Учет и аудит денежных средств

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную бумагу. Второй экземпляр листа является отрывным и служит отчётом кассира. Подчистки, и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег. Кассир  подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчёт вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Для учёта наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счёт 50 «Касса». Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. В ООО «Пальмира» открыт субсчет к счету 50 «Касса» могут

50–1 «Касса организации»;

На субсчете 50–1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

Отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов, служит основанием для заполнения учётных регистров.

Для оперативного и повседневного контроля за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе проводятся плановые и внеплановые проверки кассы. Расхождение фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учёта, выявленное в результате ревизии, оформляется в акте следующим порядком: установленные излишки денежных средств в кассе приходуются в доход организации, а выявленные недостачи относятся на материально-ответственных лиц.

Так как организация ведет наличные денежные расчеты за реализованные товары (выполненные работы, оказанные услуги) она  применяет контрольно-кассовую технику. Применение ККТ обязательно при наличных расчетах как с гражданами (в т. ч. предпринимателями), так и с организациями (их представителями). Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Рассмотрим несколько примеров получения и выдачи наличных денежных средств в ООО «Пальмира».

Каждые пять дней предприятие сдает выручку в банк. Услугами инкассации организация не пользуется. Бухгалтер делает записи:

Дт 51 Кт 50 – 85000,00 руб. внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет

По мере необходимости, денежные средства снимаются с расчетного счета на выплаты зарплаты, выплаты социального характера и другие нужды предприятия. В этих случаях бухгалтер ООО «Пальмира» делает записи:

Дт 50 Кт 51 – 120000,00 руб.  денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу

Предприятие практикует выдачи процентных займов своим сотрудникам. Например:

10 января 2011 года ООО «Пальмира»» выдало менеджеру А.С. Кондратьеву процентный заем на приобретение автомобиля в сумме 12 000 руб. Заем предоставлен наличными деньгами. Срок возврата займа – 10 февраля 2011 года.

По договору сотрудник возвращает заем частями по 6000 руб. ежемесячно. Сумма займа и проценты удерживаются из его зарплаты. Бухгалтер «Пальмиры» сделал в учете следующие записи.

10 января 2011 года:

Дебет 73-1 Кредит 50 – 12 000 руб. – выдан денежный заем сотруднику.

Дебет 70 Кредит 73-1 – 6000 руб.  – удержана из зарплаты сотрудника часть долга за январь 2011 года.

10 февраля 2011 года:

Дебет 70 Кредит 73-1 – 6000 руб. – удержана из зарплаты сотрудника часть долга за февраль 2011 года

Зарплату из кассы в ООО «Пальмира» выдает кассир. Организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т-53. После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составляется один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставляется в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира. На сумму выплаченной зарплаты бухгалтер делает запись:

Дт 70 Кт 50 – 40000,00 руб. выплачена зарплата сотрудникам организации.

Суммы депонированной зарплаты сдаются в банк в последний день выдачи зарплаты.

Бухгалтер «Пальмиры» отражает депонирование зарплаты в учете:

Дебет 70 Кредит 76-4 – 52 000 руб. – депонирована не полученная сотрудником зарплата;

Дебет 51 Кредит 50 – 52 000 руб. – депонированная зарплата сдана в банк.

В организации также выдаются денежные средства под отчет на различные нужды.

Секретарю ООО «Пальмира» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели 29 марта кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 2000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Пальмиры» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Срок, в течение которого сотрудник должен вернуть неизрасходованные суммы, полученные под отчет, составляет три рабочих дня. С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы.

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки

29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.

1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию. В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.). На сумму внесенного в кассу неизрасходованного остатка бухгалтер сделал записи

Дебет 50 Кредит 71 – 420 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств от подотчетного лица Ивановой.

2.3. Учёт операций по расчетному счету

Большая часть расчетов между организациями осуществляется безналичным путем – перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при осуществлении этих расчетов является банк.

В банке организации для хранения денежных средств и операций по расчетам открывают расчетный счет. Расчетные счета открываются организациями, являющимися юридическими лицами.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждой организации может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п.

