Учет и аудит денежных средств

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом Положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», номер документа 373-П от 12 октября 2011 года в соответствии с которым наличные деньги предприятия хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных самими предприятиями. Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег,  допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее — другие вы платы), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться:

- непосредственно в кассу учреждения банка;

- предприятиям Государственного комитета РФ по связи и информатизации (Госкомсвязи) для перевода на соответствующие счета в банках;

- на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

С вводом в действие нового Положения  «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» предприятия больше не обязаны оборудовать кассовые комнаты, и, значит, их не будут штрафовать за отсутствие таковых.  Этот пережиток прошлого, наконец, убрали. И за сохранностью денег будут следить те, кому и положено – собственники этих денег.

Прием денежной наличности от организаций производится по объявлениям на взнос наличными, представляющим собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции. При этом организация должна вносить денежную наличность только на свой банковский счет, открытый в соответствующей кредитной организации.

             Одной из мер, позволяющих обеспечить контроль над сохранностью денежных средств, является проведение инвентаризации. Она может быть произведена в соответствии с установленным в учреждении графиком ее проведения (плановая) и может быть внеплановой.
Порядок проведения инвентаризации кассы учреждения и оформления ее результатов регламентируется Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания).
            Методические указания связывают обязательное проведение инвентаризации с возникновением следующих случаев:
             - при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
              - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года.       

               - при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
               - при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
                - в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
                - при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
                  Однако в отношении инвентаризации кассы п. 3.39 Методических указаний определено, что она должна проводиться в соответствии с Порядком ведения кассовых операций, которым в свою очередь установлено, что, кроме ежегодной инвентаризации, необходимо проводить и регулярные внезапные проверки с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Их количество и периодичность фиксируются в учетной политике. Ревизии кассы можно проводить с любой периодичностью, главное - соблюдать их внезапность. График проверок кассовой наличности утверждается руководителем учреждения.
                 Перед проведением ревизии (перед датой, утвержденной графиком) руководителем учреждения должен быть издан соответствующий приказ. В нем указывается состав ревизионной комиссии и сроки проведения ревизии.
Согласно п. 2.4 Методических указаний инвентаризационной комиссии следует соблюсти организационные моменты проведения инвентаризации, а именно:
               - необходимо перед началом проверки получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;
               - председателю инвентаризационной комиссии нужно завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным;
               - получить расписки от материально ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
                 - удостовериться, что с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности.
                 После этого приступают к непосредственной проверке фактического наличия имущества при инвентаризации путем обязательного подсчета.  Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний).
                При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.
               Особое внимание обращается на оформление кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а также на подсчет итогов и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую.
                 В ходе проведения инвентаризации кассы комиссия производит сверку сумм оприходованных в кассу наличных денежных средств с суммами, списанными с лицевого счета.
Выдачу наличных денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. В них должны присутствовать росписи получателей и стоять оттиск штампа "Оплачено" с указанием даты. Никаких исправлений и подчисток в документах на выдачу наличных денежных средств не должно быть.
Кроме того, инвентаризационной комиссией осуществляется контроль над соблюдением кассиром лимита остатка наличных денежных средств, своевременностью депонирования невыплаченных сумм заработной платы, соответствием корреспонденции счетов по проводимой той или иной операции и так далее.
При подсчете фактического наличия пересчитываются как наличные деньги, денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие), так и бланки строгой отчетности с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков.
                  Результаты ревизии оформляются актом (приложение 4 к Порядку ведения кассовых операций).

1.3. Требования, предъявляемые к открытию счетов в банках.

Платежи между юридическими лицами, а так же платежи с участием граждан – предпринимателей по закону должны вестись в безналичном порядке (исключение может быть установлено только в законе), для чего участникам платежей должны быть открыты счета в банках.

Безналичные расчеты – денежные расчеты путем записей по счетам в банках, когда деньги списываются со счета плательщика и зачисляются на счет получателя. Безналичные расчеты в хозяйстве организованы по определенной системе – совокупность принципов организации безналичных расчетов, требований, предъявляемых в организации, определенных конкретными условиями хозяйствования, а также форм и способов расчетов и связанного с ними документооборота.

Каждое предприятие, организация могут иметь в банке только один основной счет – расчетный или текущий.

Расчетные счета открываются всем предприятиям независимо от форм собственности, работающим на принципах коммерческого расчета и имеющим статус юридического лица. Владелец счета имеет право распоряжаться средствами на счете, иметь свой отдельный баланс, выступает самостоятельным плательщиком всех причитающихся с него платежей в бюджет, самостоятельно вступает в кредитные взаимоотношения с банками. Таким образом, имеет полную экономическую и юридическую независимость.

Текущие счета – открываются организациям и предприятиям, не занимающимся предпринимательской деятельностью и не имеющим статус юридического лица (общественные организации, учреждения и организации, состоящие на федеральном, республиканском, местном бюджете). Владелец может распоряжаться средствами на счете строго в соответствии со сметой, утвержденной вышестоящей организацией. Перечень операций строго регламентирован. Это делается в момент открытия счета. Хозорганы, имеющие в банке расчетные счета, могут совершать любые операции, связанные с производственной и инвестиционной деятельностью, без установления какого-либо перечня, лишь бы эти операции не противоречили законодательству.

