Учет расчетов с персоналом

  Аналитический учет оплаты труда в организации  ведется по каждому работнику  с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (формы №  Т-54 « Т--54а). 
 

  2.2. Учет  расчетов с подотчетными лицами.

  Подотчетными  суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Работники, получившие такие авансы, называются подотчетными лицами.

  Список  лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами.

Статус подотчетного лица предусматривает, с одной стороны, право организации требовать  возмещения денежных затрат и нанесенного ей ущерба по вине такого лица, и с другой — право лица требовать от организации возмещения затраченных личных денег. Этот правовой аспект отношений решается заключением  договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными организацией приобретать материальные ценности для нее.

  При направлении  работника в служебную командировку он автоматически приобретает статус подотчетного лица при получении денежного аванса из кассы организации на основании распоряжения руководителя; статус подотчетного лица прекращается составлением авансового отчета и окончательным расчетом по полученным от организации денежным средствам. Отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Минтруда России, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов Российской Федерации, глав администраций и органов местного самоуправления.

  Направление работников в командировку производится руководителем организации и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетными лицами только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдается только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

  Согласно  ст. 168 ТК РФ порядок и размеры  возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, для организаций, финансируемых из бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.02 №729. 

  Согласно  ТК РФ предприятия обязано оплатить командированному сотруднику проезд, наем жилья, суточные и иные расходы, которые сотруднику поручил произвести работодатель.

  Затраты на проезд возмещаются в полном объеме при условии их подтверждения  билетами.

  Постановлением  Правительства РФ от 02.12.02 № 729 оплата найма жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденными соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов — 12 руб. в сутки. Предприятие вправе осуществить выплаты работнику и сверх указанных норм, но только за счет прибыли. При отсутствии документального подтверждения затрат по найму жилья в командировках компенсация указанных расходов в целях налогообложения не учитывается, так как расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

  Суточные  представляют собой компенсационные  выплаты по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной' работы. Размер .суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в нуга, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

  В настоящее  время в соответствии с постановлением Правительства РФ от 02.10.02 № 729 нормы суточных за день нахождения в командировке на территории нашей страны составляют 100 руб. Что касается зарубежных командировок, то приказ Минфина России от 02.08.04 № 64н (в ред. от 12.07.06 № 92н) установил новые размеры выплаты суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран.

В соответствии с НК РФ суточные в пределах норм наряду с другими командировочными расходами включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Эти расходы учитываются в регистрах налогового учета после утверждения авансового отчета (пп. 5 п.7 ст. 272 НК РФ). Руководители организаций могут повышать размер суточных, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм, предусмотренных законодательством. Сверхнормативная сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль и должна быть включена в совокупный доход работника, и на нее следует начислить налог на доходы физических лиц по ставке 13% (п. 3 ст. 217 НК РФ).