При расчетах между организациями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Платежи по безналичным расчетам банк производит с согласия владельца расчетного счета. Лишь при платежах финансовым органам по просроченным налогам, по приказам арбитража, при погашении просроченных ссуд, списание денежных средств с расчетного счета производится без его согласия, то есть принудительно по инкассовому поручению.

Для того чтобы банк принял, выдал или осуществил операцию с безналичными денежными средствами, бухгалтер должен представить в банк специально оформленные документы, подписанные руководителем и главным бухгалтером организации, т.е. лицами, чьи образцы подписей представлены в банк.

Первичными документами, на основании которых осуществляются операции на расчетном счёте, являются:

   при наличных расчётах – это денежные чеки и объявление на взнос наличными;

   в случае безналичных перечислений – платёжные поручения, платёжные требования-поручения, расчётные чеки, аккредитивы, векселя;

При внесении денег на счет банку представляется объявление на взнос наличными (ОВН). Оправдательным документом при этом является квитанция, заполняемая вместе с ОВН, отмеченная банком.

Денежные чеки представляются в банк при снятии средств со счёта на выплату заработной платы, пенсии, пособия, командировочные и хозяйственные нужды. Оправдательным документом при этом является корешок, который остаётся в чековой книжке организации.

Платёжное поручение является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию или организации. Оно выписывается на основании счетов на оплату, счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др.

Платёжное требование-поручение заполняется поставщиком и передаётся покупателю вместе с отгруженной продукцией, а также может пересылаться в банк покупателя для акцепта и взыскания платежа. Оплачивается только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и его письменного согласия на полную или частичную оплату.

Организация периодически получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные организацией.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета организации, открытого ему банком и, таким образом, есть основным документом, согласно которому бухгалтер составляет корреспонденцию счетов о движении денежных средств. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия организации ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет, по дебету которого записываются, остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы организации, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности организации поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные организации наличными в кассу.

При поступление денежных средств на расчетный счет из кассы организации бухгалтер ООО «Пальмира» делает запись:

Дт 51 Кт 50 – 85000,00 руб.  денежные средства, внесены на расчетный счет из кассы.

ООО «Вектор» оплатило ООО «Пальмира» денежные средства в сумме 45000,00 рублей за отгруженные товары по накладной № 245 от 06.06.2011г.. Бухгалтер «Пальмиры» сделает записи:

Дт 51 Кт 62 – 45000,00 руб.  поступили денежные средства в счет оплаты за отгруженные товары от ООО «Вектор».

По результатам сданной в налоговую инспекцию декларации по налогу на добавленную стоимость за 3 квартал 2011 года организации подлежит возмещение из бюджета налога в сумме 65200,00 рублей. После проведения камеральной налоговой проверки налоговая инспекция вынесла решение о возврате средств из бюджета налогоплательщику. Возврат (возмещение) средств из бюджета бухгалтер ООО «Пальмира» проводкой:

Дебет 51 Кредит 68 – 65200,00 руб. поступили деньги на расчетный счет в части возврата (возмещения) из бюджета.

Один из учредителей ООО «пальмира» внес взнос в качестве уставного капитала в размере 50000,00 руб. Поступившие от учредителя денежные взносы бухгалтер отражает в учете следующей записью:

Дебет 51 Кредит 75-1– 50000,00 руб. внесены деньги в качестве вклада в уставный капитал.

Банк может списать деньги с расчетного счета:
– по распоряжению организации (на основании расчетных документов);
– независимо от наличия распоряжения организации в случаях, предусмотренных законодательством (например, при взыскании налогов, штрафов).

ООО «Пальмира» приобрело товары, для перепродажи у ООО «Гермес» на сумму 145000,00 рублей. Согласно условиям заключенного договора на поставку данного товары ООО «Пальмира» погасило сумму долга в указанный в договоре срок.

При списании денег в оплату обязательств по договору с контрагентами в учете бухгалтер «Пальмиры» делает проводки:

Дебет 60 Кредит 51– 145000,00 руб. списаны с расчетного счета деньги для оплаты обязательств по договору с ООО «Гермес».