учетом применяемых форм расчетов последователь­ность оформления платежных и товарных документов при автомобильных перевозках будет такая же, как и при железнодорожных. На товары, подготов­ленные к отправке, поставщик выписывает товарно-транспортную наклад­ную формы № ТТН-1 (Приложение 1) в четырех экземплярах. Второй экземпляр товарно-транс­портной накладной остается у грузоотправителя для списания товарно-мате­риальных ценностей, а три экземпляра вручают водителю (экспедитору) при отправке груза покупателю. К товарно-транспортной накладной прилагаются документы, удостоверяющие качество товаров.

Заведующий складом поступившие в опломбированной таре товары при­нимает от представителя поставщика по количеству мест или массы, сверяя фактическое наличие сданными первичных документов. При отсутствии рас­хождений заведующий складом расписывается в получении груза во всех экземплярах товарно-транспортной накладной, подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись штампом склада, кото­рый заменяет доверенность на получение товаров от поставщика. Первый экземпляр товарно-транспортной накладной, предназначенной для оприходо­вания поступивших товаров и тары, оставляет у себя, а третий и четвертый экземпляры возвращает перевозчику. Третий экземпляр служит основанием для расчетов за автоуслуги, поэтому перевозчик прилагает его к счету за пере­возку груза и высылает заказчику, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета работы автомобильного транспорта и для начисления заработной платы водителю. Последующую приемку товаров по количеству и качеству заведующий складом проводит в установленные сро­ки. Приемку товаров, поступивших в открытой и поврежденной таре, заведу­ющий складом производит по количеству и качеству в присутствии представи­теля поставщика. При установлении расхождений сданными документов по­ставщика приемку товаров осуществляет комиссия, в которую входит и пред­ставитель поставщика. На установленные расхождения по количеству и каче­ству комиссия составляет акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземпля­рах. Один экземпляр акта передают представителю поставщика. Во всех экзем­плярах товарно-транспортной накладной указывают номер и дату составлен­ного акта. На фактически поступившие товары заведующий складом выписы­вает свою товарно-транспортную накладную в двух экземплярах с передачей второго экземпляра представителю поставщика

Доставку товаров от поставщиков самовывозом оптовые предприятия про­изводят собственным и привлеченным транспортом. Представитель оптового предприятия экспедитор после предъявления документа, удостоверяющего личность, по доверенности получает товары на складе поставщика. Товары в опломбированной таре экспедитор принимает по количеству мест или весу, а без тары, в открытой или поврежденной таре — по количеству и качеству. В сопроводительных документах поставщика на отпущенные товары самовыво­зом экспедитор расписывается в приемке груза для доставки. От экспедитора доставленные товары и тару заведующий складом оптового предприятия при­нимает аналогично и расписывается в товарно-транспортной накладной по­ставщика в их получении и оприходовании. При выявлении недостач или пере­сортиц товаров, поступивших без тары, в открытой или поврежденной таре, материальную ответственность несет экспедитор оптового предприятия, при­нявший груз для доставки; а поступивших в закрытой и опломбированной таре—поставщик.

Если от поставщика поступили товары без со­проводительных документов, то их приемку осуществляет сформированная комиссия, в которую включают представителей оптового предприятия, постав­щика или незаинтересованной стороны и материально ответственное лицо. Комиссия по результатам приемки товаров и тары составляет акт на посту­пивший товар без счета поставщика в двух экземплярах. В акте отражают наименование товаров, их характеристику, отпускную цену, количество и сто­имость. Один экземпляр акта направляют поставщику с просьбой немедленно выслать документы на отгруженные товары. Второй экземпляр акта служит основанием для оприходования товаров и тары, поступивших без счета по­ставщика, на ответственное хранение.

Поступившие от поставщика незаказанные товары, по которым оформ­лен отказ от оплаты, заведующий складом принимает на ответственное хране­ние на основании сопроводительных документов поставщика. На ответствен­ном хранении товары и тара в первом случае числятся до получения сопрово­дительных документов от поставщика, а во втором случае—до получения распоряжения поставщика о возврате товаров, их переадресовке или реализа­ции на более льготных условиях. Скоропортящиеся товары, принятые покупа­телем на ответственное хранение, подлежат реализации на условиях, согласо­ванных с поставщиком. Расходы по хранению и реализации товаров, принятых на ответственное хранение, поставщик возмещает покупателю на основании предъявленного счета.

Таким образом, на всем пути движения товаров от поставщика до покупа­теля независимо от способов доставки и видов используемого транспорта ус­тановлена и четко разграничена полная материальная ответственность конк­ретных субъектов хозяйствования и материально ответственных лиц. Обеспе­чению сохранности товаров и тары способствует своевременное и качествен­ное оформление первичных документов поступления товаров от поставщи­ков на оптовое предприятие.

2.2. Документальное оформление и учет отпуска и реализации товаров.

Предприятия оптовой торговли реализуют товары предприятиям рознич­ной торговли, общественного питания, сельскохозяйственным предприятиям, предпринимателям, детским и лечебно-оздоровительным учреждениям и дру­гим субъектам хозяйствования. Отпуск товаров покупателям с оптовых скла­дов производят на основании заключенных с ними договоров по предвари­тельно представленным заказам и заявкам.

Различные формы доставки товаров покупателям и виды используемого транспорта, влияют на документальное оформление отгрузки товаров со скла­дов оптовых предприятий. При отгрузке товаров покупателем железнодорож­ным транспортом документальное оформление их реализации осуществляет­ся аналогично, как и поставщиком.

Оптовые предприятия, как правило, отгружают товары на розничные торговые предприятия автомобильным транспортом в порядке централизованной доставки или кольцевого завоза по утвер­жденному графику.

Заведующие магазинами либо предприятиями на основании договора поставки (Приложение 6) на завоз товаров составляют заявку-заказ в двух экземплярах и передают ее в торговый отдел оптового предприятия. Скорректированную заявку с учетом имеющихся остатков товаров на складе регистриру­ют в журнале регистрации заказов покупателей для последующего контроля за их исполнением. Оформленный заказ передают на склад для отборки товаров и выписки расходных товарных документов. При отборке товаров заведующий складом (кладовщик) оформляет и вкладывает в каждое тарное место упаковоч­ный ярлык или спецификацию. В них за подписью материально ответственного лица указывают все сведения о товарах и таре. Каждое тарное место (контейнер, тюк) пломбируют и маркируют, т. е. на бирке указывают наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя, массу товаров нетто, брутто и массу тары. Упаковочные ярлыки и спецификации имеют контрольное значение. В случае установления покупателем расхождений при приемке товаров по количеству и качеству они позволяют установить виновных лиц, допустивших недостачу или пересортицу товаров и тары при их упаковке и отправке.

На фактически отпущенные со склада товары и тару заведующий складом (оператор ЭВМ) выписывает товарно-транспортную накладную формы № ТТН-1 в четырех экземплярах. В товарных и товарно-транспортных накладных указывают: наименование товаров, их характеристику; номенклатурный но­мер; обоснование цены (прейскурант, номер и дату протокола согласования, калькуляции цен и т. п.); сведения о сертификации товара, удостоверение его качества; отпускную цену предприятия-изготовителя (импортера) без налога на добавленную стоимость; процент и сумму оптовой и торговой надбавки; ставку и сумму налога на добавленную стоимость с отпускной цены; рознич­ную цену; стоимость товаров по учетным и розничным ценам; сумму предъяв­ленного счета к оплате. Стеклопосуду под товаром указывают отдельной стро­кой, так как оптовая и торговая надбавки с нее не взимаются.