Для открытия расчетного счета в учреждение банка

1.  Предоставляется определенный состав документов:

                   свидетельство о государственной регистрации организации;

                   учредительные документы. В ООО и акционерных обществах таким документом является устав (п. 1 ст. 89, п. 3 ст. 98 ГК РФ). На практике, если в учредительные документы вносились изменения, некоторые банки требуют также документы, вносящие изменения, и свидетельства о регистрации изменений;

                   лицензии, если они имеют непосредственное отношение к правоспособности организации заключать договор банковского счета;

                   карточку с образцами подписей и оттиска печати;

                   документы, которые подтверждают полномочия лиц, наделенных правом первой и второй подписи;

                   документы, которые подтверждают право использовать аналог собственноручной подписи (например, электронную подпись) – если использование такого аналога предусмотрено договором;

                   документы, которые подтверждают полномочия единоличного исполнительного органа организации;

                   свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

Организация может принести в банк оригиналы или копии документов, заверенные в установленном законодательством порядке.

Инструкция Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И предусматривает два варианта.

Первый – принести в банк оригиналы документов вместе с их копиями. В этом случае организация должна предварительно самостоятельно заверить копии. То есть проставить на них подпись лица, заверившего документ (как правило, руководителя), его фамилию, имя, отчество и должность, а также печать. Далее сотрудник банка сравнит копии с оригиналами и при отсутствии расхождений сделает на копиях надпись «Сверено с оригиналом».

Второй – принести в банк только оригиналы документов. Сотрудник банка сам снимет с них копии и сделает надпись «Копия верна».

Кроме того, банк может пригласить другое уполномоченное лицо (например, нотариуса), чтобы заверить документы организации.

Если организация представляет в банк копии документов (без оригиналов), то они должны быть заверены в установленном законодательством порядке (например, нотариально). При этом в отношении учредительных документов можно представить их копии, заверенные регистрирующим органом – налоговой инспекцией. Такие документы признаются копиями, заверенными в установленном законодательством порядке.

2. Все документы сдаются главному юрисконсульту или главному бухгалтеру банка. После экспертизы документов банк открывает предприятию расчетный счет (на соответствующем балансовом счете банка) с присвоением номера.

3. Банк обязан открыть расчетный счет не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора банковского счета. Открытие расчетного счета сопровождается заключением между предприятием и банком Договора о расчетно-кассовом обслуживании, в соответствии с которым банк берет на себя обязанности:

- своевременное комплексное обслуживание в соответствии с нормативными документами: проведение расчетов, выдача денежных и расчетных чековых книжек, выписка лицевых счетов, осуществление почтовых и телеграфных услуг по вопросам ведения счетов;

- обеспечение сохранности всех денежных средств на счету клиента, возврат их по первому требованию;

- конфиденциальность информации о хозяйственной деятельности клиента;

- сохранение коммерческой тайны по операциям клиента.

Обязанности клиента:

- соблюдать требования нормативных актов;

- хранить все денежные средства только на счете в банке;

- представлять в банк в установленные сроки бухгалтерскую и статистическую отчетность;

- предварительно, в письменной форме уведомить банк о закрытии счета, об изменении организационно-правовой формы.

Расчетно-кассовое обслуживание клиентов осуществляется банком на платной основе, в договоре предусматривается специальный раздел о стоимости услуг и порядке расчетов за них.

В договоре предусматривается ответственность обеих сторон за невыполнение взятых на себя обязательств; фиксируется размеры штрафов за каждый из перечисленных нарушений с обеих сторон; предусматривается порядок разрешения споров, срок его действия и особые дополнительные условия.

Расчетный счет может быть закрыт:

                   по инициативе организации;

                   по инициативе банка (в одностороннем порядке);

                   по решению суда на основании требования банка.

Такие основания перечислены в статье 859 Гражданского кодекса РФ.

Чтобы закрыть расчетный счет, подайте в банк заявление о прекращении договора банковского счета. Форма заявления законодательно не установлена. Как правило, банки разрабатывают ее самостоятельно и закрепляют в своих внутренних правилах. Если банк не предоставит организации форму такого заявления, составьте его в произвольном виде.

Если на расчетном счете организации в течение двух лет нет средств и по нему не ведутся операции, банк может расторгнуть договор банковского счета (закрыть расчетный счет) в одностороннем порядке.

По требованию банка суд может принять решение о расторжении договора и закрытии банковского счета в следующих случаях:

                   когда сумма средств на счете окажется ниже минимального

размера, предусмотренного банковскими правилами или договором. Суд вправе принять решение о закрытии счета, если организация не восстановила указанную сумму в течение месяца со дня получения уведомления банка о недостаточности средств;

                   при отсутствии операций по счету в течение года, если иное

не предусмотрено договором.

Закрыть расчетный счет банк должен не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда был расторгнут договор банковского счета.

Банк обязан выдать (перечислить) организации остаток денег, находящихся на счете, в течение семи дней после получения соответствующего заявления организации. Форма заявления о выдаче (перечислении) остатка денег с расчетного счета при его закрытии законодательно не установлена. Банк может закрепить ее в своих внутренних правилах. Если банк не предоставил организации форму такого документа, то составьте его в произвольном виде. Организация также может указать требование о выдаче (перечислении) остатка денег с расчетного счета в заявлении о расторжении договора банковского счета.