Учет расчетов денежных средств

       Полученная  кассиром сумма должна соответствовать  указанной в приходном кассовом ордере.

       Следует отметить, что при поступлении наличных денег из банка в кассу предприятия также составляется приходный кассовый ордер. При этом квитанция подкалывается к соответствующей выписке банка [12].

       Предприятия, осуществляющие прием средств от населения за различные услуги вне  зоны действия главной кассы (точки розничной торговли), имеющие или не имеющие кассовые аппараты, могут приход денег оформлять в конце дня одним приходным ордером с приложением к нему копий платежных квитанций (при работе без ККТ) или контрольных лент (при работе с ККТ).

       Пример  заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1)   приведен. (См. Приложение И)

       Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  предприятия.

       В приходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

       Выдача  приходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим деньги, запрещается.

       Прием денег по приходным кассовым ордерам  может производиться только в день их составления [14].

       Нумерация приходных кассовых ордеров ведется  по порядку, начиная с 1 января и до конца года.

       Исполненные приходные кассовые ордера гасятся  специальными штампами или от руки, с указанием даты. На приходных  кассовых ордерах ставится штамп «ПОЛУЧЕНО» [14]. 
 

3.5. Выдача наличных денег из кассы 
 

                    Согласно п. 14 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на таких документах штампа с реквизитами этого расходного кассового ордера. Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными [14]. 
 

3.6. Выдача денег по расходным кассовым ордерам 
 

              Если на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

       Расходный кассовый ордер применяется для  оформления выдачи наличных денег из кассы как в условиях традиционных методов обработки данных, так  и при обработке информации с  применением средств вычислительной техники.

       Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы [12].

       В случае соблюдения всех требований и  соответствия документов, кассир выдает наличные деньги.

       Расходный кассовый ордер или заменяющий его  документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

       Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к  ней платежей, регистрируются после  их выдачи.

       Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров [3].

       Выдача  денег по расходным кассовым ордерам  может производиться только в день их составления.

       Выдача  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается.

       Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе [3].

       Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение  денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости [3].

       В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

       Расходные кассовые ордера нумеруются по порядку  с начала календарного года. Расходные  и приходные кассовые ордера должны иметь раздельную (отдельно по расходным  и приходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).

       При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.

       Пример  оформления расходного кассового ордера приведен (см. Приложение К).

       Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

       Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) [14].

       В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. 
 

       3.7. Ревизия кассы 
 

             Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40 и сообщенным письмом Банка России от 04.10.93 № 18.

       В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги [3].

       Для проведения ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма  № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.

       Приказ  подписывается руководителем организации  и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

       Приказ  регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

       Следует помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания  результатов инвентаризации недействительными.

       До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчеты о движении денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «….» (дата)», что должно быть основанием для определения остатков средств к началу инвентаризации.

       Результаты  инвентаризации оформляются актом (форма № ИНВ-15)  , который составляется в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывают все члены комиссии и лица, ответственные за сохранность ценностей. Никаких подчисток и помарок в акте инвентаризации не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом [7].

       Результаты  инвентаризации доводятся до сведения руководителя организации. Затем один экземпляр акта передается в бухгалтерию  организации, второй остается у материально  ответственного лица.

       В случае выявления недостачи денежных средств результаты инвентаризации отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом: 

       Бухгалтерские проводки

 

       Учредители  предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

       Ответственность за обеспечение «Порядка ведения  кассовых операций» возлагается  на руководителей предприятий, главных  бухгалтеров и кассиров.

       Лица, виновные в неоднократном нарушении  кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований «Порядка ведения кассовых операций».

       Органы  внутренних дел в пределах своей  компетенции проверяют техническую оснащенность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организациях. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. 
 

       3.8. Отражение операций  по кассе в бухгалтерских  регистрах и основные  бухгалтерские проводки 

       Для учета кассовых операций в бухгалтерии  ведут специальные регистры: журнал-ордер  №1 и ведомость №1 по счету 50 «Касса» [12].   

       Ежедневно кассир передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными  и расходными кассовыми ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером  проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 по счету 50 «Касса».

       На  счете 50 «Касса» обобщается информация о наличии и движении денежных средств в кассе организации. Этот счет активный, денежный, основной. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными.